Quản lý chung cư mini gồm những công việc gì? 8 Tips quản lý hiệu quả

Quản lý chung cư mini là một trong những khó khăn mà chủ đầu tư luôn băn khoăn. Quy trình quản lý mô hình này chung cư này này sẽ có sự khác biệt so với tòa nhà chung cư thông thường. Vậy sự khác biệt đó là gì? Bạn hãy đọc bài viết sau đây của Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO để tìm hiểu nhé!

>>>> Tham khảo ngay: Quản lý tòa nhà là gì? Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà cao cấp

1. Quản lý chung cư mini gồm có những công việc gì?

Để quá trình quản lý vận hành bất động sản chung cư mini hiệu quả, ban quản lý tòa nhà cần tiến hành các công việc sau đây:

• Tìm kiếm và xây dựng hệ thống khách hàng thuê chung cư mini.
• Quản lý hợp đồng, giấy tờ liên quan đến vấn đề thuê/ cho thuê chung cư.
• Quản lý tài chính, thống kê chi tiết và công khai với khách hàng những khoản thu chi.
• Giải quyết, xử lý nhanh chóng những vấn đề của khách hàng khi sinh sống trong chung cư mini.
• Đảm bảo an ninh, an toàn cho người dân tại chung cư.
• Giữ gìn, đảm bảo vệ sinh, môi trường lành mạnh.
• Quản lý, sửa chữa vấn đề liên quan đến kỹ thuật, hệ thống máy móc.
• Quản lý, giám sát hệ thống đồ đạc, vật dụng của từng khách hàng tránh những đối tượng xấu lợi dụng cơ sở tại chung cư để có hành vi xấu.
• Đảm bảo vấn đề hành chính của tòa nhà.

Nhiệm vụ của ban quản lý nhà chung cư mini

>>>> Có thể bạn qua tâm: Dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

2. Quản lý khu chung cư mini khác quản lý chung cư truyền thống điểm gì?

Với nhu cầu nhà ở lớn như hiện nay, rất nhiều khu nhà chung cư mini được xây dựng. Tuy nhiên quá trình quản lý khu chung cư mini lại có sự khác biệt so với quản lý chung cư truyền thống.

• Chung cư mini so với chung cư truyền thống sẽ có những điểm khác biệt nhất định. Chung cư truyền thống là sản phẩm của hoạt động trao đổi, mua bán, trong khi chung cư mini là dạng cho thuê.
• Giữa hai mô hình chung cư này còn có sự khác nhau về lượng khách hàng. Lợi nhuận cũng như sự phát triển của chung cư mini sẽ tỷ lệ thuận với số lượng khách hàng đến thuê. Vì vậy, vấn đề khách hàng đến thuê là yếu tố cần phải quan tâm đặc biệt.
• Thời gian sống của mỗi khách hàng tại chung cư mini cũng là một điểm khác với chung cư truyền thống. Khách thuê chung cư truyền thống sẽ thường ở trong một thời gian dài. Trong khi đó, khách thuê chung cư mini sẽ thuê trong một thời gian ngắn và thay đổi địa điểm khác.
• Vấn đề quản lý chung cư mini trở nên khó khăn, phức tạp hơn chung cư truyền thống rất nhiều.

>>>> Xem ngay: Công ty quản lý nhà chung cư Hà Nội chất lượng cao, uy tín

3. Kinh nghiệm quản lý chung cư mini hiệu quả

Trước những khó khăn trong quá trình vận hành chung cư mini, VISAHO sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư để giúp bạn quản lý hiệu quả nhất qua phần nội dung dưới đây.

3.1 Xây dựng quy trình quản lý hiệu quả

Để có thể vận hành chung cư mini hiệu quả, bạn cần xây dựng một quy trình quản lý khoa học và hợp lý. Một quy trình quản lý nhà chung cư mini hiệu quả sẽ mang lại dịch vụ chất lượng tốt nhất, giảm thiểu rủi ro, sự cố phát sinh cho khách hàng.

Xây dựng một quy trình quản lý chung cư hiệu quả sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian vận hành

Hơn nữa, khi xây dựng được một quy trình quản lý hiệu quả, bạn sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí và thời gian vận hành. Một quy trình quản lý vận hành chung cư mini chuyên nghiệp sẽ bao gồm các hạng mục như chăm sóc khách hàng, bảo trì hệ thống, an ninh, vệ sinh...

>>>> Đừng bỏ lỡ: Đơn vị quản lý nhà chung cư Hồ Chí Minh chuyên nghiệp, uy tín

3.2 Ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý thật phù hợp

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý chung cư cao tầng hay chung cư mini là việc vô cùng cần thiết. Việc áp dụng công nghệ sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm được nhân sự, thời gian và cả chi phí quản lý vận hành nhà chung cư. Ngoài ra, công nghệ hiện đại còn giúp giảm thiểu sai sót xảy ra trong quá trình quản lý tòa nhà. Bên cạnh đó, nhờ có công nghệ hiện đại, việc quản lý tòa nhà cũng trở nên dễ dàng hơn.

Ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý thật phù hợp

Việc tra cứu thông tin khách hàng hay những thông tin khác cũng sẽ diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn so với cách quản lý truyền thống là ghi chép. Đặc biệt, việc áp dụng công nghệ còn có thể giúp quá trình quản lý tòa nhà được diễn ra liên tục. Ngoài ra, bạn có thể ứng dụng công nghệ quản lý tòa nhà vào những công việc quan trọng như quản lý thông tin khách thuê chung cư, hệ thống thu chi theo tháng, theo quý, trang thiết bị... 

