Quản lý tòa nhà văn phòng| Quy trình & cách vận hành hiệu quả

Hiện nay, nhiều tòa nhà office được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp, đi cùng với đó là sự phát triển của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Vậy hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng có gì khác, làm sao để thực hiện hiệu quả? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO.

>>>> Khám Phá Ngay: Dịch vụ tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý vận hành bất động sản tòa nhà văn phòng là công việc bao gồm các hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả nhất. Các dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp nhà đầu tư tiết kiệm nhiều chi phí và luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc tại văn phòng.

Quản lý phòng ngày càng được áp dụng phổ biến 

2. Những công việc & quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

2.1 Quản lý hợp đồng

Trong trường hợp Chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì việc quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà sẽ chỉ liên quan đến những công việc thuộc về hoạt động vận hành của dự án như vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì máy móc… 

Nếu các chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với các đơn vị nhà thầu thì Ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu đến Chủ đầu tư. Còn nếu Chủ đầu tư ủy quyền cho Ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng cùng các nhà thầu thì Ban quản lý sẽ phải thực hiện công việc đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện các điều khoản, sao cho đảm bảo lợi ích cho tòa nhà.

Quản lý hợp đồng

2.2 Quản lý nhân sự

Bộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng phụ trách nhiều mảng khác nhau trong công việc nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên sẽ được bộ phận quản lý giám sát chặt chẽ, đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ và đạt tiêu chuẩn.

Quản lý nhân sự

2.3 Quản lý tài chính

Để áp dụng các cách quản lý tòa nhà văn phòng một cách trơn tru và hiệu quả sẽ cần đến những khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng cho những dịch vụ thiết yếu như vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng, điện - nước, rác thải… Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ phải thực hiện quản lý, lập báo cáo tài chính hàng tháng để gửi đến Chủ đầu tư. 

Nếu Chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thực hiện việc thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ phải làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu chi phí đúng hạn cũng như lập báo cáo, danh sách gửi đến Chủ đầu tư. Vậy nên, bộ phận quản lý tài chính sẽ phải thực hiện công việc minh bạch, rõ ràng để khách hàng tin tưởng và yên tâm.

Quản lý tài chính

2.4 Chăm sóc khách hàng

Công việc tiếp theo trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng là chăm sóc khách hàng. Bộ phận quản lý sẽ giới thiệu các phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý các khiếu nại, đồng thời giải đáp các thắc mắc của khách hàng, cư dân. Các hoạt động này sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất và hài lòng nhất khi sử dụng dịch vụ quản lý văn phòng.

Chăm sóc khách hàng

2.5 Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà

Công việc bảo trì tòa nhà cũng sẽ do đơn vị quản lý đảm nhiệm. Các thiết bị kỹ thuật như hệ thống thông gió, điện, nước, internet, camera… cần được vận hành tốt để tòa nhà hoạt động ổn định và đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng khi đến tòa nhà.

Hệ thống kỹ thuật tòa nhà cần phải được kiểm tra thường xuyên

>>>> Đăng Ký Dịch Vụ: Tư vấn kỹ thuật tòa nhà

2.6 Đảm bảo dịch vụ vệ sinh

Đảm bảo dịch vụ vệ sinh chung của văn phòng cho thuê cũng là một công việc mà ban quản lý cần quan tâm. Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cao cấp cần phải đảm bảo vệ sinh của khu vực sảnh, hành lang… được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp. Không gian văn phòng sạch giúp tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong mắt khách hàng.

Đảm bảo tòa nhà luôn được vệ sinh thường xuyên

2.7 Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà

Tòa nhà văn phòng là nơi tập trung rất nhiều nhân sự làm việc và đón tiếp rất nhiều khách hàng nên hệ thống an ninh cần được trang bị đầy đủ. Hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định và nhân viên an ninh phải được đào tạo nghiệp vụ bài bản để đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa nhà.

Đảm bảo hệ thống an toàn, an ninh tòa nhà

3. Phí quản lý tòa nhà văn phòng bao nhiêu? Tính ra sao?

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng thường được tính theo m2. Phí quản lý tòa nhà sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau như:

• Quy mô của tòa nhà: Tòa nhà có quy mô càng lớn, càng có nhiều tầng thì cần có nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn. Do đó, chi phí quản lý của các tòa nhà văn phòng này sẽ cao hơn các tòa nhà có quy mô nhỏ và ít tầng.
• Nhu cầu sử dụng dịch vụ: Phí quản lý văn phòng gồm có 2 loại là phí bắt buộc và phí không bắt buộc. Phí bắt buộc bao gồm phí bảo trì điện nước, thang máy... còn phí không bắt buộc là phí dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống… Các doanh nghiệp thuê tòa nhà văn phòng với nhu cầu khác nhau sẽ có các mức phí quản lý khác nhau.
• Diện tích thuê văn phòng: Văn phòng có diện tích lớn thì phí quản lý sẽ càng cao. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tính toán diện tích phù hợp với nhu cầu để giảm thiểu chi phí quản lý tòa nhà.

