Quy trình quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp

Khi quy mô của các trung tâm thương mại ngày càng được mở rộng thì vấn đề quản lý trung tâm thương mại cũng được các doanh nghiệp/ chủ đầu tư quan tâm đến. Tuy nhiên, để công tác quản lý đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn cần xây dựng một quy trình quản lý chi tiết, đầy đủ. Chính vì vậy, hãy cùng tìm hiểu chi tiết và bài viết sau của Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản Visaho nhé!

>>>> Tìm Hiểu Ngay: Quản lý tòa nhà là gì? Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà cao cấp

1. Ban quản lý trung tâm thương mại là gì?

Ban quản lý trung tâm thương mại là một đơn vị thực hiện công tác quản lý và vận hành các hoạt động của trung tâm thương mại. Để có thể thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, bộ phận quản lý vận hành bất động sản này cần được Cục quản lý thị trường thông qua và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư của trung tâm thương mại. 

Ban quản lý trung tâm thương mại

>>>> Đọc Chi Tiết: Ban quản lý trung tâm thương mại là gì? Nhiệm vụ cụ thể

2. Quy trình quản lý trung tâm thương mại bao gồm những công việc gì?

2.1 Quản lý vận hành

Quản lý vận hành là công việc thường nhật diễn ra trong trung tâm thương mại. Cụ thể đơn vị quản lý TTTM phải làm các công việc như:

• Quản lý các thiết bị, cơ sở vật chất trong trung tâm thương mại như máy lạnh, thang máy, thiết bị âm thanh, điện, nước…
• Xây dựng cơ chế để vận hành trung tâm thương mại phù hợp
• Hỗ trợ, thiết kế phương án kinh doanh để tăng hiệu suất và doanh thu cho trung tâm thương mại
• Trong phạm vi thẩm quyền của mình, ban quản lý sẽ có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các các sự cố xảy ra. Trường hợp vụ việc nằm ngoài thẩm quyền, ban quản lý sẽ có trách nhiệm chuyển giao cho bộ phận có thẩm quyền để giải quyết.

Quản lý vận hành

>>>> Gợi Ý: Top 10 công ty quản lý tòa nhà

2.2 Quản lý hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị

Quản lý hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị là một hoạt động nhằm giảm thiểu các sự cố kỹ thuật có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của trung tâm thương mại. Các công việc trong quy trình quản lý này bao gồm:

• Tiến hành kiểm tra và sửa chữa đối với các sự cố phát sinh
• Bảo trì thiết bị bơm, lọc nước
• Kiểm tra các thiết bị máy lạnh, điều hòa
• Bảo trì tòa nhà, kiểm tra định kỳ đối với các thiết bị phòng cháy, chữa cháy
• Bảo trì thang máy
• Bảo trì tòa nhà trung tâm thương mại
• Kiểm tra hệ thống chiếu sáng

Quản lý hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị

>>>> Đăng Ký: Tư vấn kỹ thuật tòa nhà

2.3 Tiếp thị và cho thuê

Mục đích chính của các hoạt động tiếp thị và cho thuê là nhằm nâng cao giá trị, hình ảnh thương hiệu của trung tâm thương mại trên thị trường. Bên cạnh đó, hoạt động này còn có thể giúp doanh nghiệp khai thác triệt để các giá trị của trung tâm thương mại bằng cách:

• Tìm kiếm các khách hàng đang có mong muốn thuê mặt bằng tại trung tâm thương mại
• Hợp tác cùng bộ phận Marketing để xây dựng, triển khai, đánh giá kế hoạch tiếp thị, quảng cáo thương hiệu, truyền thông hình ảnh của trung tâm thương mại
• Giám sát các thông tin, tình trạng của mặt bằng tại trung tâm thương mại
• Hỗ trợ quá trình tư vấn, hướng dẫn sử dụng và bàn giao mặt bằng cho khách hàng
• Tham gia tư vấn, hỗ trợ về mặt thủ tục hành chính, pháp lý liên quan đến vấn đề ký kết, sử dụng mặt bằng

Tiếp thị và cho thuê

>>>> Xem Ngay: Mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà chi tiết

2.4 Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là một hoạt động rất cần thiết của quy trình quản lý trung tâm thương mại. Mục đích chính của hoạt động này nhằm thông báo cho chủ đầu tư về tình trạng kinh doanh và hỗ trợ xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp, hiệu quả hơn thông qua các công việc:

• Kiểm tra, thống kê các chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà, phí điện nước, thuê mặt bằng...
• Hỗ trợ thúc đẩy việc hoàn thành các khoản thu từ khách hàng một cách hiệu quả, lịch sự
• Thông báo cho chủ đầu tư tình hình tài chính theo từng kỳ
• Xây dựng kế hoạch để điều chỉnh nguồn ngân sách hàng năm
• Xây dựng chính sách để nâng cao doanh thu từ công việc kinh doanh mặt bằng trung tâm thương mại.

