Quản lý chung cư là gì? Quy trình, dịch vụ vận hành nhà chung cư

Sử dụng dịch vụ quản lý chung cư ngày càng thiết yếu khi số lượng các tòa nhà chung cư ngày càng tăng lên. Hơn nữa, để hoạt động quản lý và vận hành nhà chung cư hiệu quả còn cần các yếu tố như: bộ máy vận hành, quy trình hoạt động, thậm chí là chi phí vận hành, văn hóa doanh nghiệp của chính đơn vị quản lý. Bạn có thể đọc thêm nội dung bài viết dưới đây của công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO để hiểu rõ hơn về quy trình vận hành tòa nhà nhé!

1. Quản lý nhà chung cư là gì?

Theo quy định của nhà nước tại Điều 3 Khoản 3 Luật nhà ở 2014, Nhà chung cư là những nhà từ 2 tầng trở lên, bao gồm nhiều căn hộ, có cầu thang và lối đi chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ chung cho các hộ gia đình, tổ chức, cá nhân, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng với mục đích hỗn hợp để kinh doanh và để ở.

Quản lý chung cư là quản lý mọi vấn đề liên quan đến sự hoạt động của chung cư. Mục đích chính của công việc này là đảm bảo cho các hoạt động trong tòa nhà được diễn ra một cách thuận lợi và tốt đẹp nhất

Chung cư Sadora Apartment sử dụng dịch vụ quản lý vận hành của Visaho

Dịch vụ quản lý chung cư là dịch vụ tổ chức, quản lý toàn bộ hệ thống vận hành chung của tòa nhà. Các công việc quản lý như quản lý nhân sự, khách hàng, hệ thống kỹ thuật, an ninh, vệ sinh… đều được đảm bảo để tòa chung cư hoạt động ổn định, đem đến môi trường sống an toàn, lành mạnh, tiện nghi cho cư dân và gìn giữ giá trị Bất động sản. 

Công việc vận hành chung cư sẽ do ban quản lý tòa nhà phụ trách. Cụ thể ban quản lý gồm những ai, chức danh gì? Mời bạn xem tiếp phần dưới đây.

>>>> Tham Khảo Thêm: Quản lý vận hành bất động sản

2. Ban quản lý chung cư gồm những ai?

Ban quản lý chung cư có nhiệm vụ tiến hành quản lý, vận hành chung cư theo các quy định của pháp luật nhà ở. Thông thường, bộ phận này bao gồm các vị trí như:

• Giám đốc dự án
• Phó Giám đốc dự án (tùy dự án, đối với dự án lớn sẽ có PGĐ dự án)
• Đội kỹ thuật thực hiện bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kĩ thuật trong tòa nhà như Thang máy, nước, điện, máy lạnh... và các công việc sửa chữa khác
• Đội hành chính nhân sự: Lễ tân, CSKH, Kế toán, Admin
• Đội quản lý chất lượng: Nhiệm vụ là kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án.
• An ninh nội bộ: Theo dõi tình hình an ninh qua hệ thống camera, phát hiện các nguy cơ, cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác. (thường có tại các dự án chung cư lớn, cần người kiểm soát hệ thống an ninh chuyên nghiệp).

3. Thủ tục đăng ký dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Theo khoản 2 Điều 105 Luật nhà ở 2014, để đăng ký dịch vụ quản lý nhà chung cư, đơn vị quản lý cần phải đáp ứng đủ các điều kiện như:

• Đơn vị phải được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Hợp tác xã và có chức năng quản lý, vận hành nhà chung cư.
• Trong đơn vị phải có các bộ phận chuyên môn: Bao gồm bộ phận dịch vụ, kỹ thuật, an ninh, môi trường, vệ sinh.
• Đội ngũ nhân viên, cán bộ của đơn vị phải đáp ứng được yêu cầu về quản lý, vận hành chung cư trong các lĩnh vực: Xây dựng, điện, phòng cháy chữa cháy, thiết bị kỹ thuật.

Nếu các đơn vị quản lý đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, tiếp theo, đơn vị phải chuẩn bị các hồ sơ, thủ tục theo quy định của pháp luật. 