4. Những phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả

4.1 Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ

Tòa nhà văn phòng không được đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ làm giảm sức hút đối với khách hàng. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì thường xuyên để phát hiện và kịp thời xử lý các phần hỏng nhằm giảm bớt các tổn thất của tòa nhà. Chất lượng tòa nhà tốt sẽ nâng cao giá trị của tòa nhà và thu hút nhiều khách hàng hơn. Do đó, chủ đầu tư nên thực hiện việc bảo trì theo định kỳ như sau:

• Định kỳ 1 tháng 1 lần: Bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió…
• Định kỳ 3 tháng 1 lần: Chăm sóc cảnh quan của tòa nhà
• Định kỳ 1 năm 1 lần: Xử lý các vết nứt trên tường, sàn…

Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ

4.2 Hiểu & nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho thuê

Mỗi khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng với những hợp đồng khác nhau. Ban quản lý tòa nhà cũng cần hiểu rõ để hỗ trợ Chủ đầu tư thực hiện tốt các cam kết. Đặc biệt, Ban quản lý tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế các tranh chấp giữa khách hàng và chủ đầu tư. Một Ban quản lý chuyên nghiệp và khéo léo sẽ góp phần đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa Chủ đầu tư và khách hàng.

Hiểu và nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho thuê

4.3 Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoài

Một cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả khác đó là nắm rõ bất động sản của chính mình từ trong ra ngoài. Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng, từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn. 

Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý nên kiểm tra và chụp hình hiện trạng văn phòng, sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng trước khi bàn giao cho khách. Biên bản này vừa giúp chủ đầu tư nắm rõ bất động sản của mình, vừa giúp khách có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất hơn khi thuê văn phòng.

Nắm rõ bất động sản của chính mình từ trong ra ngoài

4.4 Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê

Một cách quản lý tòa nhà hữu hiệu đó là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Việc tận tình giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư.

Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê

4.5 Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà & tiện ích của tòa nhà

Thường xuyên nâng cấp chất lượng và tiện ích văn phòng cũng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Hoạt động này về lâu dài sẽ cải thiện chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Nhờ đó, chủ đầu tư có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ đầu tư còn có thể gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của tòa nhà.

Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà và tiện ích của tòa nhà

4.6 Lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa nhà

Chủ đầu tư cần đặc biệt chú ý đến việc lưu trữ các thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng.

• Lưu trữ các thông tin về người thuê, hợp đồng: Đây là các giấy tờ quan trọng, là căn cứ để pháp luật bảo vệ và xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, chủ đầu tư cần lưu trữ các thông tin thật cẩn thận, bảo mật.
• Lưu trữ các hóa đơn, biên lai: Đây là căn cứ để tính toán chi phí thuê hàng tháng của khách hàng, do đó chủ đầu tư cần công khai thông tin với người thuê và lưu trữ cẩn thận.
• Lưu trữ các báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính sẽ giúp chủ đầu tư đánh giá được quá trình kinh doanh có hiệu quả không. Từ đó, nhà đầu tư sẽ có các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

Lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa nhà

4.7 Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp

Chủ đầu tư có thể yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí thuê theo chu kỳ từ 3 đến 6 tháng. Cách này sẽ giúp hai bên giảm bớt các thủ tục thanh toán và giúp chủ đầu tư có thêm kinh phí bảo trì tòa nhà định kỳ. Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách hàng.

Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp

5. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp VISAHO

VISAHO là một trong các công ty quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu đến từ Nhật Bản với hơn 6 năm kinh nghiệm hoạt động. Chúng tôi tự tin cung cấp cho khách hàng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng chất lượng cao và chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn Nhật Bản.

Dịch vụ quản lý văn phòng chuyên nghiệp VISAHO

Dưới đây là ưu điểm khi khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ tại VISAHO:

• VISAHO là doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam có bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn Nhật Bản và bộ tiêu chuẩn này đã được điều chỉnh cho phù hợp với thị trường Việt Nam.
• Công ty cung cấp dịch vụ quản lý văn phòng chất lượng cao, chuẩn chất lượng Nhật Bản tại Việt Nam.
• Đội ngũ hỗ trợ cho hoạt động quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đều là các chuyên gia có kinh nghiệm trong và ngoài nước.
• Doanh nghiệp có cơ chế Shikumi giúp quản lý chất lượng dịch vụ tốt nhất của VISAHO tại Việt Nam.
• VISAHO đã thực hiện quản lý vận hành cho nhiều tòa nhà văn phòng hàng đầu tại Hà Nội, như Viglacera Tower, Gelex Tower, Capital Place… 

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình và cách quản lý tòa nhà văn phòng mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về các dịch vụ quản lý văn phòng cho doanh nghiệp mình thì hãy liên hệ ngay cho đội ngũ tư vấn viên của VISAHO qua thông tin trên. Đội ngũ nhân viên tư vấn của công ty sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ cho quý khách.

>>>> Bài viết hữu ích: 

• Công nghệ quản lý tòa nhà thông minh| Giải pháp công nghệ 4.0
• Hệ thống quản lý tòa nhà BMS là gì? Tìm hiểu chi tiết tính năng