Quản lý tài chính 

2.5 Chăm sóc khách thuê mặt bằng, gian hàng

Để hướng tới mối quan hệ win - win giữa đôi bên, ban quản lý trung tâm thương mại cần thiết kế một chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp, chi tiết.

• Xây dựng các chính sách nhằm hỗ trợ các cửa hàng kinh doanh tại trung tâm thương mại
• Khẳng định, củng cố lòng tin của khách thuê mặt bằng, gian hàng bằng cách xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động
• Kịp thời thông tin đến khách hàng về các loại chi phí và tin tức quan trọng
• Kịp thời xử lý, phản hồi các khiếu nại từ khách hàng (nếu có)

>>>> Bạn Sẽ Cần: 10 kỹ năng chăm sóc khách hàng bất động sản hiệu quả

2.6 Quản lý an toàn, an ninh

Sự an toàn của khách hàng khi mua sắm tại trung tâm thương mại cũng là một trong những nhiệm vụ mà ban quản lý cần thực hiện. Do đó, ban quản lý cần triển khai các hoạt động sau để đảm bảo sự an toàn, an ninh của trung tâm thương mại:

• Giám sát sự ra, vào của khách hàng tại trung tâm thương mại
• Triển khai hệ thống các biển báo nhằm chỉ dẫn cho khách hàng khi mua sắm
• Quản lý, kiểm tra thường xuyên tình trạng hoạt động của hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera…
• Triển khai các hoạt động tuyển dụng cũng như đào tạo thường xuyên đội ngũ nhân sự, đảm bảo khả năng xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.

Quản lý an toàn, an ninh

>>>> Đọc Thêm: Bảo vệ trung tâm thương mại đảm nhận những nhiệm vụ gì?

2.7 Quản lý vệ sinh

Một trong những công việc cần thực hiện khi quản lý vận hành trung tâm thương mại chính là giữ cho môi trường của trung tâm thương mại được xanh - sạch - đẹp. Quy trình này sẽ bao gồm:

• Tiến hành triển khai các hoạt động nhằm giữ gìn vệ sinh các khu vực chung như hành lang, thang máy, lối đi…
• Kiểm tra, giám sát công việc thu gom, xử lý rác thải
• Thường xuyên tổ chức các hoạt động chăm sóc, cải tạo cảnh quan của trung tâm thương mại

Quản lý vệ sinh

>>>> Xem Chi Tiết: Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà tiêu chuẩn, chuyên nghiệp

2.8 Quản trị nhân sự tối ưu

Để duy trì các hoạt động của tòa nhà luôn trong một trạng thái ổn định thì nhân sự là một yếu tố không thể thiếu. Ngoài ra, ban quản lý phải giám sát, quản lý hiệu suất làm việc cũng như hiệu quả kinh doanh mà nhân viên đem lại. Bên cạnh đó, chủ đầu tư cũng cần xây dựng một chế độ thưởng, phạt nhân viên một cách hợp lý. 

Quản trị nhân sự tối ưu

>>>> Tham Khảo Chi Tiết: Hệ thống quản lý tòa nhà BMS là gì? Tìm hiểu chi tiết tính năng

3. Quy chế của Nhà nước về quản lý vận hành trung tâm thương mại

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2011/NĐ-CP, ban quản lý vận hành trung tâm thương mại sẽ thực hiện các công việc sau:

• Ban hành các nội quy để bảo đảm quyền lợi của khách hàng theo quy định của pháp luật
• Thực hiện hòa giải các tranh chấp giữa người bán và khách hàng
• Thiết kế các thiết bị đo lường tại trung tâm thương mại để người tiêu dùng có thể tự mình kiểm tra số lượng, khối lượng hàng hóa
• Theo dõi, kiểm tra tình trạng, số lượng và chất lượng hàng hóa
• Công bố đường dây nóng để tiếp nhận, giải quyết các khiếu nại của người tiêu dùng
• Định kỳ 6 tháng một lần kiểm tra, đo lường chất lượng, số lượng, nguồn gốc, an toàn vệ sinh thực phẩm của hàng hóa
• Giám sát để phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật ảnh hưởng đến quyền lợi của người tiêu dùng 
• Xử phạt các hành vi vi phạm trong nội quy

Quy định của Nhà nước về quản lý vận hành trung tâm thương mại

4. Vì sao chủ đầu tư nên thuê ban quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp?

Trung tâm thương mại là một nơi mua bán hàng hóa với quy mô lớn. Do đó, mỗi ngày sẽ có một khối lượng lớn các công việc cần phải được xử lý tại đây. Chính vì vậy, các chủ đầu tư nên thuê một ban quản lý tòa nhà chuyên nghiệp để thay mình vận hành trung tâm. Điều này sẽ đem lại cho chủ đầu tư một số lợi ích như:

