Phương án bảo vệ toà nhà chung cư, văn phòng tối ưu nhất

Phương án bảo vệ tòa nhà chính là một trong các tiêu chí hàng đầu mà khách hàng theo dõi để đánh giá chất lượng dịch vụ của một tòa nhà. Vậy làm thế nào để xây dựng một phương án bảo vệ hoàn chỉnh, chi tiết? Hãy cùng Đơn vị quản lý toà nhà Nhật Bản Visaho khám phá qua bài viết dưới đây nhé!

1. Phương án bảo vệ tòa nhà là gì? Mục đích khi xây dựng phương án bảo vệ?

Phương án bảo vệ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tiến trình đảm bảo an ninh, trật tự cho chung cư và văn phòng cho thuê. Dựa vào phương án này, đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ đánh giá được tình hình thực tế trong chung cư, văn phòng cho thuê để từ đó thiết lập kế hoạch bảo vệ và phân bổ nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban liên quan. 

Phương án bảo vệ tòa nhà là gì?

Đặc biệt, nội dung phương án bảo vệ cho tòa nhà cũng chuẩn bị trước cho một số tình huống khẩn cấp và cách xử lý cụ thể nhằm tránh gây hoang mang, hoảng loạn. Từ đó, ban quản lý vận hành bất động sản tòa nhà cần phải dự trù các giải pháp xử lý, tập huấn và phổ biến đầy đủ thông tin trong đội ngũ lực lượng bảo vệ.

>>>> Tìm Hiểu Ngay: Quy trình & cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả

2. Một phương án bảo vệ tòa nhà đạt chuẩn có các yêu cầu gì?

Một phương án bảo vệ tòa nhà chung cư đạt chuẩn chất lượng phải thỏa mãn được các yêu cầu sau:

• Phương án phải được xây dựng dựa trên kiến trúc thực tế bởi đội ngũ tư vấn kỹ thuật tòa nhà chung cư, văn phòng cho thuê (quy mô, địa điểm đặt toà nhà, tình trạng giao thông, hệ thống kỹ thuật…).
• Đảm bảo có thể kiểm soát tuyệt đối lượng người ra/vào tòa nhà.
• Phải thích hợp với nội quy, thời gian và quy trình vận hành, cũng như văn hoá của tòa nhà.
• Thoả mãn được các đề xuất, yêu cầu từ ban lãnh đạo toà nhà và chủ sở hữu.
• Lên danh sách dự trù các sự cố, rủi ro có thể xảy ra bất ngờ trong tòa nhà. Từ đó, ban quản lý chung cư, toà nhà văn phòng sẽ tiến hành thiết lập phương án đối phó và làm cơ sở để đào tạo, huấn luyện đội ngũ bảo vệ xử lý kịp thời bất cứ tình huống nào.

Lên phương án bảo vệ tòa nhà đạt chuẩn

>>>> Đọc Thêm: Dịch vụ quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp, uy tín

3. Phương án bảo vệ tòa nhà gồm có các vị trí bảo vệ nào?

Vì có quy mô rộng lớn nên việc đảm bảo an ninh tuyệt đối cho tòa nhà là vô cùng khó. Do đó, việc xây dựng phương án bảo vệ toà nhà sẽ giúp cho lực lượng bảo vệ hiểu chi tiết, kỹ càng nhiệm vụ cụ thể tại từng vị trí như:

• Bố trí bảo vệ tại sảnh chính tòa nhà.
• Vị trí điều khiển hệ thống quản lý bãi giữ xe ra/vào hằng ngày.
• Sắp xếp bảo vệ thường xuyên đi tuần tra, phân luồng giao thông vào những giờ cao điểm, quan sát và sắp xếp xe trong hầm giữ xe.
• Vị trí giám sát, quản lý nhà thầu thi công.
• Phân bổ bảo vệ tuần tra lõi tòa nhà.
• Sắp xếp bảo vệ luôn túc trực tại phòng vận hành trung tâm, xử lý tín hiệu báo cháy.
• Tuyển chọn kỹ càng Ca trưởng và Chỉ huy trưởng đội bảo vệ đang thực hiện nhiệm vụ trong tòa nhà.

Phân bổ nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí trong toà nhà

>>>> Click Xem Ngay: Dịch vụ quản lý vận hành trường học chuyên nghiệp, hiện đại

4. Cách xây dựng một phương án bảo vệ hiệu quả, tối ưu nhất

4.1 Đánh giá tình hình của mục tiêu cần bảo vệ

Trên thực tế, để có được một bản phương án bảo vệ tòa nhà văn phòng cho thuê hoàn chỉnh thì người lên phương án cần phải quan sát, cân nhắc tình hình thực tế của các yếu tố sau:

• Đánh giá vị trí địa lý của toà nhà cần bảo vệ

Trước khi lên phương án bảo vệ, người lên kế hoạch phải tiến hành đo đạc về diện tích tọa lạc của toà nhà, thu thập thông tin về khí hậu và địa hình bao quanh.

• Đánh giá về quy mô của tòa nhà

Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý bảo vệ sẽ tiến hành đo đạc và thống kê diện tích của các khu vực mà đội bảo vệ làm nhiệm vụ. Bên cạnh đó, người xây dựng phương án lên danh sách số lượng người dân để ước lượng được các loại tài sản thực tế, các loại máy móc cần giám sát, thống kế lượng người ra vào tòa nhà mỗi ngày.

