Quản lý vận hành toà nhà là gì? Quy trình dịch vụ quản lý toà nhà

Quản lý tòa nhà là khái niệm không còn xa lạ với những chủ đầu tư và khách hàng thuê chung cư, căn hộ, văn phòng. Thế nhưng, định nghĩa chính xác của quản lý vận hành toà nhà là gì? Quy trình quản lý vận hành tòa nhà sẽ do ai triển khai? Vận hành toà nhà gồm những dịch vụ và công việc nào? Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ giải đáp các vấn đề này trong bài viết dưới đây. 

1. Quản lý vận hành tòa nhà là gì?

Quản lý vận hành tòa nhà là việc quản lý, tổ chức, điều phối và giám sát toàn bộ các hoạt động liên quan đến an ninh, hành chính, tài chính và hệ thống kỹ thuật nhằm đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả. Quản lý toà nhà bao gồm việc quản lý hệ thống điện, cấp thoát nước, điều hòa không khí, phòng cháy chữa cháy cùng các dịch vụ hỗ trợ khác.

Các công việc chính của quản lý toà nhà thường bao gồm:

• Đảm bảo an ninh, trật tự;
• Dịch vụ vệ sinh, cảnh quan;
• Quản lý, chăm sóc khách hàng và nhân sự;
• Vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật và ngăn ngừa sự cố;
• Quản lý hoạt động hợp tác, cho thuê và marketing.

Hiện nay, quản lý vận hành tòa nhà thường được chia thành ba nhóm: quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê, quản lý tòa nhà chung cư, và quản lý vận hành tòa nhà cao cấp. Tùy thuộc vào từng điều kiện, yêu cầu của Chủ đầu tư, khách thuê hoặc tính chất của tòa nhà thì công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ có những yêu cầu khác nhau. 

Quản lý toà nhà là gì?

2. Tầm quan trọng của công tác quản lý vận hành toà nhà

Quản lý vận hành tòa nhà không chỉ là một hoạt động duy trì thường nhật mà còn là yếu tố then chốt giúp công trình vận hành ổn định, đảm bảo an toàn và giữ vững giá trị bền lâu. Đây cũng là công cụ chiến lược để chủ đầu tư tối ưu lợi ích, cư dân và khách thuê nâng cao trải nghiệm sống – làm việc, đồng thời khẳng định vị thế của bất động sản trên thị trường. Ngoài ra, các chủ đầu tư và cư dân còn sử dụng dịch vụ vận hành, tư vấn quản lý tòa nhà với mục đích như sau:

• Đảm bảo an toàn cho con người và tài sản: Một trong những mục đích quan trọng nhất khi vận hành các hoạt động tòa nhà là đảm bảo an toàn cho mọi người sinh sống tại đây. Mỗi ban quản lý đều có một bộ phận an ninh hỗ trợ phát hiện và xử lý nhanh chóng những vấn đề bất thường của tòa nhà. 
• Phòng tránh được rủi ro: Mọi hệ thống kỹ thuật – từ điện, nước, điều hòa đến phòng cháy chữa cháy – đều được kiểm tra, bảo trì định kỳ nhằm phát hiện sớm hỏng hóc, hạn chế sự cố ngoài ý muốn. Điều này giúp nâng cao tuổi thọ công trình và mang lại sự an tâm, hài lòng cho người sử dụng.
• Tạo môi trường sống và làm việc tiện nghi: Các dịch vụ vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, quản lý nhân sự và dịch vụ khách hàng giúp duy trì không gian sống – làm việc luôn sạch sẽ, thoáng mát, an toàn, mang lại sự hài lòng cho cư dân và doanh nghiệp thuê.
• Nâng cao giá trị tòa nhà: Một tòa nhà được quản lý vận hành bài bản sẽ duy trì chất lượng công trình, gia tăng khả năng khai thác thương mại, đạt tỷ lệ lấp đầy cao hơn và giá cho thuê tốt hơn.
• Gia tăng uy tín và thương hiệu của chủ đầu tư: Vận hành tòa nhà chuyên nghiệp chính là minh chứng rõ ràng nhất cho cam kết của chủ đầu tư đối với khách hàng. Một công trình hoạt động ổn định, dịch vụ chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín, nâng cao hình ảnh thương hiệu và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường bất động sản.

