Mẫu báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà mới nhất 2022

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà là một trong những dữ liệu quan trọng cần thiết đối với chủ sở hữu cũng như các thành viên tham gia vào công tác quản lý tòa nhà. Bài viết hôm nay, Công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ đem đến cho bạn các mẫu báo cáo mới nhất năm 2022 và các nội dung chi tiết liên quan. Cùng tham khảo ngay nhé!

1. Báo cáo công tác vận hành tòa nhà là gì?

Việc vận hành, quản lý tòa nhà, chung cư chưa bao giờ là điều dễ dàng. Vì vậy, việc lập báo cáo công tác vận hành sẽ giúp chủ sở hữu cũng như ban quản lý nắm rõ về tình hình hoạt động của tòa nhà. Các vấn đề như tài chính, cơ sở hạ tầng, công nợ, cư dân... đều sẽ được liệt kê và phân tích một cách chi tiết trong mẫu báo cáo này. 

Thông qua báo cáo, ban quản lý toà nhà và chủ đầu tư sẽ có thể biết được các vấn đề sau:

• Tình hình hoạt động của mặt bằng chung tòa nhà
• Liệt kê chi tiết các lỗ hổng, những vấn đề đang gặp sự cố trong hạ tầng, đời sống cư dân…
• Đội ngũ tư vấn kỹ thuật tòa nhà sẽ đưa ra các giải pháp, kiến nghị thay đổi kịp thời giúp tòa nhà của bạn vận hành trơn tru.
• Đánh giá chính xác cơ chế hoạt động, công tác quản lý vận hành nhà chung cư của ban quản lý có hiệu quả hay không.
• Giải quyết các công nợ, các kiến nghị, mong muốn, phản ánh... của cư dân còn tồn đọng.

Báo cáo quản lý và vận hành tòa nhà, chung cư

>>>> Đừng Bỏ Lỡ: Vai trò và công tác quản lý vận hành bất động sản

2. Nội dung bản báo cáo công tác quản lý vận hành nhà chung cư, tòa nhà gồm những gì?

Bản báo cáo công tác quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư gồm rất nhiều nội dung liên quan đến nhiều lĩnh vực, vấn đề trong cơ chế hoạt động. Sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết đến bạn các thành phần cần có trong một bản báo cáo vận hành.

2.1 Báo cáo các khoản thu chi, lỗ lãi của tòa nhà

Đây là phần thống kê các khoản công nợ, danh mục đã chi trong thời gian vừa qua của tòa nhà. Qua đó, ban quản lý có thể so sánh và phân tích xem tòa nhà vận hành đang trong trạng thái thâm hụt vốn hay không. Từ đó, chủ đầu tư sẽ tìm ra lỗ hổng về tài chính và khắc phục kịp thời trước khi gặp sự cố về tiền bạc trong cơ chế quản lý toà nhà chung cư.

Thống kê tình trạng tài chính của tòa nhà thời gian vừa qua

>>>> Có Thể Bạn Quan Tâm: Dịch vụ quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp, uy tín

2.2 Tình hình thực hiện nghĩa vụ đóng thuế, tài chính đối với Nhà nước

Nghĩa vụ đóng thuế, tài chính đối với Nhà nước là vấn đề cần được ban quản lý quan tâm và theo dõi sát sao nếu không muốn tòa nhà bị rơi vào tình thế nợ thuế. Các hạng mục nộp thuế, thuế phí cũng như tiến độ hoàn thành và kỳ hạn thực hiện cũng phải được công khai minh bạch.

2.3 Báo cáo tình hình tài sản cố định

Bản báo cáo vận hành tòa nhà cũng cần lập và liệt kê các tài sản cố định đang có và hạng mục tăng, giảm theo thời gian trong giai đoạn tổng kết. Thông qua đó, ban quản lý dễ dàng nắm bắt được nguồn vốn thông qua tài sản khác ngoài tiền mặt.

Thống kê tình hình tài sản cố định có trong tòa nhà

>>>> Có Thể Bạn Quan Tâm: Dịch vụ quản lý vận hành trường học chuyên nghiệp, hiện đại

2.4 Tình hình nhân sự của tòa nhà

Công tác quản lý căn hộ cho thuê, nhà chung cư hay một tòa nhà không chỉ đơn giản là xây lên, bán hoặc cho thuê là xong. Trong đó, chủ sở hữu cần thuê nhân sự có chuyên ngành liên quan để làm việc trong quá trình quản lý tòa nhà. Báo cáo chỉ rõ số lượng nhân sự đang có, số lượng đã nghỉ,.. để vạch ra kế hoạch quản lý trong thời gian tới.

Thống kê tính hình, số lượng nhân sự của tòa nhà

>>>> Không Nên Bỏ Qua: Dịch vụ lễ tân tòa nhà chuyên nghiệp

2.5 Công tác vệ sinh tòa nhà

Vấn đề vệ sinh, môi trường luôn là vấn đề đáng quan tâm khi vận hành tòa nhà. Báo cáo vận hành tòa nhà cần liệt kê đầy đủ thời gian, tần suất, khu vực đã làm vệ sinh, chất lượng vệ sinh hay các vấn đề còn tồn động liên quan đến công tác này.

Báo cáo về công tác vệ sinh của tòa nhà

>>>> Bài Viết Liên Quan: Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà tiêu chuẩn

2.6 Hiện trạng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu trong công tác quản lý quản lý vận hành nhà chung cư. Vì vậy, báo cáo cần liệt kê rõ các danh mục hạ tầng đang có, tình trạng sử dụng, tình trạng bảo trì, hỏng hóc, các nơi cần nâng cấp, đầu tư… để từ đó ban quản lý toà nhà tiến hành lập danh sách và đề ra các giải pháp.

