Mẫu quy chế quản lý tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn

Bạn đang muốn tìm hiểu thông tin về mẫu quy chế quản lý tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn? Bài viết dưới đây Công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ chia sẻ mẫu quy chế quản lý tòa nhà văn phòng và các lưu ý khi xây dựng nội quy. Hãy cùng theo dõi ngay nhé!

1. Quy định quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là gì?

Quy định về quản lý vận hành bất động sản đối với tòa nhà văn phòng là hệ thống các nội quy liên quan đến hoạt động của tòa nhà. Các quy định này sẽ bao gồm các nội dung như sau:

• Đảm bảo an ninh trật tự và sự an toàn của tòa nhà cũng như sự an toàn của người dân.
• Quy định về việc giữ gìn vệ sinh chung cho tòa nhà.
• Bảo trì tòa nhà định kỳ nhằm hạn chế các rủi ro xảy ra trong quá trình quản lý vận hành.
• Quy định về việc cho thuê hoặc sử dụng văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng.
• Quy định về chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng.

Quy định về quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đảm bảo cho tòa nhà hoạt động hiệu quả hơn

2. Mục đích của việc xây dựng quy chế quản lý tòa nhà văn phòng

Quy chế quản lý vận hành tòa nhà văn phòng thường được công khai minh bạch để người dân trong tòa nhà có thể nắm các nội quy này và tuân theo. Tất cả các quy chế này đều hướng tới lợi ích của cá nhân, doanh nghiệp cho thuê văn phòng và cơ quan quản lý, chủ đầu tư.

• Đối với cá nhân, doanh nghiệp cho thuê văn phòng: Quy chế quản lý tòa nhà văn phòng giúp cá nhân, doanh nghiệp xây dựng một môi trường quản lý nghiêm chỉnh và tạo nên sự chuyên nghiệp, uy tín của đơn vị cho thuê.
• Đối với cơ quan quản lý, chủ đầu tư: Quy chế có vai trò định hướng cho các hoạt động quản lý vận hành tòa nhà văn phòng. Bên cạnh đó, đây cũng là căn cứ để truy cứu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà.

Mục đích xây dựng quy chế quản lý tòa nhà văn phòng

3. Mẫu nội quy, quy chế quản lý tòa nhà văn phòng

Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng sẽ bao gồm các nội dung sau đây:

3.1 Thời gian làm việc

Thời gian làm việc được quy định trong quy chế quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là 8 tiếng/ngày từ thứ 2 đến thứ 7 trong các khung thời gian sau:

• Buổi sáng: Từ 7h40 đến 11h45
• Buổi chiều: Từ 13h30 đến 17h20

Thời gian làm việc được quy định cụ thể trong quy chế quản lý tòa nhà

3.2 Vấn đề vệ sinh

Để đảm bảo vấn đề vệ sinh chung của tòa nhà văn phòng, các đơn vị quản lý và khách hàng, cư dân cần tuân thủ quy định sau:

• Cấm xả rác, vứt các chất thải độc hại bừa bãi, gây ô nhiễm môi trường.
• Cấm ném tất cả các vật thể ra ban công hoặc ném từ trên các tầng cao xuống khu vực cầu thang, lan can,…
• Không được viết, vẽ lên bàn, ghế, tường hoặc các cơ sở vật chất chung của tòa nhà.
• Vui lòng không mang thức ăn, nước uống vào khu vực làm việc và vứt rác đúng nơi quy định.

Đảm bảo vấn đề vệ sinh của tòa nhà văn phòng

>>>> Đọc Chi Tiết: Quy trình vệ sinh văn phòng sạch đúng chuẩn mà bạn nên biết

3.3 Tác phong và ý thức 

Để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, các đơn vị sử dụng tòa nhà cần tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định về tác phong và ý thức bên dưới:

• Luôn giữ gìn trật tự, hạn chế các tiếng ồn tại văn phòng.
• Chỉ cho phép hút thuốc tại các khu vực dành riêng, không được hút thuốc trong tòa nhà văn phòng.
• Không phá hoại cây cối trong khuôn viên chung của tòa nhà.
• Không đặt hàng hóa hoặc vật dụng tại khu vực hành lang, cầu thang, thang máy… làm cản trở việc di chuyển của mọi người.
• Vui lòng sắp xếp bàn làm việc gọn gàng trước khi tan ca.