Mục đích của vận hành tòa nhà là nâng cao giá trị của tòa nhà đó

3. Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những gì?

3.1 Dịch vụ vệ sinh

Vấn đề vệ sinh luôn là điều mà mọi người dân chú ý mỗi khi tìm hiểu về một tòa nhà, nó ảnh hưởng trực tiếp đến gương mặt của dự án. Vì thế, dịch vụ vệ sinh phải được ban quản lý chú trọng để nâng cao giá trị của tòa nhà. Ban quản lý phải thuê đơn vị nhà thầu vệ sinh chuyên nghiệp, có sự sắp xếp nhân sự hợp lý nhiệm vụ dọn dẹp tất cả mọi khu vực của tòa nhà, đảm bảo công tác giữ gìn vệ sinh... Tất cả công việc này đều phải được thực hiện thường xuyên.

Tòa nhà do VISAHO quản lý luôn được vệ sinh thường xuyên mỗi ngày

3.2 Dịch vụ quản lý tài chính

Việc quản lý một tòa nhà sẽ cần đến một khoảng chi phí vận hành tòa nhà để duy trì các hoạt động hàng tháng. Vậy nên mỗi khách hàng trong tòa nhà theo định kỳ sẽ nộp một khoản phí nhất định. Khi đó, ban quản lý cần phải thống kê chi tiêu cho các dịch vụ trong kỳ đó như: tiền điện, tiền nước chung của cả tòa nhà, tiền thuê các đơn vị nhà thầu (vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, côn trùng)…

Ngoài ra, ban quản lý phải luôn công khai minh bạch các khoản thu, chi tới dân cư và lập báo cáo gửi chủ đầu tư, ban quản trị. Qua đó, chủ đầu tư và ban quản trị nắm bắt được tình hình của tòa nhà và có những điều chỉnh phù hợp.

Tài chính của tòa nhà luôn được nhân viên quản lý của VISAHO công khai minh bạch

>>>> Xem Thêm Về: Phí quản lý vận hành nhà chung cư

3.3 Dịch vụ an ninh

Dịch vụ an ninh bao gồm những công việc như giám sát người ra vào, hệ thống quản lý bãi đỗ xe. Bên cạnh đó, giải quyết vấn đề mâu thuẫn, ẩu đả… cũng là nhiệm vụ của bộ phận an ninh. Hiện nay, khi công nghệ quản lý tòa nhà phát triển, nhiệm vụ của bộ phận an ninh được giảm bớt nhờ hệ thống camera và kỹ thuật tiên tiến khác. 

Dịch vụ an ninh tại tòa nhà phải được đảm bảo

3.4 Dịch vụ quản lý vận hành, bảo trì kỹ thuật tòa nhà

Để tòa nhà được vận hành một cách ổn định, công việc bảo trì tòa nhà cần phải thực hiện thường xuyên. Với hệ thống quản lý tòa nhà BMS cho phép quản lý, điều khiển mọi hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, đảm bảo vận hành các thiết bị được chính xác, hiệu quả thì bảo trì hệ thống kỹ thuật sẽ đảm bảo thiết bị vận hành trơn tru, xử lý kịp thời các vấn đề hư hỏng. Một số hệ thống cần phải bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên là hệ thống thang máy, hệ thống ánh sáng, hệ thống báo cháy, hệ thống bãi đỗ xe…

Cần phải bảo hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà thường xuyên

3.5 Dịch vụ Quản lý hành chính nhân sự

Quản lý hành chính là nhiệm vụ xử lý tài liệu hành chính, văn bản báo cáo, tổng kết… liên quan đến tòa nhà. Công tác quản lý hành chính còn có vai trò giải quyết vấn đề pháp lý, nâng cao chất lượng cho tòa nhà. 