• Giảm thiểu khối lượng công việc liên quan đến quản lý, vận hành trung tâm mà chủ đầu tư phải thực hiện. Từ đó, chủ đầu tư sẽ có thêm nhiều thời gian để thực hiện các hoạt động thúc đẩy kinh doanh khác.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ xây dựng một kế hoạch kinh doanh chi tiết, đầy đủ cho chủ đầu tư. Từ đó, chủ đầu tư sẽ có thể giảm thiểu chi phí cho những công việc không cần thiết và khắc phục các sự cố không đáng có.
• Nâng cao giá trị của trung tâm thương mại: Khi các hoạt động trong trung tâm thương mại được vận hành tốt, hiệu quả có thể tạo niềm tin, giá trị cao trong lòng khách hàng. Từ đó, vị thế của trung tâm trong thị trường sẽ được nâng cao nhiều hơn.
• Tạo mối quan hệ hợp tác bền vững: Thông qua những hoạt động quản lý, chăm sóc khách hàng, mối quan hệ giữa chủ đầu tư và khách thuê mặt bằng tại trung tâm thương mại sẽ được gắn kết và mở rộng hơn.
• Đảm bảo cơ sở vật chất:  Ban quản lý trung tâm thương mại sẽ luôn đảm bảo các cơ sở vật chất của trung tâm luôn trong tình trạng chất lượng và hoạt động một cách hiệu quả nhất. Thông qua đó, khách hàng sẽ được trải nghiệm các dịch vụ tốt và tiện lợi khi mua sắm

Ban quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp

5. Chi phí quản lý vận hành trung tâm thương mại

Chi phí để quản lý, vận hành trung tâm thương mại sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Vị trí, quy mô, diện tích, giá trị kinh doanh… Chính vì vậy, nếu bạn muốn nhận được báo giá chi tiết nhất cho chi phí quản lý, vận hành mô hình này, bạn có thể liên hệ với Visaho thông qua hotline 024 3221 6336.

Chi phí quản lý vận hành trung tâm thương mại

6. Kinh nghiệm quản lý trung tâm thương mại hiệu quả

Quản lý, vận hành trung tâm thương mại không phải là một công việc đơn giản mà đòi hỏi trình độ chuyên môn rất cao. Do đó, khi quản lý, vận hành mô hình này, bạn cần lưu ý một số vấn đề như:

• Đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự cho trung tâm thương mại
• Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ cho không gian chung để mang lại cho khách hàng sự thoải mái nhất
• Triển khai tăng cường các hoạt động chăm sóc khách hàng và quản lý nhân sự
• Bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, hệ thống kỹ thuật trong trung tâm thương mại
• Thực hiện các hoạt động marketing nhằm quảng bá hình ảnh của trung tâm thương mại
• Thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành trung tâm thương mại uy tín, chuyên nghiệp 

Cách để quản lý trung tâm thương mại đạt hiệu quả

7. Dịch vụ quản lý vận hành trung tâm thương mại của VISAHO

Mỗi ngày, các trung tâm thương mại phải xử lý một khối lượng lớn công việc liên quan đến khách hàng, doanh nghiệp thuê mặt bằng, kế hoạch kinh doanh. Do đó, giải pháp giúp quản lý vận hành trung tâm hiệu quả là nên thuê một đơn vị quản lý, vận hành chuyên nghiệp. 

Nếu bạn còn đang phân vân chưa biết nên lựa chọn công ty nào thì Visaho là một trong các công ty quản lý tòa nhà uy tín mà bạn nên tham khảo. Sở hữu những tiềm lực lớn mạnh từ tập đoàn mẹ Sankei Building Nhật Bản, Visaho sẽ đem đến cho bạn những trải nghiệm dịch vụ quản lý vận hành tuyệt vời nhất.

Ngoài ra, Visaho còn có nhiều thế mạnh như:

• Nằm trong Top 10 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chất lượng vàng khu vực Việt Nam và Asean năm 2019
• Là đơn vị duy nhất tại Việt Nam sở hữu bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ chuẩn Nhật Bản
• Vận dụng cơ chế Shikumi trong duy trì, đảm bảo chất lượng của các dịch vụ
• Đội ngũ chuyên gia từ nước ngoài chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ, giải quyết các yêu cầu đến từ khách hàng
• Visaho luôn cố gắng, nỗ lực từng ngày để hoàn thiện chất lượng dịch vụ, đem đến cho khách hàng những sản phẩm tiện ích, hiệu quả nhất

Dịch vụ quản lý vận hành trung tâm thương mại của VISAHO

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

Bài viết trên là tổng hợp các thông tin về quy trình quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp, hiệu quả nhất. Bạn hãy tham khảo để có thể đúc kết cho mình nhiều kinh nghiệm quản lý quí báu nhé! Và cũng đừng quên liên hệ ngay với VISAHO nếu bạn cần được tư vấn thêm về dịch vụ nhé!

>>>> Các Bài Viết Liên Quan:

• 7 Kinh nghiệm quản lý trung tâm thương mại giúp tăng doanh thu
• 6 kỹ năng quản lý toà nhà quan trọng cần phải có