Tác phong và ý thức là yếu tố quan trọng góp phần xây dựng hình ảnh tòa nhà văn phòng

>>>> Nội Dung Liên Quan: 14 văn hóa làm việc của người Nhật mà người Việt nên học hỏi

3.4 Hành động bị cấm trong tòa nhà

Đặc biệt, đơn vị sử dụng tòa nhà cần lưu ý các hành động bị cấm như:

• Mua bán, tàng trữ, sử dụng các chất kích thích, chất cấm, chất dễ cháy nổ, chất độc hại,... gây nguy hại cho sự an toàn của cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà.
• Các hoạt động mại dâm, cờ bạc,... trái pháp luật.

Ban quản lý cần quy định thật chi tiết về các hành vi bị cấm trong tòa nhà văn phòng

3.5 Quy chế về an ninh tòa nhà

Các cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà phải tuân thủ các quy chế về an ninh tòa nhà để đảm bảo sự an toàn chung cho tất cả mọi người:

• Tuân thủ các quy định về phòng chống cháy nổi khi gặp các sự cố về điện.
• Không mang các chất độc hại, chất dễ gây cháy nổ, vũ khí vào khu vực văn phòng.
• Cấm sử dụng lửa đun nấu trong tòa nhà văn phòng.
• Tham gia các buổi tập huấn, diễn tập để phát triển kỹ năng phản ứng nhanh với các  sự cố xảy ra.
• Đặt các dụng cụ hỗ trợ phòng cháy chữa cháy ở những nơi dễ nhìn thấy, không được tự ý sử dụng các dụng cụ này với mục đích riêng.
• Kiểm tra toàn bộ hệ thống điện trước khi tan làm để tránh các sự cố xảy ra.
• Không đặt các vật dụng tại lối thoát hiểm, thang bộ,...
• Cấm các hành vi xích mích, đánh nhau, trộm cắp,... trong phạm vi của tòa nhà văn phòng.

Quy chế quản lý tòa nhà về an ninh

>>>> Không Nên Bỏ Qua: Phương án bảo vệ toà nhà chung cư, văn phòng hiệu quả

3.6 Nội quy quản lý tài sản

Nội quy quản lý cơ sở vật chất văn phòng được quy định chung cho tất cả các cá nhân, doanh nghiệp thuê văn phòng và ban quản lý tòa nhà:

• Đỗ xe đúng nơi quy định theo sự hướng dẫn của bảo vệ và tự bảo quản các tư trang cá nhân.
• Không vận chuyển các chất độc hại, chất dễ cháy nổ.
• Tài sản cá nhân nên được cất trong tủ khóa. Cơ quan quản lý tòa nhà và chủ đầu tư không chịu trách nhiệm cho các trường hợp bị mất hoặc bị thất lạc các tài sản riêng tư này.
• Cấm phá hoại các cơ sở vật chất trong tòa nhà.
• Sử dụng đúng chức năng của các thiết bị và tắt khi không sử dụng để tránh lãng phí.
• Không ra vào các khu vực không phận sự.
• Không sử dụng tài sản cá nhân của người khác mà chưa xin phép.
• Không được sử dụng thang vận chuyển người thay cho thang hàng để vận chuyển hàng hóa.
• Báo cho ban quản lý tòa nhà nếu vô tình làm hư hỏng cơ sở vật chất để kịp thời xử lý.

Tuân thủ các nội quy về quản lý tài sản

3.7 Nội quy về việc sửa chữa, thay đổi hoặc lắp đặt thêm thiết bị tại văn phòng

Đối với thiết bị tại văn phòng, đơn vị sử dụng tòa nhà cần tuân thủ các nội quy sau đây:

• Không tự ý thay đổi mục đích sử dụng, làm hư hỏng các thiết bị tại văn phòng.
• Nếu thiết bị văn phòng bị hư hỏng thì cá nhân, tổ chức thuê tòa nhà có quyền sửa chữa, thay đổi hoặc lắp đặt thêm, miễn là không gây ảnh hưởng đến các thiết bị hoặc các đơn vị thuê văn phòng khác. 
• Trong trường hợp sự thay đổi có ảnh hưởng đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật chung của tòa nhà thì phải xin cấp phép thực hiện.

