Tin tức

Quản lý chung cư| Quy trình vận hành dịch vụ và kinh nghiệm

24/03/2022
Quản lý chung cư là gì? Dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư gồm những gì? Các quy định và phí áp dụng ra sao? Hãy cùng Visaho tìm hiểu nhé!

Quản lý chung cư là nhu cầu tất yếu khi số lượng tòa nhà chung cư đang tăng lên nhanh chóng. Hoạt động quản lý chung cư để hiệu quả sẽ phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố như: bộ máy vận hành, quy trình hoạt động, thậm chí là chi phí vận hành, văn hóa doanh nghiệp của chính đơn vị quản lý. Hãy tham khảo bài viết dưới đây của công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO để hiểu rõ hơn về quy trình vận hành tòa nhà chung cư.

1. Quản lý vận hành nhà chung cư là gì?

Quản lý chung cư là quản lý mọi vấn đề liên quan đến sự hoạt động của chung cư. Mục đích chính của công việc này là đảm bảo cho các hoạt động trong tòa nhà được diễn ra một cách thuận lợi và tốt đẹp nhất. 

Dịch vụ quản lý vận hành bất động sản chung cư là cung cấp dịch vụ quản lý vận hành mọi hoạt động, hệ thống trong tòa nhà. Dịch vụ này còn giúp đảm bảo môi trường sống an toàn, lành mạnh, tiện nghi cho cư dân, gìn giữ giá trị Bất động sản.

quản lý chung cư

Chung cư Sadora Apartment sử dụng dịch vụ quản lý vận hành của Visaho

Công việc quản lý vận hành chung cư sẽ do ban quản lý tòa nhà đảm nhiệm. Ngoài ra, công việc vận hành còn yêu cầu ban quản lý phải lắng nghe, giải quyết các vấn đề, yêu cầu của cư dân và có nhiều kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư.

2. Ban quản lý chung cư là gì ?

Ban quản lý căn hộ chung cư có nhiệm vụ tiến hành quản lý, vận hành chung cư theo các quy định của pháp luật nhà ở. Thông thường, BQL chúng cư sẽ gồm các thành phần nhân sự sau:

+ Giám đốc dự án

+ Phó Giám đốc dự án (tùy dự án, đối với dự án lớn sẽ có PGĐ dự án)

+ Đội kỹ thuật thực hiện bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kĩ thuật trong tòa nhà như Thang máy, nước, điện, máy lạnh... và các công việc sửa chữa khác

+ Đội hành chính nhân sự: Lễ tân, CSKH, Kế toán, Admin

+ Đội QC team: quản lý chất lượng. Nhiệm vụ là kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án.

+ An ninh nội bộ (thường có tại các dự án chung cư lớn, cần người kiểm soát hệ thống an ninh chuyên nghiệp), theo dõi tình hình an ninh qua hệ thống camera, phát hiện các nguy cơ, cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác.

quản lý chung cư

Ban quản lý chung cư

3. Quy trình và công tác thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư

3.1 Quản lý các dịch vụ

Để mang đến cho cư dân một môi trường sống hoàn hảo, tiện nghi, ban quản lý cần chú trọng đến các dịch vụ như: An ninh, bảo vệ, kỹ thuật, hệ thống cảnh quan… Các dịch vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp, đảm bảo cho cư dân được hưởng đầy đủ các tiện ích và cảm thấy thoải mái trong môi trường chung cư mà họ sinh sống.

quản lý vận hành nhà chung cư

Quản lý các dịch vụ

3.2 Quản lý tài chính

Để các hoạt động trong quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp được diễn ra thuận lợi, hiệu quả thì những khoản phí chi trả cho dịch vụ vệ sinh, an ninh, cảnh quan, rác thải… là yếu tố không thể thiếu. Do đó, ban quản lý cần phải lập báo cáo tài chính theo từng tháng, quý, năm và gửi đến chủ đầu tư để tiến hành định hướng và tối ưu các hoạt động của chung cư. 

Ngoài ra, BQL cũng sẽ được quyền thu phí thuê và các khoản quỹ chung của căn hộ, nhà chung cư nếu chủ đầu tư cho phép, ủy quyền công việc một cách rõ ràng, minh bạch.

quản lý chung cư

 Quản lý tài chính

3.3 Quản lý nhân sự

Để thực hiện việc quản lý, vận hành chung cư sẽ cần đến rất nhiều nhân sự. Do đó, BQL cần lập kế hoạch quản lý nhân sự chi tiết, cụ thể. Trong kế hoạch quản lý nhân sự cần phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận trong chung cư. Có như vậy, các hoạt động của chung cư mới được thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.