Các hồ sơ đăng ký quản lý và vận hành nhà chung cư, bao gồm:

1. Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành chung cư. (Hợp đồng phải theo mẫu trong quy  định Ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD vào ngày 15/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng).
2. Văn bản thông tin về ban quản lý tòa, gồm đầy đủ các thông tin Họ tên, địa chỉ, số điện thoại. 
3. Bản sao các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện để quản lý quản lý căn hộ chung cư (đã nêu ở trên).

Thủ tục đăng ký vận hành nhà chung cư gồm các bước:

1. Đơn vị tiến hành nộp hồ sơ cho Sở Xây dựng tại nơi đơn vị quản lý vận hành hoặc nộp cho Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản.
2. Hồ sơ sẽ được duyệt bởi các cơ quan có thẩm quyền.
3. Nếu đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền sẽ đăng tải thông tin đăng ký quản lý vận hành nhà chung cư trên Cổng thông tin của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản.

Để tìm hiểu chi tiết hơn, độc giả có thể tham khảo thông tin đầy đủ tại bài viết: Quy định quản lý sử dụng nhà chung cư theo thông tư 02/2016/TT-BXD.Điều kiện đăng ký dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

4. Quy trình và công tác quản lý và vận hành nhà chung cư chi tiết

Để công tác quản lý nhà chung cư được thống nhất và vận hành hiệu quả trên một quy chuẩn chung, đơn vị cần có quy trình quản lý bao quát, hỗ trợ kiểm tra và kiểm soát được các hoạt động tại chung cư. Một quy trình hiệu quả sẽ gồm 5 hạng mục như sau:

4.1 Quản lý các dịch vụ

Để mang đến cho cư dân một môi trường sống hoàn hảo, tiện nghi, ban quản lý căn hộ chung cư cần chú trọng đến các dịch vụ như: An ninh, bảo vệ, chất lượng vệ sinh, hệ thống cảnh quan… Các dịch vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp, đảm bảo cho cư dân được hưởng đầy đủ các tiện ích và cảm thấy thoải mái trong môi trường chung cư mà họ sinh sống.

Quản lý các dịch vụ

4.2 Quản lý tài chính

Để các hoạt động của chung cư được diễn ra thuận lợi, hiệu quả thì những khoản phí chi trả cho dịch vụ vệ sinh, an ninh, cảnh quan, rác thải… là yếu tố không thể thiếu. Do đó, ban quản lý cần phải lập báo cáo tài chính theo từng tháng, quý, năm và gửi đến chủ đầu tư để tiến hành định hướng và tối ưu các hoạt động của chung cư. 

Ngoài ra, ban quản lý cũng sẽ được quyền thu phí thuê và các khoản quỹ chung của căn hộ, nhà chung cư nếu chủ đầu tư cho phép, ủy quyền công việc một cách rõ ràng, minh bạch.

 Quản lý tài chính

3.3 Quản lý nhân sự

Để thực hiện việc quản lý, vận hành chung cư sẽ cần đến rất nhiều nhân sự. Do đó, ban quản lý cần lập kế hoạch quản lý nhân sự chi tiết, cụ thể. Trong kế hoạch quản lý nhân sự cần phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận trong chung cư. Có như vậy, các hoạt động của chung cư mới được thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.

Quản lý nhân sự

4.4 Quản lý khách hàng

Mỗi ngày sẽ có một lượng lớn khách hàng đến thuê hoặc ra vào chung cư. Chính vì vậy, ban quản lý cần kiểm soát, giám sát chặt chẽ các hoạt động như: An ninh, vệ sinh, kỹ thuật…để đảm bảo được sự an toàn của chung cư, đem đến cho khách hàng sự phục vụ tốt nhất. Ngoài ra, ban quản lý còn có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề phát sinh của cư dân, người thuê đến sinh sống tại chung cư.

Quản lý khách hàng

4.5 Bảo trì hệ thống kỹ thuật

Theo quy định nhà nước, công ty quản lý vận hành nhà chung cư sẽ đảm nhiệm công việc liên quan vận hành hệ thống kỹ thuật, thiết bị. Công việc chính của hạng mục này là đánh giá và bảo trì thường xuyên các hệ thống, thiết bị để đảm bảo sự hoạt động bình thường của tòa nhà.

