Bảo trì tòa nhà là gì? Quy trình 5 bước bảo trì tòa nhà chuẩn Nhật

1. Bảo trì tòa nhà là gì? Vì sao hoạt động này lại quan trọng?

Bảo trì tòa nhà là tập hợp các hoạt động kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay thế các thiết bị, hệ thống kỹ thuật và cấu trúc xây dựng của tòa nhà. Mục tiêu của hoạt động này là duy trì trạng thái hoạt động tốt nhất, an toàn nhất cho toàn bộ công trình.

Vai trò của bảo trì tòa nhà:

• Đảm bảo an toàn: Phát hiện và xử lý sớm các nguy cơ rò rỉ điện, sự cố PCCC, trục trặc thang máy..., bảo vệ an toàn tính mạng cho cư dân và khách hàng.
• Tối ưu hóa chi phí dài hạn: Chi phí bảo dưỡng định kỳ và khắc phục hỏng hóc nhỏ luôn thấp hơn rất nhiều so với chi phí thay mới hoặc sửa chữa lớn khi xảy ra sự cố lớn.
• Nâng tầm giá trị bất động sản: Công trình được bảo trì tốt, hệ thống vận hành trơn tru sẽ duy trì vẻ mỹ quan, nâng cao trải nghiệm khi sử dụng và bảo toàn giá trị thương mại trên thị trường.
• Tuân thủ đúng quy định pháp luật: Đáp ứng đầy đủ các quy định về an toàn công trình, PCCC theo quy định của pháp luật hiện hành.

Bảo trì tòa nhà định kỳ giúp tối ưu chi phí vận hành và bảo toàn giá trị bất động sản

2. Các hạng mục cốt lõi trong dịch vụ bảo trì tòa nhà

2.1 Bảo trì hệ thống cơ điện (M&E)

Mục tiêu là đảm bảo dòng năng lượng điện vận hành liên tục, không bị gián đoạn, đồng thời phát hiện sớm nguy cơ quá tải hay hư hỏng thiết bị, từ đó tiết kiệm tối đa điện năng và chi phí sửa chữa cho tòa nhà. Cụ thể:

• Hệ thống điện và máy phát điện: Kiểm tra, bảo dưỡng trạm biến áp, tủ điện phân phối hạ thế, hệ thống chiếu sáng, bộ lưu điện UPS và kiểm tra vận hành máy phát điện dự phòng.
• Hệ thống chiếu sáng: Kiểm tra, thay thế bóng đèn, chao đèn hư hỏng; kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống tủ điều khiển chiếu sáng tự động (Timer/Cảm biến), hệ thống chiếu sáng sự cố và đèn chỉ dẫn thoát hiểm đảm bảo tiêu chuẩn an toàn PCCC.
• Hệ thống điều hòa không khí và thông gió (HVAC): Vệ sinh, hiệu chỉnh Chiller, AHU, FCU, hệ thống điều hòa trung tâm VRV/VRF, quạt thông gió tầng hầm và hệ thống xử lý không khí.
• Hệ thống cấp thoát nước và xử lý nước thải: Bảo dưỡng máy bơm nước sinh hoạt, đường ống cấp thoát nước, két nước mái, bể nước ngầm và hệ thống xử lý nước thải đạt tiêu chuẩn môi trường.

Bảo trì hệ thống cơ điện giúp duy trì vận hành liên tục và ổn định

2.2 Bảo trì hệ thống an ninh và an toàn

Công tác này đảm bảo tòa nhà luôn sẵn sàng ứng phó với các tình huống khẩn cấp, bảo vệ an toàn tài sản và tính mạng cho toàn bộ cư dân. Cụ thể:

• Hệ thống Phòng cháy chữa cháy (PCCC): Kiểm tra định kỳ các đầu báo khói, đầu phun Sprinkler, tủ trung tâm báo cháy, bình chữa cháy, hệ thống bơm cứu hỏa, tăng áp hút khói và đường ống thoát nạn.
• Hệ thống an ninh và camera giám sát (CCTV): Bảo dưỡng camera, đầu ghi hình, hệ thống kiểm soát ra vào, cổng an ninh và hệ thống âm thanh thông báo.
• Hệ thống thang máy: Kiểm tra nghiêm ngặt khu vực phòng máy, cáp tải, cabin, hệ thống thắng cơ, cửa tầng và hố thang nhằm loại bỏ nguy cơ mất an toàn.

2.3 Bảo trì phần xây dựng và cảnh quan

Hạng mục này giúp ngăn ngừa sự xuống cấp phần thô của công trình, duy trì mỹ quan sang trọng và nâng cao giá trị thương mại lâu dài cho bất động sản. Cụ thể:

• Kết cấu xây dựng: Khảo sát và xử lý các mảng tường nứt vỡ, bong tróc, chống thấm dột tầng hầm, trần, mái và kiểm tra độ an toàn của hệ thống cửa, kính mặt ngoài.
• Cảnh quan và môi trường: Chăm sóc cây xanh, bảo dưỡng các tiện ích ngoài trời, vệ sinh kính nhà cao tầng và duy trì không gian sống văn minh.