quản lý nhà chung cư

Quản lý nhân sự

3.4 Quản lý khách hàng

Mỗi ngày sẽ có một lượng lớn khách hàng đến thuê hoặc ra vào chung cư. Chính vì vậy, ban quản lý cần kiểm soát, giám sát chặt chẽ các hoạt động như: An ninh, vệ sinh, kỹ thuật…để đảm bảo được sự an toàn của chung cư, đem đến cho khách hàng sự phục vụ tốt nhất. Ngoài ra, ban quản lý còn có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề phát sinh của cư dân, người thuê đến sinh sống tại chung cư.

quản lý chung cư

Quản lý khách hàng

4. Phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

4.1 Công việc cần sử dụng phí quản lý chung cư

Quản lý chung cư là công việc cần thực hiện rất nhiều hoạt động. Đi kèm với những hoạt động đó là các khoản phí quản lý vận hành nhà chung cư. Trong đó, các công việc cần sử dụng đến chi phí để triển khai sẽ bao gồm:

  • Công việc điều khiển, duy trì hệ thống kỹ thuật
  • Công việc bảo trì tòa nhà, bảo dưỡng các thiết bị như: Thang máy, phòng cháy chữa cháy, máy phát điện…
  • Công việc vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, cây cối trong chung cư 
  • Công việc liên quan đến vận hành chung cư do đơn vị quản lý thực hiện

quản lý chung cư

Công việc cần sử dụng phí quản lý chung cư

4.2 Cách tính chi phí quản lý nhà chung cư

Theo Điều 31 của Thông tư số 02/2016/TT-BXD, tùy vào loại chung cư mà cách tính chi phí quản lý chung cư cao tầngquản lý chung cư cao cấp sẽ khác nhau:

  • Đối với căn hộ chung cư: Diện tích thông thủy của căn hộ X giá dịch vụ quản lý
  • Đối với khu nhà thấp tầng: Diện tích sàn được sử dụng X giá dịch vụ quản lý

quản lý tòa nhà chung cư

Cách tính chi phí quản lý nhà chung cư

5. Điều kiện đăng ký dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Để đăng ký dịch vụ vận hành nhà chung cư, đơn vị quản lý cần phải đáp ứng đủ các điều kiện như:

  • Đơn vị phải được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Hợp tác xã và có chức năng quản lý, vận hành nhà chung cư.
  • Trong đơn vị phải có các bộ phận chuyên môn: Bao gồm bộ phận dịch vụ, kỹ thuật, an ninh, môi trường, vệ sinh.
  • Đội ngũ nhân viên, cán bộ của đơn vị phải đáp ứng được yêu cầu về quản lý, vận hành chung cư trong các lĩnh vực: Xây dựng, điện, phòng cháy chữa cháy, thiết bị kỹ thuật.

quản lý chung cư

Điều kiện đăng ký dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

6. Quy định nhà nước về quản lý vận hành nhà chung cư

Các quy định của pháp luật về quản lý, vận hành chung cư được thể hiện trong Luật Nhà ở từ Điều 100 - 109. Theo đó, đối với những chung cư có hệ thống thang máy thì việc quản lý vận hành sẽ do đơn vị có đầy đủ chức năng, năng lực thực hiện. Ngược lại, đối với những chung cư không có hệ thống thang máy thì việc quản lý, vận hành sẽ do Hội nghị chung cư tiến hành họp để ra quyết định hoặc thuê một đơn vị ngoài thực hiện.

Theo quy định nhà nước, công ty quản lý vận hành nhà chung cư sẽ đảm nhiệm công việc vận hành hệ thống kỹ thuật, thiết bị và cung cấp các dịch vụ cần thiết. Ngoài ra, đơn vị quản lý còn có nhiệm vụ thu kinh phí quản lý vận hành của chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ chung cư.

quản lý chung cư

Quy định nhà nước về quản lý vận hành nhà chung cư

7. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư

7.1 Xây dựng quy trình quản lý cho từng hạng mục của tòa nhà

Để cung cấp giải pháp quản lý chung cư hiệu quả, đầu tiên, các chủ đầu tư cần xây dựng được quy trình quản lý chuyên nghiệp cho từng hạng mục cụ thể sau đây: 

Bên cạnh đó, việc xây dựng quy trình quản lý cho từng hạng mục cũng sẽ đem đến nhiều thuận lợi cho chủ đầu tư như:

  • Có thể phân công nhiệm vụ rõ ràng, chi tiết cho từng bộ phận. Dựa vào đó, các nhân viên cũng sẽ thực hiện công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.
  • Thúc đẩy sự phối hợp của các các bộ phận. Từ đó, ban quản lý sẽ giải quyết, xử lý các vấn đề phát sinh được thực hiện một cách nhanh nhất.
  • Kiểm soát được hiệu quả, chất lượng và tiến độ của các công việc. Với quy trình quản lý cụ thể, chủ đầu tư sẽ có căn cứ để đối chiếu và so sánh kết quả thực hiện công việc với các mục tiêu được để ra. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình quản lý cho từng hạng mục của chung cư, hãy liên hệ ngay với Visaho qua hotline 02432216336 hoặc website https://visaho.vn/ nhé!

kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư

Xây dựng quy trình quản lý cho từng hạng mục của tòa nhà

7.2 Áp dụng phần mềm quản lý chung cư thông minh

Hiện nay, các công nghệ, phần mềm hiện đại ngày càng được phát triển và phổ biến. Do đó, việc sử dụng phần mềm, quản lý tòa nhà thông minh không còn quá xa lạ với các chủ đầu tư. Việc sử dụng các công nghệ này không những giúp các chủ đầu tư tiết kiệm được thời gian và chi phí trong thực hiện hoạt động quản lý, vận hành chung cư.

Dưới đây là top các phần mềm quản lý thông minh mà bạn có thể tham khảo:

  • Phần mềm quản lý thông minh CyHome
  • Ứng dụng quản lý chung cư thông minh Pihome
  • Phần mềm quản lý chuỗi chung cư Landsoft Control 
  • Phần mềm Building Care
  • Ứng dụng quản lý chung cư Lander Building
  • Phần mềm BeeHome
  • Phần mềm Luci Building

quản lý chung cư

Áp dụng phần mềm quản lý chung cư thông minh

7.3 Chọn mô hình quản lý nhà chung cư hợp lý

Để lựa chọn được mô hình quản lý sử dụng nhà chung cư thích hợp, bạn cần dựa vào quy mô, đặc điểm và tính năng của tòa nhà. Trong đó, mô hình phải thể hiện rõ trách nhiệm của ban quản lý và các bộ phận chuyên môn trong chung cư. Ngoài ra, bạn cũng cần phải đảm bảo bộ máy hoạt động của chung cư được thiết kế tinh giản và đầy đủ các chức năng quản lý.

quản lý chung cư

Chọn mô hình quản lý nhà chung cư hợp lý

7.4 Thuê đơn vị tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Việc quản lý, vận hành tòa nhà đòi hỏi bạn phải có kiến thức cùng kinh nghiệm chuyên môn khá cao. Do đó, thuê một đơn vị để thay ban quản lý tòa nhà là cách làm tối ưu nhất để có thể giúp bạn vận hành tòa nhà hiệu quả. 

Nếu bạn vẫn còn đang phân vân chưa biết lựa chọn đơn vị nào thì VISAHO chính là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Với các tiêu chuẩn, chất lượng chuẩn Nhật Bản, công ty quản lý chung cư VISAHO sẽ đem đến cho bạn những trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời nhất.

quản lý vận hành chung cư

Thuê đơn vị tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

8. Visaho - Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, chất lượng

Visaho có hơn 6 năm kinh nghiệm hoạt động trên thị trường Việt Nam, thừa hưởng những thành tựu chất lượng từ tập đoàn mẹ Sankei Building - Tập đoàn bất động sản hàng đầu Nhật Bản. Chúng tôi luôn nỗ lực, cố gắng để đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Bên cạnh đó, Visaho còn có nhiều ưu điểm, thành tựu như: 

  • Đạt Top 10 doanh nghiệp có dịch vụ chất lượng vàng vì quyền lợi người tiêu dùng năm 2019 khu vực Việt Nam và Asean
  • Là đơn vị duy nhất tại nước ta sở hữu bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ chuẩn Nhật Bản
  • Sử dụng cơ chế Shikumi trong việc duy trì, đảm bảo chất lượng của các dịch vụ
  • Đội ngũ chuyên gia của VISAHO với trình độ chuyên môn cao luôn có mặt tại văn phòng để sẵn sàng phục vụ, hỗ trợ khách hàng
  • Nhân viên của Visaho luôn “Nghiêm túc” và “Hành động tinh tế” trong từng khâu dịch vụ chăm sóc khách hàng

quản lý chung cư

Visaho - Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, chất lượng

Thông tin liên hệ:

Quản lý chung cư hiệu quả sẽ đem đến nhiều lợi ích và doanh thu cho các chủ đầu tư. Do đó, các chủ đầu tư hãy tham khảo dịch vụ tại VISAHO để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý chung cư, gia tăng giá trị và khai thác tối đa giá trị của bất động sản nhé!

>>>> Nội dung liên quan: 

0 bình luận Quản lý chung cư| Quy trình vận hành dịch vụ và kinh nghiệm

TVQuản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
bình luận
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi
7.280 +

Khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ

71

Năm kinh nghiệm trong lĩnh vực

289 +

Nhân viên và chuyên gia

42 +

Đối tác lớn trong và ngoài nước

Đầu trang

Số điện thoại
0.04311 sec| 2716.914 kb