Mỗi tòa nhà sẽ gồm nhiều bộ phận nhân sự đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau. Vì thế, qua quá trình quản lý nhân sự, ban quản lý có thể hỗ trợ bộ phận còn khó khăn, phát hiện những bộ phần chưa làm tròn trách nhiệm để kịp thời xử phạt cũng như khen thưởng xứng đáng.

Ban quản lý nên thưởng với cá nhân hoặc tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ

3.6 Dịch vụ Quản lý khách hàng

Khách hàng là đối tượng trực tiếp trải nghiệm dịch vụ và có những đánh giá khách quan nhất với tòa nhà. Vì vậy, công việc quản lý khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Ban quản lý có thể quản lý khách hàng qua việc chăm sóc, giải quyết vấn đề, cung cấp tin tức mới nhất và luôn mang đến cảm giác tin tưởng, yên tâm và an toàn.

Quản lý khách hàng

4. Các công việc chính của quản lý vận hành tòa nhà

Quản lý vận hành tòa nhà là một lĩnh vực phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận và quy trình. Những công việc trọng tâm mà ban quản lý tòa nhà cần thực hiện bao gồm:

Đảm bảo an toàn và an ninh

• Tổ chức hệ thống chiếu sáng, biển báo, hướng dẫn an toàn trong toàn bộ tòa nhà.
• Soạn thảo, cập nhật và triển khai kế hoạch khẩn cấp, bao gồm quy trình sơ tán, ứng phó khi có sự cố.
• Giám sát hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy và các thiết bị an toàn liên quan.

Bảo trì và vận hành hệ thống kỹ thuật

• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho toàn bộ hệ thống điện, nước, điều hòa, PCCC và các hạng mục kỹ thuật khác.
• Giám sát tiến độ và chất lượng công việc của nhà thầu, kiểm tra nghiệm thu sau khi hoàn thành.
• Thuê nhà thầu hoặc nhân sự bổ sung khi cần thiết để bảo trì, sửa chữa.
• Kiểm tra tòa nhà thường xuyên nhằm phát hiện sớm dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn.

Quản lý dịch vụ và tiện ích cho khách thuê

• Đảm bảo các tiện ích và dịch vụ tòa nhà (điện, nước, vệ sinh, thang máy…) vận hành ổn định.
• Giải quyết nhanh chóng khiếu nại, yêu cầu từ cư dân hoặc khách thuê.
• Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, hợp đồng và thông tin khách thuê một cách minh bạch.

Quản lý tài chính và ngân sách vận hành

• Giám sát, phân bổ và tối ưu ngân sách cho công tác bảo trì, vận hành.
• Đảm bảo chi phí được sử dụng hợp lý nhưng vẫn duy trì chất lượng dịch vụ.

Quản lý nhân sự và nâng cao hiệu suất

• Tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên quản lý vận hành.
• Đánh giá hiệu suất làm việc định kỳ, đưa ra phương án điều chỉnh hoặc đào tạo bổ sung để nâng cao hiệu quả.

Các công việc của quản lý toà nhà

5. Quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả

Dưới đây là chi tiết về quy trình quản lý tòa nhà mà bạn có thể tham khảo:

5.1 Quản lý hợp đồng 

Đối với trường hợp đơn vị quản lý vận hành được Chủ đầu tư/Ban quản trị tòa nhà ký hợp đồng quản lý tòa nhà để thực hiện công việc vận hành thì hoạt động quản lý hợp đồng thường chỉ liên quan đến các vấn đề như:

• Quản lý quy trình ký hợp đồng và thực thi hợp đồng với các nhà thầu như vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng (nếu được Chủ đầu tư/Ban quản trị ủy quyền).
• Thực hiện giám sát, đảm bảo chất lượng công việc của các nhà thầu theo đúng hợp đồng ký kết.
• Quản lý quy trình thanh lý hợp đồng với các nhà thầu sau khi hết hợp đồng.

