Coworking space là gì? Giải mã mô hình không gian làm việc tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại

1. Coworking space là gì?

Coworking space (không gian làm việc chung) là mô hình văn phòng cho thuê, nơi nhiều cá nhân, nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp độc lập cùng sử dụng một không gian và các tiện ích văn phòng. Người thuê có thể lựa chọn chỗ ngồi linh hoạt, bàn làm việc cố định hoặc văn phòng riêng tùy theo nhu cầu.

Khác với việc thuê văn phòng truyền thống, sau đó tự đầu tư cơ sở vật chất, coworking space thường được trang bị sẵn bàn ghế, internet, máy in, phòng họp, khu vực tiếp khách và pantry. Các công việc như vệ sinh, bảo trì và quản lý tiện ích chung cũng thường do đơn vị cung cấp đảm nhiệm.

Nhờ đó, người thuê có thể bắt đầu làm việc mà không cần dành nhiều thời gian thiết lập văn phòng. Tuy nhiên, phạm vi tiện ích và chi phí sử dụng sẽ phụ thuộc vào gói dịch vụ và thỏa thuận với đơn vị vận hành.

Coworking space - Nơi nhiều cá nhân, nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp độc lập cùng sử dụng một không gian và các tiện ích văn phòng

2. Các đặc điểm nổi bật của mô hình coworking space

Coworking space được tổ chức theo hướng linh hoạt về diện tích, thời gian và hình thức sử dụng. Mô hình có bốn đặc điểm bao gồm:

• Thời hạn thuê linh hoạt: Người sử dụng có thể lựa chọn gói thuê theo ngày, tháng hoặc thời hạn dài hơn. Một số cơ sở còn cung cấp dịch vụ theo giờ, phù hợp với người không có nhu cầu đến văn phòng thường xuyên.
• Tiện ích văn phòng tích hợp: Không gian thường có sẵn bàn ghế, điều hòa, internet, phòng họp và khu vực sinh hoạt chung. Các dịch vụ lễ tân, nhận bưu phẩm, in ấn hoặc sử dụng đồ uống có thể được bao gồm trong gói thuê hoặc tính phí riêng.
• Không gian làm việc đa dạng: Nhiều coworking space kết hợp khu làm việc mở, bàn cố định, phòng họp và văn phòng riêng. Một số cơ sở chú trọng ánh sáng tự nhiên, cây xanh và khu vực nghỉ ngơi để tạo môi trường làm việc thoải mái.
• Cơ hội kết nối cộng đồng: Người thuê có thể gặp gỡ những cá nhân, doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trong cùng không gian. Một số đơn vị còn tổ chức workshop, sự kiện chuyên môn và hoạt động giao lưu để hỗ trợ kết nối.

Lưu ý: Mỗi coworking space có quy mô và cách bố trí khác nhau. Do đó, người thuê nên tham quan trực tiếp để đánh giá mức độ phù hợp với tính chất công việc và nhu cầu sử dụng.

3. Các loại hình coworking space phổ biến

Coworking space có nhiều hình thức sử dụng, từ chỗ ngồi linh hoạt dành cho cá nhân đến văn phòng riêng cho doanh nghiệp. Mỗi loại hình có đặc điểm và mức độ riêng tư khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu làm việc.

Coworking space có nhiều hình thức sử dụng cho cá nhân và doanh nghiệp

4. Lợi ích khi sử dụng coworking space

Coworking space mang lại nhiều lợi ích về chi phí, môi trường làm việc và khả năng kết nối. Những lợi ích đáng chú ý gồm giảm nhu cầu đầu tư văn phòng ban đầu, mở rộng quan hệ nghề nghiệp và hỗ trợ tổ chức công việc hiệu quả hơn.

4.1. Tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành văn phòng

Khi thuê coworking space, doanh nghiệp không phải tự đầu tư toàn bộ bàn ghế, hệ thống mạng, nội thất và các trang thiết bị cơ bản. Những khoản như vệ sinh, bảo trì hoặc quản lý khu vực chung cũng thường được tính trong gói dịch vụ, giúp giảm bớt công việc vận hành.

Đối với startup hoặc doanh nghiệp có ít nhân sự, hình thức thuê theo chỗ ngồi còn giúp hạn chế vốn đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, mức tiết kiệm thực tế phụ thuộc vào quy mô nhân sự, thời gian thuê và tổng chi phí của từng phương án văn phòng.

4.2. Tăng khả năng kết nối và mở rộng mạng lưới (Networking)

Coworking space tạo điều kiện để những người làm việc trong nhiều lĩnh vực gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm và xây dựng quan hệ nghề nghiệp. Thông qua các hoạt động cộng đồng, workshop hoặc sự kiện chuyên môn, người thuê có thêm cơ hội tiếp cận đối tác và khách hàng tiềm năng.

Lợi ích kết nối đặc biệt phù hợp với freelancer, startup và doanh nghiệp đang phát triển mạng lưới kinh doanh. Tuy nhiên, mức độ tương tác còn phụ thuộc vào cộng đồng người thuê và hoạt động được tổ chức tại từng cơ sở.