>>>> Khám phá ngay: Dịch vụ quản lý chung cư cao cấp theo tiêu chuẩn Nhật Bản

3.3 Liên tục cập nhật, cải tiến quy trình quản lý

Luôn luôn đổi mới, cập nhật quy trình quản lý là điều mà ban quản lý chung cư mini cần chú ý để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Dựa vào tình hình thực tế, ban quản lý nên cập nhật, thay đổi giải pháp vận hành theo xu hướng của thị trường để tạo cảm giác mới mẻ cho người thuê chung cư. Từ đó, khu chung cư sẽ có thể gia tăng tỷ lệ tái ký hợp đồng với khách hàng.

Nhân viên quản lý tòa nhà của Visaho họp bàn lên kế hoạch đổi mới, cải tiến chung cư

Ngoài ra, liên tục cập nhật, cải tiến giải pháp quản lý chung cư còn giúp tòa nhà phát triển bền vững. Tuy nhiên, việc cập nhật phải phù hợp với điều kiện của chung cư và thích hợp với cư dân.

3.4 Hiểu rõ về chung cư mini của mình

Để có thể quản lý, vận hành tốt nhất chung cư mini, bạn phải hiểu rõ về chung cư của mình. Bạn còn phải nắm bắt được những thông tin cơ bản như là số lượng khách thuê, cơ sở vật chất hoạt động như thế nào...

Hiểu rõ về chung cư mini của mình

Hơn nữa, bạn nên dành thời gian để nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài cho chính chung cư. Từ đó, bạn sẽ nhanh chóng xác định được mục tiêu và đối tượng khách hàng cần hướng tới.

Và việc hiểu rõ chung cư mini còn giúp bạn quản lý và vận hành tòa nhà dễ dàng hơn. Bạn có thể xây dựng mô hình quản lý chung cư với những phòng ban đảm nhiệm công việc phù hợp.

3.5 Lắng nghe khách hàng

Dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả sẽ giúp chung cư mini của bạn xây dựng được sự uy tín với người thuê chung cư. Qua những ý kiến phản hồi, dù tiêu cực hay tích cực đều sẽ giúp bạn có những thay đổi nhất định, hướng tới những cải tiến tốt nhất cho chung cư.

Lắng nghe khách hàng

3.6 Xây dựng báo các hàng tháng

Việc xây dựng báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà hàng tháng, hàng quý sẽ giúp bạn đánh giá hoạt động của chung cư mini có phát triển theo đúng mục tiêu thiết lập hay không. Qua đó, bạn sẽ có những kế hoạch, thay đổi phù hợp để quản lý và phát triển chung cu mini.

Báo cáo định kỳ hàng tháng

3.7 Hiểu rõ về hợp đồng cho thuê

Hợp đồng cho thuê chung cư minh sẽ liên quan đến hệ thống pháp lý, các điều luật, quy định trong quá trình quản lý của nhà nước. Vì vậy, ban quản lý cần hiểu rõ về từng nội dung trên hợp đồng cho thuê này.

Ký kết hợp đồng cho thuê

Bên cạnh đó, việc hiểu rõ về hợp đồng này còn giúp cả bên cho thuê và bên thuê dễ dàng thực hiện những điều khoản ghi bên trong.  Và qua đó, ban quản lý sẽ có thể xử lý những khách hàng không tuân thủ hay vi phạm hợp đồng với những quy định cụ thể đã được thống nhất.

>>>> Tham Khảo Thêm: Mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư đầy đủ 2022

3.8 Thuê đơn vị quản lý chung cư

Quản lý chung cư mini là một khó khăn, thử thách rất lớn mà nhiều chủ đầu tư phải đối mặt. Công việc quản lý này đòi hỏi chủ đầu tư phải dành thời gian để xây dựng kế hoạch quản lý, những quy trình phức tạp, tốn thời gian. Vì thế, việc lựa chọn đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp, uy tín là điều vô cùng cần thiết.

Thuê công ty quản lý chung cư chuyên nghiệp

>>>> Tìm Hiểu Ngay: 9 kinh nghiệm nhận nhà chung cư mà bạn cần nắm rõ

4. Đơn vị quản lý chung cư, tòa nhà chuyên nghiệp hàng đầu – VISAHO

VISAHO tự hào là một trong những đơn vị quản lý chung cư, tòa nhà chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Với việc áp dụng tiêu chuẩn quảng lý chất lượng Nhật Bản, VISAHO tự tin sẽ luôn cung cấp dịch vụ, quy trình quản lý chung cư tốt và hiệu quả nhất đến khách hàng.

VISAHO đã đạt được nhiều thành tựu trong nước và quốc tế

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của VISAHO

Hơn nữa, VISAHO còn có một đội ngũ chuyên gia, danh sách ban quản lý tòa nhà am hiểu xu hướng vận hành công nghệ tiên tiến trên thế giới. Nhờ đó, khách hàng sẽ nhận được dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, chung cư chuyên nghiệp, hiện đại nhất. Để tìm hiểu thêm những thông tin chi tiết về dịch vụ quản lý chung cư, tòa nhà của chúng tôi, bạn có thể liên hệ đến thông tin dưới đây để nhận tư vấn cụ thể nhất.

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

Hy vọng những thông tin về quản lý chung cư mini mà VISAHO cung cấp đã giúp bạn có thêm kiến thức về mô hình quản lý này. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 024 3221 6336 nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư chuyên nghiệp, uy tín nhé!

>>>> Bài Viết Được Quan Tâm:

• Nội quy quản lý nhà chung cư bao gồm các quy định gì?
• Quy định nuôi chó mèo trong chung cư như thế nào?