Hiện trạng cơ sở hạ tầng cần được trình bày công khai, minh bạch

2.7 Công tác bảo trì tòa nhà

Báo cáo cũng phải đưa ra các thông báo báo của ban quản lý tòa nhà về tình trạng và hoạt động bảo trì cơ sở. Bạn phải liệt kê, phân rõ thời gian kiểm tra các bộ phận nào, hiệu suất tiến hành, nơi nào cần bảo trì nhiều hơn,... để từ đó đưa ra các giải pháp và rút kinh nghiệm qua các dữ liệu mà báo cáo thống kê.

Báo cáo vận hành tòa nhà cần liệt kê rõ ràng các thiết bị cần bảo trì

>>>> Đăng Ký: Tư vấn bảo trì tòa nhà

2.8 Số lượng cư dân, khách hàng của tòa nhà

Số lượng dân cư, khách hàng đang thuê mặt bằng của tòa nhà cũng cần được chú trọng. Đây là yếu tố để xem xét xem ban quản lý tòa nhà có thành công hay không. Dữ liệu này cần được thống kê đầy đủ, không được bỏ sót một ai về số lượng dân sinh sống và khách hàng đang làm việc tại tòa nhà.

2.9 Kế hoạch hoạt động trong thời gian tới của tòa nhà

Nội dung về kế hoạch hoạt động trong thời gian tới trong bản báo cáo sẽ giúp ban quản lý nhận ra các lỗ hổng trong công tác vận hành từ đó rút kinh nghiệm từ các vấn đề xảy ra. Bên cạnh đó, báo cáo còn giúp lên kế hoạch và đề ra phương hướng phát triển, cải thiện quy trình quản lý toà nhà trong tương lai gần và xa sắp tới.

Bản báo cáo giúp ban quản lý đề ra phương hướng phát triển sắp tới

>>>> Đọc Thêm: Hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư chi tiết [Mẫu]

3. Yêu cầu đối với người lập báo cáo quản lý vận hành tòa nhà

Bản báo cáo công tác quản lý là một tài liệu quan trọng liên quan đến sự vận hành của tòa nhà. Vì vậy, người lập bản báo cáo phải có quyền hạn đủ lớn cũng như trình độ, kinh nghiệm lâu năm và phải hiểu rõ sát sao tình trạng của tòa nhà. 

• Trình độ: Người lập báo cáo cần am hiểu các vấn đề liên quan đến lĩnh vực quản lý hay vận hành tòa nhà. Từ đó, người lập báo cáo mới có thể đủ sức để phân tích số liệu, xác định vấn đề, tổng kết,...
• Kiến thức: Ngoài trình độ, người làm báo cáo cần nắm rõ các kiến thức thực tế liên quan đến tòa nhà mà họ đang quản lý. Qua đó, người xây dựng báo cáo mới có thể bám sát vấn đề và tình trạng thực tế tạo nên bản báo cáo chính xác nhất.
• Thái độ: Ngoài kiến thức và trình độ, người lập cần có thái độ trung thực, ngay thẳng để tạo nên một bản báo cáo công khai, minh bạch, đúng thực tế, không gian lận.
• Kỹ năng: Người làm báo cáo cần biết các kỹ năng như phân tích, tổng hợp, so sánh,.. dữ liệu hay từng hạng mục để tìm ra lỗ hổng cũng như các vấn đề khúc mắc chưa giải quyết.

Báo cáo công tác vận hành tòa nhà cần được thực hiện bởi người đủ trình độ chuyên môn

4. Những lưu ý khi lập bảng báo cáo công tác vận hành tòa nhà

Việc xây dựng bản báo cáo vận hành tòa nhà chưa bao giờ là dễ dàng bởi vì cần tập hợp và phân tích chi tiết một khối lượng thông tin khổng lồ. Nếu người xây dựng không cẩn thận thì bản báo cáo sẽ trở thành không có tác dụng khi không bám sát thực tế. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn có thể xây dựng một bản báo cáo công tác vận hành tòa nhà thành công:

• Thông tin, dữ liệu thu thập được phải chính xác, khách quan và bám sát thực tế trong khoảng thời gian khảo sát.
• Các hóa đơn, chứng từ, giấy tờ liên quan đến thu, chi, thuế,.. cần công khai, minh bạch và đính kèm với báo cáo.
• Các dữ liệu liên quan đến nhân sự, số lượng dân cư, khách hàng cần tiến hành thống kê chi tiết với các tài liệu đính kèm như thông tin liên hệ, nơi ở… để tra cứu và xác minh.

Các lưu ý khi lập bảng báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà

5. Tổng hợp mẫu báo cáo công tác quản lý tòa nhà

Vừa rồi, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn các vấn đề liên quan đến nội dung cần có trong bản báo cáo. Sau đây, bài viết sẽ giới thiệu đến bạn các mẫu báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà được nhiều người sử dụng, phổ biến và mới nhất năm 2022.

Mẫu báo cáo công tác quản lý tòa nhà

Tải Mẫu báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà tại đây.

Mẫu bản báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà năm 2022

Tải Mẫu báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà mới nhất năm 2022 tại đây.

Trên đây là toàn bộ thông tin mà VISAHO muốn chia sẻ đến bạn về báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà cũng như mẫu báo cáo mới nhất năm 2022. Hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích đến bạn trong lĩnh vực vận hành và quản lý tòa nhà. Nếu bạn còn thắc mắc gì về công tác quản lý tòa nhà thì hãy liên hệ với chúng tôi qua cách thức bên dưới nhé!

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

>>>> Click Xem Thêm: 

• 6 kỹ năng quản lý toà nhà quan trọng cần phải có
• 7 biểu mẫu kiểm tra vệ sinh hàng ngày cho tòa nhà, văn phòng