Tuân thủ các quy định về sửa chữa, thay đổi hoặc lắp đặt thêm thiết bị tại văn phòng

>>>> Tham Khảo Chi Tiết: Dịch vụ tư vấn kỹ thuật tòa nhà

3.8 Quản lý, sử dụng khu vực công cộng

Khu vực công cộng là không gian chung cho mọi đối tượng trong tòa nhà văn phòng. Tất cả cá nhân, tổ chức tại tòa nhà văn phòng phải tuân theo những quy định cụ thể như sau:

• Giữ gìn, bảo quản và sử dụng đúng mục đích của khu vực công cộng. Nếu khu vực này gặp sự cố hoặc bị hư hỏng thì đơn vị sử dụng phải sửa chữa và thanh toán các khoản phí theo quy định.
• Không tự ý nối điện, nước hoặc gây ô nhiễm môi trường ở khu vực công cộng.
• Đặt hàng hóa, vật dụng đúng nơi quy định, không đặt tại khu vực hành lang, cầu thang… gây khó khăn trong việc di chuyển.
• Không sử dụng khu vực công cộng cho mục đích riêng.

Khu vực công cộng để nghỉ ngơi của tòa nhà văn phòng

3.9 Nội quy về phòng cháy chữa cháy

Để đảm bảo cho sự an toàn của con người cũng như tài sản, quy chế quản lý tòa nhà văn phòng cần phải đặt ra các nội quy về phòng cháy chữa cháy như sau:

• Nhân viên phải tham gia đầy đủ các buổi tập huấn do ban quản lý tòa nhà tổ chức.
• Cấm hút thuốc, tàng trữ và sử dụng các chất cháy nổ. Trong trường hợp cần sử dụng các vật dụng này thì phải đăng ký và tuân theo sự hướng dẫn của ban quản lý tòa nhà.
• Hạn chế các sự cố về điện.
• Không đặt các vật dụng chặn lối đi hoặc lối thoát hiểm.
• Tắt tất cả các thiết bị điện và khóa cửa cẩn thận khi tan làm.
• Khi phát hiện có cháy nổ thì cần hô to cảnh báo mọi người và kích hoạt hệ thống báo cháy khẩn cấp.

Nhân viên tòa nhà phải tham gia đầy đủ các buổi tập huấn do ban quản lý tổ chức

3.10 Nội quy về việc gửi xe tại tòa nhà

Tất cả phương tiện di chuyển của cá nhân, tổ chức khi gửi tại tòa nhà phải được tuân theo các quy định sau:

• Các quy định chung:

  • Để xe đúng nơi quy định theo sự hướng dẫn của bảo vệ. Nhân viên bắt buộc phải đăng ký biển số để ban quản lý tòa nhà có thể kiểm soát việc ra vào dễ dàng hơn.
  • Không sửa xe, tạo tiếng ồn, chạy quá tốc độ quy định của bãi gửi xe.
  • Chủ sở hữu phương tiện nhận vé xe khi vào và trả vé xe khi ra. Nếu làm mất vé xe thì phải xuất trình giấy tờ, lập biên bản và bồi thường theo quy định của ban quản lý.
  • Chủ sở hữu phương tiện tự bảo quản các tư trang cá nhân.
  • Ban quản lý không chịu trách nhiệm đối với các trường hợp hư hỏng hoặc gặp tai nạn do gửi xe không đúng quy định hoặc bị mất hay không có vé xe.

• Quy định riêng đối với xe máy và xe ô tô:

  • Nhân viên khi làm việc tại tòa nhà phải gửi xe đúng nơi quy định.
  • Xe của khách hàng cần đăng ký thông tin, lấy vé xe và dùng để xe theo sự hướng dẫn của bảo vệ tòa nhà.