Bảo dưỡng phần xây dựng và cảnh quan giúp giữ gìn giá trị bất động sản

3. Bảo trì tòa nhà bao lâu một lần?

Tần suất bảo trì tòa nhà có thể là hàng tháng, hàng quý tùy hạng mục cụ thể.

Lưu ý: Bảng trên mang tính chất tham khảo. Tần suất thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô tòa nhà và yêu cầu vận hành cụ thể.

4. Quy trình bảo trì tòa nhà tiêu chuẩn mới

Để việc bảo trì đạt hiệu quả cao nhất và không làm gián đoạn sinh hoạt của cư dân/khách thuê, các đơn vị quản lý vận hành cần áp dụng quy trình bảo trì tòa nhà chuyên nghiệp theo 5 bước sau:

Bước 1: Khảo sát và lập danh mục kiểm tra

Đội ngũ kỹ sư chuyên môn tiến hành đo đạc, kiểm tra thực tế toàn bộ công trình nhằm đánh giá chính xác mức độ hao mòn của từng thiết bị. Mọi dữ liệu thu thập được sẽ được lập thành danh mục kiểm tra chi tiết, làm cơ sở khoa học để xây dựng phương án kỹ thuật và tần suất bảo dưỡng phù hợp cho từng hệ thống.

Bước 2: Lập kế hoạch bảo trì tổng thể

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, đơn vị quản lý vận hành sẽ xây dựng kế hoạch bảo trì chi tiết phân chia theo lịch trình tuần, tháng, quý, năm. Kế hoạch này đi kèm với bảng dự toán chi phí vật tư và nhân công minh bạch để trình Chủ đầu tư hoặc Ban Quản trị xem xét và phê duyệt trước khi triển khai.

Bước 3: Chuẩn bị vật tư và nhân lực

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, bộ phận kỹ thuật tiến hành đề xuất và mua sắm các thiết bị, vật tư thay thế đạt tiêu chuẩn chất lượng. Đồng thời, đơn vị sẽ điều động nhân sự có chứng chỉ hành nghề, trang bị đầy đủ dụng cụ chuyên dụng, đồ bảo hộ lao động và lắp đặt biển cảnh báo an toàn tại khu vực thi công.

Bước 4: Triển khai thực hiện bảo trì

Đội ngũ kỹ sư có chuyên môn sẽ trực tiếp thao tác bảo dưỡng, vệ sinh và sửa chữa thiết bị theo đúng quy trình kỹ thuật đã được chuẩn hóa. Quá trình thi công tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, tuyệt đối không làm gián đoạn đến hoạt động chung của tòa nhà.

Bước 5: Nghiệm thu và cập nhật hồ sơ

Hoàn tất công tác bảo dưỡng, đơn vị kỹ thuật tiến hành vận hành chạy thử thiết bị, đo đạc thông số hiệu suất và lập biên bản nghiệm thu với đại diện Chủ đầu tư. Toàn bộ dữ liệu sửa chữa, lịch sử thay thế linh kiện sẽ được cập nhật đầy đủ vào hệ thống nhật ký vận hành để phục vụ công tác quản lý tài sản.

Để bảo trì tòa nhà đạt hiệu quả, cần tuân thủ đúng tiêu chuẩn các bước theo quy trình

5. Chi phí bảo trì tòa nhà tốn bao nhiêu?

Chi phí bảo trì tòa nhà không có mức giá cố định nhưng phụ thuộc vào một số yếu tố như:

• Quy mô và tuổi thọ công trình: Tòa nhà có diện tích lớn hoặc đã qua nhiều năm sử dụng thường đòi hỏi ngân sách bảo trì cao hơn do độ hao mòn thiết bị lớn.
• Loại hình và mật độ thiết bị: Bất động sản cao cấp sở hữu hệ thống hạ tầng phức tạp (chiller trung tâm, thang máy tốc độ cao, hệ thống BMS thông minh) sẽ yêu cầu quy trình bảo trì chuyên sâu hơn.
• Phương án thực hiện: Tự vận hành bằng đội ngũ nội bộ hay thuê dịch vụ bảo trì tòa nhà chuyên nghiệp bên ngoài.

Lưu ý: Đối với nhà chung cư, kinh phí bảo trì 2% được người mua căn hộ đóng khi mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 152 và Điều 153 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15. Trước khi Ban Quản trị được thành lập, khoản kinh phí này do chủ đầu tư quản lý trong tài khoản riêng. Sau khi Ban Quản trị được thành lập, toàn bộ quỹ bảo trì (bao gồm cả lãi phát sinh) phải được bàn giao để Ban Quản trị quản lý và sử dụng cho việc bảo trì các phần sở hữu chung của tòa nhà.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Phân biệt bảo trì định kỳ và sửa chữa đột xuất trong tòa nhà khác nhau thế nào?