Ngoài ra, đơn vị quản lý còn có nhiệm vụ thu kinh phí quản lý vận hành của chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ chung cư.

5. Phí dịch vụ quản lý căn hộ chung cư

5.1 Công việc cần sử dụng phí quản lý chung cư

Quản lý chung cư là công việc cần thực hiện rất nhiều hoạt động. Đi kèm với những hoạt động đó là các khoản phí quản lý vận hành nhà chung cư. Trong đó, các công việc cần sử dụng đến chi phí để triển khai sẽ bao gồm:

• Công việc điều khiển, duy trì hệ thống kỹ thuật
• Công việc bảo trì tòa nhà, bảo dưỡng các thiết bị như: Thang máy, phòng cháy chữa cháy, máy phát điện…
• Công việc vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, cây cối trong chung cư 
• Công việc liên quan đến vận hành chung cư do đơn vị quản lý thực hiện

Công việc cần sử dụng phí quản lý chung cư

5.2 Cách tính chi phí quản lý nhà chung cư

Theo Điều 31 của Thông tư số 02/2016/TT-BXD, tùy vào loại chung cư mà cách tính chi phí quản lý chung cư cao tầng, quản lý chung cư cao cấp sẽ khác nhau:

• Đối với căn hộ chung cư: Diện tích thông thủy của căn hộ X giá dịch vụ quản lý
• Đối với khu nhà thấp tầng: Diện tích sàn được sử dụng X giá dịch vụ quản lý

Cách tính chi phí quản lý nhà chung cư

6. Visaho - Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, chất lượng

Visaho có hơn 6 năm kinh nghiệm hoạt động trên thị trường Việt Nam, thừa hưởng những thành tựu chất lượng từ tập đoàn mẹ Sankei Building - Tập đoàn bất động sản hàng đầu Nhật Bản. Chúng tôi luôn nỗ lực, cố gắng để đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Bên cạnh đó, Visaho còn có nhiều ưu điểm, thành tựu như:

• Đạt Top 10 doanh nghiệp có dịch vụ chất lượng vàng vì quyền lợi người tiêu dùng năm 2019 khu vực Việt Nam và Asean
• Là đơn vị duy nhất tại nước ta sở hữu bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ chuẩn Nhật Bản
• Sử dụng cơ chế Shikumi trong việc duy trì, đảm bảo chất lượng của các dịch vụ
• Đội ngũ chuyên gia của VISAHO với trình độ chuyên môn cao luôn có mặt tại văn phòng để sẵn sàng phục vụ, hỗ trợ khách hàng
• Nhân viên của Visaho luôn “Nghiêm túc” và “Hành động tinh tế” trong từng khâu dịch vụ chăm sóc khách hàng

Visaho - Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, chất lượng

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

7. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư

Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà chung cư, VISAHO đã rút ra một số kinh nghiệm trong công tác quản lý vận hành cho chung cư hiệu quả, cụ thể:

• Xây dựng quy trình quản lý chi tiết cho từng hạng mục của tòa nhà để dễ dàng thực hiện, kiểm tra và nâng cao chất lượng dịch vụ
• Áp dụng phần mềm quản lý chung cư thông minh
• Chọn mô hình quản lý nhà chung cư hợp lý với tòa nhà, nhu cầu và đặc điểm sống của dân cư
• Lựa chọn đơn vị tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, uy tín, hiểu và nắm rõ công tác quản lý vận hành nhà chung cư tại Việt Nam

Để nắm rõ hơn từng hạng mục cụ thể, bạn có thể đọc chi tiết tại bài viết: 5 Kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả của Visaho nhé!

Thuê đơn vị tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Quản lý chung cư hiệu quả sẽ đem đến nhiều lợi ích và doanh thu cho các chủ đầu tư. Do đó, các chủ đầu tư hãy tham khảo dịch vụ tại VISAHO để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý chung cư, gia tăng giá trị và khai thác tối đa giá trị của bất động sản nhé!

>>>> Nội dung liên quan: 

• Công ty quản lý nhà chung cư Hà Nội chất lượng cao, uy tín
• Đơn vị quản lý nhà chung cư Hồ Chí Minh chuyên nghiệp, uy tín