Quản lý hợp đồng là một phần trong công tác quản lý vận hành

5.2 Quy trình công tác vệ sinh trong tòa nhà

Hoạt động vệ sinh cần được tiến hành thường xuyên để mang lại môi trường trong lành, sạch sẽ nhất cho người dân sống tại chung cư. Không gian sạch sẽ cũng quyết định hiệu quả của công tác quản lý vận hành tòa nhà. Để làm tốt việc này, cần đến quy trình thực hiện và giám sát công tác vệ sinh:

• Lập kế hoạch vệ sinh tại mỗi khu vực khác nhau của tòa nhà.
• Lên quy trình về công tác vệ sinh của mỗi bộ phận, khu vực.
• Quy định quản lý, xử lý rác thải tại khu vực trong và ngoài tòa nhà.
• Quy định về phân công nhân sự, chia ca làm việc để đảm bảo luôn có người thực hiện vệ sinh khi cần thiết.

Quy trình giám sát vệ sinh

5.3 Quy trình triển khai công tác an ninh tòa nhà

Ban quản lý luôn phải tiến hành triển khai công tác an ninh theo những quy trình chi tiết để đảm bảo an toàn tuyệt đối đến khách hàng.

• Xây dựng nội quy phòng cháy chữa cháy.
• Quy định thời gian cũng như lịch tuần tra của bộ phận an ninh.
• Triển khai huấn luyện về công tác phòng cháy chữa cháy.
• Kiểm tra hàng hóa, tài sản ra vào tòa nhà.
• Kiểm soát khách tham quan, nhân viên ví dụ như tòa nhà là khách sạn, văn phòng.
• Trông giữ xe của cư dân.

Quy định về công tác an ninh

5.4 Quy trình quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật

Tòa nhà muốn hoạt động ổn định, hiệu quả thì quá trình kiểm tra, giám sát hệ thống kỹ thuật của ban quản lý phải được diễn ra thường xuyên. 

• Thực hiện bảo trì hệ thống kỹ thuật thường xuyên.
• Tiến hành sửa chữa, bảo trì kỹ thuật tòa nhà.
• Bảo trì cơ sở vật chất như hệ thống thang máy, máy điều hòa… tại tất cả các phòng của tòa nhà.

Quy trình quản lý, vận hành kỹ thuật tòa nhà

>>>> Đăng Ký Ngay: Dịch vụ tư vấn kỹ thuật tòa nhà| Tổng hợp thông tin bạn nên biết

5.5 Quy trình thiện công tác quản lý tài chính

Để thực hiện công tác quản lý tài chính, ban quản lý cần thực hiện các quy trình như:

• Công khai tài chính, báo cáo định kỳ với chủ đầu tư và khách hàng.
• Thu chi các loại phí dịch vụ.
• Chi quỹ tiền mặt với những mục đích cụ thể.

5.6 Quy trình quản lý khách hàng

Một tòa nhà thường có một lượng dân cư lớn, vì thế việc quản lý khách hàng là điều quan trọng. 

• Xây dựng một danh sách khách hàng cụ thể để tiện lợi trong quá trình quản lý. 
• Tiếp thu ý kiến phản hồi của khách hàng và sửa đổi, cải thiện để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất.
• Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng chi tiết mỗi khi xử lí hay tiến hành một công việc nào đó. 
• Lên kế hoạch cụ thể và công bố đến khách hàng.

6. Công việc quản lý tòa nhà do ai chịu trách nhiệm?

Để đảm bảo quá trình vận hành tòa nhà diễn ra trơn tru, hiệu quả thì việc xây dựng ban quản lý là vô cùng cần thiết. Ban quản lý tòa nhà sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và đem đến cuộc sống tốt nhất cho người dân. 

