6 kỹ năng quản lý tòa nhà quan trọng cần phải có

Kỹ năng quản lý tòa nhà là khả năng điều hành, thực hiện tốt các công việc trong chung cư, văn phòng cho thuê. Sở hữu các kỹ năng này sẽ giúp ban quản lý đảm bảo được an ninh và sự minh bạch của hoạt động của toà nhà. Bài viết dưới đây của Công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về các kỹ năng này. Hãy tham khảo nhé!

>>>> Có Thể Bạn Quan Tâm: Vai trò và công tác quản lý vận hành bất động sản

1. Quản lý tòa nhà chung cư cần phải thực hiện các công việc gì?

Vận hành tòa nhà chung cư là công việc nhằm đảm bảo cho những hoạt động của người dân sống tại đây được diễn ra bình thường. Nhìn chung, dịch vụ quản lý nhà chung cư bao gồm các công việc như: Quản lý an ninh, vệ sinh, hệ thống kỹ thuật, hành chính, khách hàng.

1.1 Quản lý an ninh

Quản lý an ninh là công tác giữ vững, duy trì và đảm bảo an toàn cho cư dân của chung cư. Quá trình này được thực hiện thông qua các công việc như:

• Kiểm tra người ra, vào chung cư
• Giám sát bãi giữ xe của chung cư
• Kiểm soát hành hóa được đưa ra, vào chung cư
• Tiến hành giải quyết và xử lý những mâu thuẫn …
• Quản lý không gian sinh hoạt cộng đồng chung cư,...

Quản lý an ninh

>>>> Đừng bỏ qua: Quy trình & cách quản lý toà nhà văn phòng hiệu quả

1.2 Quản lý vệ sinh

Vệ sinh là công tác không thể thiếu trong quá trình quản lý tòa nhà. Thông thường, hoạt động vệ sinh sẽ được thực hiện bằng các công việc như:

• Vệ sinh không gian chung của chung cư: Hành lang, sảnh, nhà vệ sinh công cộng, cầu thang….
• Chăm sóc cảnh quan của chung cư: Tưới nước, trồng cây, cắt tỉa cây cối…

Bên cạnh đó, để công tác quản lý vệ sinh diễn ra hiệu quả, đơn vị phụ trách sẽ lên một kế hoạch cụ thể thông qua khảo sát tình hình thực tế của chung cư. Từ đó, ban quản lý sẽ đưa ra các giải pháp và quy trình vệ sinh chi tiết cho tháng hoặc quý.

 Quản lý vệ sinh

>>>> Xem Tham Khảo: Dịch vụ quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp, uy tín

1.3 Quản lý bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật

Mục đích của việc quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật nhằm đảm bảo cho các nhu cầu sống của người dân tại chung cư được diễn ra bình thường. Các công việc này bao gồm:

• Khảo sát, đánh giá tình trạng hoạt động của các hệ thống kỹ thuật của chung cư
• Tiến hành khắc phục, sửa chữa các thiết bị, hệ thống bị lỗi, những sự cố trong quá trình vận hành của hệ thống kỹ thuật
• Lập kế hoạch để thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, hệ thống kỹ thuật của chung cư

Việc bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, hệ thống kỹ thuật thường xuyên sẽ góp phần làm tăng tuổi thọ cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng của chung cư. Ngoài ra, công tác bảo trì tòa nhà này còn giúp cho các chủ đầu tư tiết kiệm khá nhiều chi phí trong đầu tư, tái tạo hệ thống máy móc.

Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị kỹ thuật

>>>> Tìm Hiểu Ngay: Quy trình bảo trì tòa nhà và các biểu mẫu chuẩn, mới nhất 2022

1.4 Quản lý hành chính

Trong quy trình quản lý toà nhà chuyên nghiệp, bộ phận hành chính sẽ thực hiện các công việc như:

• Kiểm soát hồ sơ, tài liệu và các giấy tờ có liên quan của chung cư
• Tổng kết các báo cáo hoạt động định kỳ của chung cư
• Triển khai, xây dựng các kế hoạch tổng kết, báo cáo theo từng kỳ, tháng, quý
• Thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự, tìm kiếm ứng viên để đảm bảo nguồn nhân lực thực hiện các hoạt động trong chung cư
• Thực hiện việc liên hệ, làm việc với các đơn vị dịch vụ ngoài (nếu có).

Quản lý hành chính

>>>> Không Nên Bỏ Qua: Dịch vụ quản lý vận hành trường học chuyên nghiệp, hiện đại

1.5 Quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng là việc chăm sóc và giải quyết tất cả những yêu cầu, khiếu nại của khách hàng. Trong quá trình quản lý khách hàng bao gồm các công việc như:

• Kết hợp với các phương tiện truyền thông để tìm kiếm, đón tiếp khách hàng có nhu cầu thuê chung cư
• Quản lý các hợp đồng thuê chung cư bằng cách sử dụng các dịch vụ tư vấn pháp luật, soạn thảo, ký kết hợp đồng…
• Kịp thời đáp ứng và giải quyết các yêu cầu của khách hàng
• Làm việc với khách hàng theo quy trình chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, giải quyết triệt để các vướng mắc mà khách hàng đang gặp phải
• Thông tin kịp thời cho khách hàng những thông báo mới, thời hạn thu tiền của các dịch vụ định kỳ… thông qua công nghệ quản lý tòa nhà thông minh.