Bảo trì định kỳ là công tác kiểm tra, vệ sinh và bảo dưỡng hệ thống theo lịch trình cố định nhằm phòng ngừa hỏng hóc và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Trong khi đó, sửa chữa đột xuất là việc khắc phục sự cố phát sinh bất ngờ (như mất điện cục bộ, vỡ ống nước, kẹt thang máy). Việc duy trì bảo trì định kỳ tốt sẽ giúp giảm thiểu tối đa các sự cố hư hỏng đột xuất và tiết kiệm chi phí vận hành cho tòa nhà.

2. Đơn vị bảo trì tòa nhà như thế nào là uy tín?

Một đơn vị bảo trì tòa nhà uy tín phải đáp ứng đầy đủ điều kiện năng lực pháp lý, sở hữu đội ngũ nhân sự kỹ thuật có đầy đủ chứng chỉ hành nghề, áp dụng quy trình kiểm tra bảo dưỡng chuẩn hóa khép kín, đồng thời có cam kết minh bạch tài chính và báo cáo định kỳ rõ ràng cho Chủ đầu tư và Ban Quản trị.

Việc hợp tác với các đơn vị uy tín mang lại nhiều giá trị cho dự án:

• Đảm bảo các hệ thống kỹ thuật được kiểm tra, bảo trì và bảo dưỡng đúng quy trình, đúng định kỳ.
• Tối ưu chi phí vận hành thông qua quy trình quản lý minh bạch và sử dụng nguồn lực hiệu quả.
• Tiếp nhận và xử lý kịp thời các phản ánh, khiếu nại của cư dân, góp phần xây dựng môi trường sống văn minh và hài hòa.
• Duy trì chất lượng công trình, nâng cao giá trị thương mại của tòa nhà và gia tăng lợi thế khi cho thuê hoặc chuyển nhượng.

3. Ban Quản trị hay Đơn vị vận hành chịu trách nhiệm thực hiện bảo trì?

Ban Quản trị đại diện cho cư dân sử dụng kinh phí bảo trì theo kế hoạch bảo trì được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Đơn vị dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà sẽ là bên lập kế hoạch, đề xuất phương án kỹ thuật và trực tiếp triển khai hoặc giám sát nhà thầu phụ thực hiện bảo trì.

Nếu quý Chủ đầu tư và Ban Quản trị đang tìm giải pháp quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp, VISAHO tự hào mang đến dịch vụ chuẩn Nhật Bản với năng lực bảo trì - kỹ thuật vượt trội:

• Quản lý công tác bảo trì tòa nhà bài bản: VISAHO xây dựng kế hoạch bảo trì, quản lý hệ thống kỹ thuật và phối hợp với các nhà thầu chuyên môn để triển khai công tác bảo trì định kỳ theo đúng quy trình.
• Duy trì hệ thống kỹ thuật vận hành ổn định: Thông qua công tác quản lý vận hành, VISAHO giúp các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà luôn hoạt động an toàn, ổn định và tối ưu chi phí trong suốt vòng đời công trình.
• Đội ngũ kỹ thuật kiểm soát chất lượng: Đội ngũ kỹ thuật của VISAHO thực hiện công tác vận hành, kiểm tra, giám sát, nghiệm thu và kiểm soát chất lượng, đảm bảo các hệ thống của tòa nhà luôn hoạt động hiệu quả theo tiêu chuẩn Nhật Bản.
• Nâng cao giá trị bất động sản: Không chỉ duy trì chất lượng vận hành, VISAHO còn theo đuổi tinh thần Omotenashi, góp phần nâng cao trải nghiệm cư dân và gia tăng giá trị bền vững cho dự án.

Đội ngũ kỹ thuật của VISAHO thực hiện công tác vận hành và kiểm soát chất lượng

Bảo trì tòa nhà không đơn thuần là hoạt động sửa chữa khi có hỏng hóc, mà là chiến lược cốt lõi để gia tăng giá trị tài sản và khẳng định uy tín của Chủ đầu tư. Với kinh nghiệm quản lý vận hành bất động sản theo tiêu chuẩn Nhật Bản, VISAHO xây dựng kế hoạch bảo trì phù hợp, giám sát hệ thống kỹ thuật, phối hợp với các nhà thầu chuyên môn và kiểm soát chất lượng theo quy trình chuẩn. Nhờ đó, Chủ đầu tư và Ban Quản trị có thể duy trì hoạt động ổn định của tòa nhà, nâng cao hiệu quả vận hành và hướng đến sự phát triển bền vững.

Thông tin liên hệ:

VISAHO JOINT STOCK COMPANY – The Sankei Building Group (JAPAN)

• Địa chỉ: Tầng 12A, Tòa Viglacera, Số 1, Đại lộ Thăng Long, phường Đại Mỗ, thành phố Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tòa nhà Miss Áo Dài, Số 21 Nguyễn Trung Ngạn, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh
• Liên hệ: 024 3221 6336
• Email: info@visaho.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/VisahoVietnam/