Quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp thực hiện như thế nào?

Quy trình quản lý tòa nhà là hoạt động giúp chủ đầu tư giám sát, theo dõi và vận hành hệ thống tòa nhà một cách chuyên nghiệp. Nhưng làm thế nào để xây dựng được một quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp? Và làm cách nào để triển khai quy trình hiệu quả? Hãy cùng Công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

>>>> Xem Chi Tiết: Quản lý tòa nhà là gì? Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà cao cấp

1. Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Vệ sinh là một trong những vấn đề quan trọng cần lưu ý trong công tác Quản lý vận hành bất động sản. Do sở hữu một số lượng lớn người ở, đi qua lại hằng ngày nên các tòa nhà cần triển khai các hoạt động dọn dẹp một cách thường xuyên, định kỳ.

Công tác vệ sinh cửa kính tại một tòa nhà do VISAHO quản lý

Để đảm bảo vệ sinh của hệ thống tòa nhà, Ban quản lý tòa nhà cần đưa ra các nguyên tắc, quy định phù hợp cho đội ngũ nhân viên. Nguyên tắc này có thể bao gồm về cách xử lý rác thải, các vị trí cần được làm sạch từ bên trong đến phía ngoài tòa nhà… Thông thường, một quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp cho mảng vệ sinh đúng chuẩn sẽ được triển khai như sau: 

• Khảo sát các hạng mục và diện tích của từng hạng mục.
• Đánh giá tình hình, lên kế hoạch vệ sinh. 
• Tiến hành vệ sinh các hạng mục.
• Lên kế hoạch các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý sử dụng nhà chung cư, văn phòng.

2. Quy trình quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Hệ thống kỹ thuật càng hiện đại thì các công tác bảo trì kĩ thuật tòa nhà, sửa chữa và vận hành càng trở nên dễ dàng. Vì vậy, ban quản lý cần xây dựng công tác quản lý vận hành tòa nhà, hệ thống kỹ thuật một cách khoa học. Quy trình này thường được thực hiện như sau: 

• Khảo sát hệ thống kỹ thuật nhằm phục vụ cho quá trình vận hành tòa nhà.
• Kiểm tra toàn bộ thiết bị bên trong tòa nhà
• Đánh giá thực trạng của hệ thống, tìm cách khắc phục.
• Xây dựng kế hoạch vận hành hệ thống.
• Xây dựng kế hoạch ứng phó với sự cố kỹ thuật.
• Lập kế hoạch bảo trì thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống chiếu sáng, máy bơm nước và công trình xây dựng…

Hệ thống kỹ thuật tiên tiến sẽ giúp tòa nhà thu hút khách hàng

>>>> Tham Khảo Thêm Dịch Vụ: Tư vấn kỹ thuật tòa nhà

3. Quy trình quản lý an ninh tòa nhà chuyên nghiệp

Một trong những công tác không thế thiếu trong quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp là quản lý an ninh. Quy trình quản lý an ninh tòa nhà sẽ bao gồm các công việc như giám sát camera an ninh, bảo vệ trong và ngoài tòa nhà, bảo vệ các phương tiện đi lại… An ninh an toàn sẽ là điểm cộng lớn của tòa nhà, vì vậy quy trình quản lý an ninh cũng nên được triển khai chi tiết theo các bước như sau:

• Khảo sát cấu trúc của tòa nhà bao gồm thiết kế, lối ra vào…
• Đánh giá thực trạng an ninh.
• Đưa ra các phương án đảm bảo an ninh, bố trí bảo vệ.
• Triển khai công tác bảo vệ tòa nhà.
• Xây dựng phương án dự phòng. 
• Xây dựng các quy định về vấn đề PCCC
• Thường xuyên tuần tra, tập huấn cho nhân viên về PCCC

An ninh cũng là một trong các vấn đề cần được quản lý chặt chẽ

4. Quy trình quản lý các nhà thầu chuyên nghiệp

Bất kỳ quy trình quản lý tòa nhà văn phòng, vận hành chung cư hay các dịch vụ chuyên biệt về quản lý trung tâm thương mại, quản lý vận hành trường học... cũng đều cần có công tác quản lý nhà thầu. Ngoài các nhà thầu vệ sinh, cây xanh, an ninh… phục vụ trực tiếp công tác quản lý tòa nhà, thì sẽ có những nhà thầu khác như xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống… liên quan đến hoạt động trong tòa nhà. Để việc quản lý đạt hiệu quả cao, có thể áp dụng quy trình quản lý và giám sát các chủ thầu như sau:

• Tiếp nhận ý kiến chung về các kế hoạch phát triển.
• Lên kế hoạch chi phí.
• Lập kế hoạch mời thầu.
• Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu.
• Giám sát công việc của các nhà thầu và yêu cầu báo cáo theo tuần/tháng.