Ban quản lý sẽ bao gồm nhiều bộ phận riêng biệt với vai trò khác nhau như bộ phận kiểm tra, giám sát an ninh; bộ phận phòng cháy chữa cháy hoặc bộ phận kiểm tra và bảo trì dịch vụ, thiết bị; bộ phận dọn dẹp vệ sinh…

Công việc quản lý tòa nhà sẽ do ban quản lý chịu trách nhiệm

Bởi quản lý vận hành tòa nhà là một nhiệm vụ quan trọng nên người chịu trách nhiệm công việc này phải có đủ năng lực, kiến thức chuyên môn liên quan. Ngoài ra, nhân viên trong ban quản lý cũng cần có sự chuyên nghiệp, minh bạch và rõ ràng khi làm việc để đảm bảo cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà cao cấp, chuyên nghiệp nhất đến cư dân, người thuê. 

7. Các lưu ý để đảm bảo quản lý vận hành toà nhà hiệu quả

Để quá trình quản lý, vận hành tòa nhà diễn ra hiệu quả, đảm bảo chất lượng của tòa nhà và đem lại những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, ban quản lý cần lưu ý một số điểm sau:

• Xây dựng và lên kế hoạch một cách cụ thể, khoa học cho toàn bộ hệ thống tòa nhà để đảm bảo ban quản lý nắm rõ tình trạng của tòa nhà và cải thiện chất lượng.
• Xây dựng giải pháp hỗ trợ công việc quản lý tòa nhà để giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Xây dựng giải pháp tối ưu nhất để liên kết các bộ phận, phòng ban, giúp công việc quản lý tòa nhà được thực hiện hiệu quả nhất.
• Áp dụng công nghệ, phần mềm quản lý vào trong quá trình quản lý giúp tiết kiệm thời gian và cả chi phí cho chủ đầu tư.
• Thực hiện quản lý vận hành tòa nhà theo đúng quy định của pháp luật (điều 105 Luật nhà ở 2014)
• Cân nhắc và chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp phù hợp

Các lưu ý khi quản lý vận hành tòa nhà

8. Danh sách công ty dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà tại Hà Nội và Hồ Chí Minh

8.1 Danh sách công ty dịch vụ quản lý tòa nhà tại Hà Nội

8.2 Danh sách công ty dịch vụ quản lý tòa nhà tại Hồ Chí Minh

9. Visaho – Công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà cao cấp, chuyên nghiệp

Thuê một công ty quản lý tòa nhà chuyên nghiệp là một trong những giải pháp hữu ích mà chủ đầu tư cần cân nhắc để cải thiện chất lượng cũng như nâng cao giá trị của tòa nhà. Visaho tự hào là một trong những đơn vị tại Việt Nam cung cấp đầy đủ các gói dịch vụ quản lý tòa nhà chất lượng, quản lý vận hành tòa nhà cao cấp theo tiêu chuẩn Nhật Bản. Vì vậy, các chủ đầu tư có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà của chúng tôi.

Visaho - Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Nhờ sự nỗ lực không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, Visaho tự hào khi là một trong Top 10 công ty quản lý tòa nhà tại Việt Nam vinh dự nhận được giải thưởng “Top 10 Dịch vụ chất lượng vàng vì quyền lợi người tiêu dùng ASEAN 2019”. Chúng tôi còn có một đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng phục vụ bạn. Đặc biệt, Visaho còn có cơ chế Shikumi giúp quản lý chất lượng dịch vụ tốt nhất. Các dự án quản lý tòa nhà vủa Visaho trải dài từ Bắc đến Nam, bao gồm quản lý nhà chung cư Hà Nội đến quản lý nhà chung cư Hồ Chí Minh.

Tòa nhà Hoàng Thành Tower - Một trong những dự án do đơn vị Visaho quản lý

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

Hy vọng bài viết trên đã đem lại những thông tin bổ ích về dịch vụ quản lý tòa nhà cho bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyên tư vấn quản lý tòa nhà, cung cấp dịch vụ chất lượng cao chuẩn chất lượng Nhật Bản thì hãy liên hệ ngay với VISAHO để được đội ngũ chuyên viên tư vấn của chúng tôi hỗ trợ nhé!

>>>> Bài Viết Liên Quan:

• Chứng chỉ vận hành tòa nhà chung cư cần có theo nghị định
• Mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư đầy đủ 2022
• Hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đúng chuẩn