Quản lý khách hàng

2. Các kỹ năng quản lý tòa nhà chuyên nghiệp cần có

Quản lý tòa nhà chung cư là công việc đòi hỏi bạn phải sở hữu nhiều kỹ năng chuyên nghiệp và kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư. Dưới đây là một số kỹ năng mà ban quản lý toà nhà chuyên nghiệp cần có:

2.1 Kỹ năng tương tác

Ban quản lý cũng như chủ đầu tư chung cư là những người phải thường xuyên tiếp xúc, tương tác với những cư dân sinh sống tại tòa nhà. Chính vì vậy, đơn vị quản lý phải học được cách lắng nghe những nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng. Từ đó, ban quản lý mới có thể kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh trong tòa nhà và đem lại cho cư dân một môi trường sống thoải mái, tiện nghi nhất.

Kỹ năng tương tác

>>>> Xem Chi Tiết: Quản lý năng lượng trong toà nhà là gì? Chi tiết quy trình quản lý

2.2 Trách nhiệm

Khi một vấn đề phát sinh, công ty quản lý toà nhà sẽ là người sẽ đứng ra chịu trách nhiệm giải quyết. Chính vì vậy, đơn vị quản trị cần phải xác định rõ nhiệm vụ cũng như những việc mà họ phải làm để quản lý chung cư hiệu quả. Bên cạnh đó, kỹ năng trách nhiệm của ban quản lý còn được thể hiện qua những hành động như:

• Thể hiện được khả năng hoàn thành tốt công việc
• Luôn công bằng, “chí công vô tư” trong thực hiện công việc và giải quyết những vấn đề phát sinh
• Giữ vững thái độ tích cực trong mọi hoàn cảnh

Trách nhiệm

2.3 Kỹ năng tầm nhìn

Tầm nhìn là một trong những kỹ năng quan trọng trong quản lý, vận hành tòa nhà hiệu quả. Do đó, để có được một tầm nhìn tốt, ban quản lý và chủ đầu tư cần hiểu rõ về thị trường, tình hình xã hội cũng như thực trạng làm việc của các nhân viên trong chung cư. Từ đó, ban quản lý tòa nhà mới xây dựng, định hướng được cách hoạt động hiệu quả và tốt nhất cho chung cư.

 Kỹ năng tầm nhìn

2.4 Kỹ năng viết

Trong hoạt động quản lý chung cư, đôi lúc ban quản lý phải phải viết hoặc kiểm tra lại các đơn đề nghị, hợp đồng với những khách hàng lớn, các chính sách, thông báo gửi đến cư dân, nhà đầu tư.... Do đó, ban quản trị cần luyện tập được kỹ năng viết một cách rõ ràng, chính xác và súc tích để truyền tải được hết những thông điệp cũng như thu hút các khách hàng.

Kỹ năng viết

2.5 Giải quyết xung đột

Trong quá trình chung cư hoạt động sẽ không thể tránh khỏi những xung đột. Các xung đột này có thể phát sinh giữa khách thuê và ban quản lý, chủ đầu tư và khách hàng… Chính vì vậy, để đạt được các mục tiêu trong kinh doanh, hoạt động chung cư, ban quản trị cần rèn luyện kỹ năng dàn xếp, giải quyết các xung đột một cách lịch sự, văn minh và hài hòa nhất.

Giải quyết xung đột

2.6 Kỹ năng điều hành cuộc họp

Các cuộc họp của chung cư là nơi để định hướng, đưa ra các giải pháp hoạt động và lắng nghe những mong muốn của cư dân. Do đó, ban quản lý cần có kỹ năng điều hành, chủ trì và làm chủ tốt thời gian của các cuộc họp để đem lại hiệu quả cao cho quá trình hoạt động của chung cư.

Kỹ năng điều hành cuộc họp

Để công việc vận hành chung cư đạt hiệu quả cao nhất thì việc sở hữu những kỹ năng quản lý tòa nhà là điều rất cần thiết . Bên cạnh đó, bạn cũng có thể liên hệ với VISAHO để chúng tôi có thể giúp bạn thực hiện công tác vận hành, quản lý chung cư một cách tối ưu và tốt nhất nhé!

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336 

>>>> Tham Khảo Thêm: 

• Mẫu báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà mới nhất 2022
• 7 biểu mẫu kiểm tra vệ sinh hàng ngày cho tòa nhà, văn phòng