Kế hoạch giám sát các nhà thầu cũng trở thành hoạt động không thể thiếu

5. Công tác quản lý vận hành tòa nhà - Quản lý tài chính

Tài chính của tòa nhà luôn phải sử dụng rõ ràng, minh bạch và hợp lý. Vì vậy, quản lý tài chính cũng trở thành hoạt động quan trọng trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Quy trình quản lý tài chính được triển khai cụ thể như sau:

• Lên kế hoạch thu tài chính.
• Lên kế hoạch chi quỹ tiền mặt.
• Xây dựng quy trình báo cáo quá trình thu chi định kỳ.
• Xây dựng kế hoạch chi tiết giữa các bộ phận nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài chính. 

Bộ phận quản lý tài chính của VISAHO luôn chú trọng chi tiêu hợp lý nguồn tài chính

>>>> Không Nên Bỏ Qua: Top 10 công ty quản lý tòa nhà, văn phòng, chung cư cao cấp

6. Quy trình nghiệp vụ quản lý hành chính tòa nhà

Quy trình quản lý hành chính là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp tòa nhà. Nếu không xây dựng được một kế hoạch giám sát hành chính chặt chẽ, hệ thống tòa nhà sẽ dễ lâm vào tình trạng lộn xộn, không kiểm soát được. Các hoạt động trong quy trình quản lý hành chính sẽ bao gồm:

• Lập biểu mẫu trong việc chuyển nhận thư tín, văn bản, chứng từ...
• Đưa ra quy trình chăm sóc khách hàng
• Lập quy trình báo cáo định kỳ hàng tháng, quý…
• Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận khác để đạt hiệu quả tốt nhất trong công tác quản lý.

Quy trình quản lý hành chính cần được triển khai chi tiết

7. Quy trình quản lý khách hàng chuyên nghiệp

Hiện nay, các tòa nhà thường sở hữu số lượng lớn khách hàng, cư dân thuộc các nhóm đối tượng, tầng lớp khác nhau. Vì vậy, việc quản lý này đòi hỏi sự khéo léo và chuyên nghiệp nhằm tối ưu trải nghiệm của khách hàng, đảm bảo công tác an ninh. Quy trình quản lý khách hàng thường bao gồm:

• Lập danh sách khách hàng trong thời điểm hiện tại cần được quản lý. 
• Thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng bao gồm giải quyết vấn đề, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận ý kiến đóng góp…
• Đón tiếp khi có khách hàng ghé thăm tòa nhà.
• Phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo trật tự cho tòa nhà.
• Trang trí tòa nhà theo yêu cầu của khách hàng
• Quản lý tài sản, quy trình vệ sinh của khách hàng
• Quản lý tác phong, thái độ của nhân viên tòa nhà đối với khách hàng
• Bảo trì và sửa chữa tài sản cho khách hàng

Dịch vụ lễ tân chăm sóc khách hàng của VISAHO

8. Công tác quản lý vận hành nhân sự tòa nhà

Nhằm mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất, nhân sự của tòa nhà cần được đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp. Các quy trình quản lý vận hành tòa nhà thường được triển khai như sau:

• Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp. 
• Phân bố và quản lý nguồn nhân sự hợp lý.
• Phối hợp giữa các bộ phận nhằm tối ưu hóa công tác quản lý. 

Công tác đào tạo nhân sự của VISAHO

9. Quy trình làm báo cáo

Các bộ phận quản lý cần báo cáo công tác quản lý tòa nhà một cách chi tiết theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý… Việc báo cáo này giúp chủ đầu tư, ban giám sát nắm được tình hình, từ đó có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Đặc biệt, việc báo cáo quy trình quản lý tòa nhà cần phải đảm bảo tính khách quan và trung thực. 

Việc báo cáo định kỳ giúp chủ đầu tư có biện pháp thay đổi kịp thời

10. Làm thế nào để thực hiện quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, hiệu quả?

Công tác quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi rất nhiều kỹ năng khác nhau của các bộ phận. Vì vậy, để triển khai quy trình vận hành tòa nhà một cách suôn sẻ là vô cùng khó khăn đối với các đơn vị, chủ đầu tư không chuyên. Do đó, hiện nay, hầu hết các chủ tòa đều lựa chọn sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà của các đơn vị chuyên nghiệp nhằm mang lại chất lượng tốt nhất trong công tác vận hành. 

VISAHO với cơ chế Shikumi cam kết mang đến cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời nhất

Một trong những gợi ý hàng đầu cho bạn là sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà của VISAHO. Công ty chúng tôi là doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam có bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn Nhật Bản. Bên cạnh đó, VISAHO cũng cam kết sẽ nỗ lực đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng qua dịch vụ chất lượng Nhật Bản. Bạn hãy liên hệ ngay hotline 024 3221 6336 để được các chuyên gia nước ngoài tại Visaho tư vấn chi tiết hơn nhé!

Trên đây là một số quy trình quản lý tòa nhà hiện nay mà VISAHO muốn chia sẻ đến bạn. Chúng tôi mong rằng bài viết sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích trong công tác vận hành tòa nhà. Và đồng thời bạn cũng đừng quên liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn nhé!

>>>> Bài viết liên quan: 

• Ban quản lý tòa nhà là gì? Chức năng, nhiệm vụ & sơ đồ quản lý
• Hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư chi tiết [Mẫu]