Các quy định về việc gửi xe trong tòa nhà

>>>> Click Xem Ngay: Cách quản lý bãi giữ xe thông minh, an toàn

3.11 Quy định về quản lý và sử dụng chìa khoá dự phòng

Chìa khóa dự phòng được sử dụng cho các tình huống phát sinh trong quá trình quản lý tòa nhà. Các quy định về quản lý và sử dụng chìa khóa dự phòng bao gồm các nội dung cụ thể như sau:

• Cá nhân, tổ chức, bộ phận trong tòa nhà văn phòng cần đăng ký thông tin người phụ trách giữ chìa khóa dự phòng với ban quản lý tòa nhà. Nếu thay đổi người thì phải báo lại cho ban quản lý.
• Người yêu cầu mở cửa bằng chìa khóa dự phòng phải ký xác nhận thời gian, lý do sử dụng và bàn giao lại cho ban quản lý sau khi sử dụng xong.
• Ban quản lý phải kiểm soát chặt chẽ thời gian và mục đích của các trường hợp sử dụng chìa khóa dự phòng mở cửa.

Ban quản lý cần kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng chìa khóa dự phòng

4. Lưu ý khi xây dựng nội quy quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

4.1 Yêu cầu đối với người xây dựng quy chế

Người xây dựng quy chế, quy định quản lý tòa nhà văn phòng phải có chứng chỉ quản lý vận hành tòa nhà do Bộ xây dựng cấp. Bên cạnh đó, người xây dựng quy chế phải nắm rõ các quy định của pháp luật và luôn công bằng, minh bạch, đề cao sự an toàn của con người, tài sản khi quản lý vận hành tòa nhà văn phòng.

Lưu ý đối với người xây dựng quy chế quản lý tòa nhà

4.2 Tiêu chí xây dựng nội quy đạt chuẩn

Các tiêu chí cần lưu ý để xây dựng nội quy quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đạt chuẩn:

• Công bằng, minh bạch, nêu rõ quyền và nghĩa vụ của cá nhân, doanh nghiệp sử dụng văn phòng và ban quản lý tòa nhà.
• Các quy định nên tập trung bảo đảm an toàn cho người sử dụng trước, sau đó là  bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất,…

4.3 Về việc thay đổi nội dung quy chế

Quy chế quản lý tòa nhà văn phòng có thể thay đổi nội dung cho phù hợp với tình trạng hoặc mục đích quản lý vận hành tòa nhà. Sau khi bổ sung và sửa đổi nội dung quy chế, ban quản lý tòa nhà phải thông báo đến tất cả các cá nhân, tổ chức trong tòa nhà bằng email, văn bản hoặc dán quy chế tại bảng tin.

Thay đổi nội dung quy chế cần phù hợp với tình trạng hiện tại của tòa nhà

5. Làm thế nào để đảm bảo thực hiện nội quy quản lý tòa nhà hiệu quả?

Để đảm bảo việc thực hiện nội quy quản lý tòa nhà được hiệu quả, ban quản lý nên thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn để các cá nhân, tổ chức tham gia nắm rõ và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định. Ngoài ra, ban quản lý cần giám sát chặt chẽ việc thực hiện quy chế để kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp vi phạm nội quy. 

Ban quản lý cần giám sát chặt chẽ tòa nhà để đảm bảo quản lý hiệu quả

Các chủ tòa nhà nên thuê các công ty quản lý tòa nhà văn phòng cao cấp, chuyên nghiệp và uy tín thực hiện nhiệm vụ giám sát quá trình sử dụng văn phòng của khách thuê. Bạn có thể liên hệ cho VISAHO qua số điện thoại 024 3221 6336 để được nhân viên báo giá và cung cấp thông tin chi tiết nhất về dịch vụ quản lý tòa nhà của chúng tôi.

Quy chế quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn sẽ giúp việc quản lý vận hành đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Để tìm hiểu thêm thông tin hoặc nhận tư vấn kỹ lưỡng hơn về các dịch vụ quản lý tòa nhà, bạn hãy liên hệ với VISAHO qua thông tin bên dưới để được hỗ trợ nhé!

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

>>>> Xem thêm: 

• 6 mẫu hợp đồng thuê văn phòng và những điều cần chú ý
• Cách chăm sóc cây cảnh văn phòng đúng, tạo không gian xanh