4.3. Hỗ trợ nâng cao năng suất và tinh thần làm việc

Coworking space cung cấp môi trường làm việc có bàn ghế, internet và các khu vực phục vụ công việc, giúp người thuê duy trì lịch làm việc rõ ràng hơn so với khi làm việc tại nhà hoặc quán cà phê.

Bên cạnh đó, các phòng họp và khu thảo luận nhóm hỗ trợ nhân sự trao đổi, phối hợp công việc thuận tiện. Với những công việc đòi hỏi sự tập trung hoặc bảo mật cao, người thuê nên ưu tiên khu vực yên tĩnh hoặc văn phòng riêng để hạn chế tiếng ồn và sự gián đoạn.

5. Những ai nên chọn làm việc tại coworking space?

Coworking space phù hợp với nhiều đối tượng, từ cá nhân làm việc độc lập đến doanh nghiệp. Một số nhóm khách hàng thường lựa chọn mô hình gồm:

• Freelancer và Solopreneur: Những người làm việc độc lập cần không gian chuyên nghiệp, có internet ổn định và thuận tiện gặp gỡ khách hàng mà không phải thuê văn phòng riêng.
• Startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Các đơn vị muốn hạn chế chi phí đầu tư ban đầu, sử dụng hạ tầng có sẵn và điều chỉnh số lượng chỗ ngồi theo quy mô nhân sự.
• Công ty đa quốc gia và văn phòng đại diện: Doanh nghiệp cần địa điểm làm việc cho nhân sự tại Việt Nam, tổ chức các cuộc họp hoặc thiết lập hiện diện tại thị trường mới.
• Nhóm dự án ngắn hạn: Những nhóm cần địa điểm làm việc tập trung trong vài tuần hoặc vài tháng mà không muốn ký hợp đồng thuê văn phòng truyền thống dài hạn.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, thường xuyên họp nội bộ hoặc yêu cầu cao về bảo mật thông tin, văn phòng riêng trong hệ thống coworking space có thể phù hợp hơn khu vực làm việc chung.

6. Danh sách coworking space tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh

Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh tập trung nhiều đơn vị cung cấp coworking space với đa dạng quy mô, vị trí và loại hình dịch vụ. Người thuê có thể tham khảo những địa điểm dưới đây để lựa chọn không gian phù hợp với nhu cầu làm việc.

6.1. Coworking space tại Hà Nội

6.2. Coworking space tại TP. Hồ Chí Minh

7. Câu hỏi thường gặp về coworking space

1. Chi phí thuê coworking space phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Chi phí thuê coworking space phụ thuộc vào vị trí, loại hình chỗ ngồi, diện tích sử dụng, thời hạn thuê và tiện ích đi kèm. Ngoài phí thuê cơ bản, một số đơn vị có thể tính thêm phí gửi xe, in ấn hoặc sử dụng phòng họp vượt định mức. Vì vậy, người thuê nên yêu cầu báo giá chi tiết trước khi đăng ký.

2. Có cần đặt cọc trước khi thuê coworking space không?

Việc đặt cọc hay không sẽ phụ thuộc vào loại hình thuê và chính sách của từng đơn vị cung cấp. Vì vậy, người thuê nên xác nhận rõ mức tiền cần đặt cọc, điều kiện và thời hạn hoàn trả trước khi ký hợp đồng.

3. Làm việc tại coworking space có đảm bảo sự yên tĩnh không?

Mức độ yên tĩnh phụ thuộc vào thiết kế không gian và mật độ người sử dụng. Một số coworking space có khu làm việc tập trung, phòng họp hoặc buồng gọi điện để hạn chế tiếng ồn. Người thuê nên khảo sát trực tiếp để có thể đánh giá môi trường thực tế.

4. Coworking space có đăng ký kinh doanh được không?

Có thể đăng ký kinh doanh tại địa chỉ coworking space nếu địa điểm đủ điều kiện làm trụ sở theo quy định pháp luật. Vì vậy, trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần xác nhận với đơn vị cung cấp để nắm rõ thông tin.

5. Thuê coworking space dài hạn có phù hợp không?

Coworking space có thể phù hợp để thuê dài hạn khi doanh nghiệp cần không gian được trang bị sẵn và không muốn tự quản lý nhiều hạng mục vận hành. Tuy nhiên, với đội ngũ nhân sự lớn, doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí coworking space với phương án thuê văn phòng riêng để lựa chọn phù hợp với ngân sách.

Hiểu rõ coworking space là gì sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp có thêm cơ sở lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp với nhu cầu làm việc. Với thời hạn thuê linh hoạt, hạ tầng được trang bị sẵn và nhiều tiện ích dùng chung, coworking space là phương án đáng cân nhắc cho freelancer, startup và doanh nghiệp muốn hạn chế đầu tư ban đầu.

Thông tin liên hệ:

• VISAHO JOINT STOCK COMPANY – The Sankei Building Group (JAPAN)
• Địa chỉ: Tầng 12A, Tòa Viglacera, Số 1, Đại lộ Thăng Long, Phường Đại Mỗ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tòa nhà Miss Áo Dài, Số 21 Nguyễn Trung Ngạn, Phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh
• Liên hệ: 024 3221 6336
• Email: info@visaho.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/VisahoVietnam/