• Đánh giá về kiến trúc, công việc mà tòa nhà đang vận hành

Đơn vị lên phương án đề xuất lên ban lãnh đạo cung cấp bản vẽ cấu trúc tòa nhà, nhằm tiến hành đánh giá thực trạng của cơ sở hạ tầng như tường, hàng rào xung quanh khuôn viên, hệ thống đèn, điện, hệ thống camera theo dõi…

• Đánh giá thực trạng an ninh trong nội bộ doanh nghiệp

Đơn vị lên phương án sẽ tiến hành tìm hiểu về văn hoá và môi trường trong tòa nhà, đồng thời thu thập thông về tình hình an ninh, tội phạm xung quanh thuộc trạng thái an toàn hay không. Đặc biệt, người lên phương án bảo vệ toà nhà cần phải nắm rõ các phòng ban, thành phần cán bộ và công nhân viên đang làm việc trong tòa nhà.

• Tổng hợp thông tin xung quanh có liên quan

Ngoài những thông tin trong toà nhà, người lên phương án cần phải hiểu rõ về mối quan hệ giữa ban lãnh đạo toà nhà với cơ quan nhà nước. Đặc biệt, người xây dựng phương án bảo vệ cũng phải chú ý đến những yêu cầu của chủ toà nhà đặt ra.

Đánh giá tình hình toà nhà cần bảo vệ

>>>> Tìm Hiểu Về: Tính năng của hệ thống quản lý tòa nhà BMS

4.2 Nội dung của phương án bảo vệ tòa nhà

Có thể khẳng định, đây là phần đóng vai trò cốt lõi trong phương án bảo vệ tòa nhà. Nội dung của phương án này cần trình bày chi tiết về nhiệm vụ được phân bổ tại từng vị trí, đồng thời diễn giải nguyên tắc quản lý đội ngũ bảo vệ. Người lên nội dung phương án cần phải lưu ý rằng nội dung trong phương án nên trình theo các tiêu chí dưới đây để người đọc dễ hiểu và nắm chắc thông tin.

4.2.1 Thời gian và bố trí nhân lực

Hai yếu tố đầu tiên mà người lên phương án bảo vệ tòa nhà chung cư cần phải cân nhắc, phân bổ hợp lý đó là thời gian làm việc và nhân lực.  

• Thời gian làm việc: Sắp xếp và liệt kê rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của các ca khác nhau, khung thời gian giao ca, khoảng thời gian nghỉ ngơi và thời gian đi tuần tra, giám sát.
• Bố trí nhân lực: Diễn giải chi tiết vị trí cần phân bổ lực lượng bảo vệ và số lượng cụ thể cho mỗi khu vực. Nội dung phần này cũng cần phân bổ hợp lý số lượng bảo vệ trong mỗi ca làm việc, đặc biệt là ca đêm.

Bố trí thời gian và nhân lực trong nội dung phương án bảo vệ

>>>> Xem Chi Tiết: Giải pháp công nghệ quản lý tòa nhà

4.2.2 Nhiệm vụ của từng khu vực

Người xây dựng nội dung phương án bảo vệ trong công tác quản lý vận hành tòa nhà phải hiểu rằng mỗi khu vực trong tòa nhà cần phải sắp xếp nhân viên bảo vệ theo những yêu cầu khác nhau. Trong đó, tại các vị trí quan trọng của tòa nhà luôn phải có bảo vệ túc trực thì phần lớn thực hiện các nhiệm vụ như sau:

• Thứ nhất, khu vực nhà xe của khách hàng, toàn bộ nhân viên đang làm việc trong tòa nhà.

  • Sắp xếp và tổ chức khu vực nhà xe một cách khoa học, gọn gàng.
  • Luôn theo dõi và giám sát sự an toàn của tất cả phương tiện.
  • Không được để xảy ra bất kì tình huống nhầm lẫn xe trong quá trình xe ra/vào bãi.

• Thứ hai, vị trí văn phòng trong tòa nhà

  • Tuân thủ nghiêm nội quy do ban lãnh đạo toà nhà đặt ra.
  • Luôn ở tư thế sẵn sàng đối phó với các tình huống bất ngờ, khẩn cấp.
  • Đảm bảo an ninh trật tự trong và xung quanh khu vực văn phòng.

• Thứ ba, khu vực kho chứa hàng hoá

  • Kiểm kê, giám sát lượng hàng hoá và giấy tờ xuất/nhập kho mỗi ngày.
  • Đảm bảo môi trường tiêu chuẩn, thắt chặt an ninh nhà kho để lưu trữ hàng hoá an toàn, tránh xảy ra thất thoát.

Nhiệm vụ của lực lượng bảo vệ tại từng khu vực

Kiểm tra nhân viên và khách ra/vào tòa nhà

>>>> Đăng Ký: Tư vấn bảo trì tòa nhà

4.2.3 Nhiệm vụ đối với từng vị trí

Đội ngũ lên phương án bảo vệ sẽ tiến hành thiết lập nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng vị trí trong toà nhà. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính cần được diễn giải trong phương án:

• Các nhiệm vụ nhằm đảm bảo trật tự, an ninh trong và ngoài tòa nhà:

  • Xây dựng hệ thống quản lý an ninh tòa nhà chặt chẽ, khoa học
  • Túc trực tại cửa tòa nhà, chịu trách nhiệm đóng-mở cửa và phải giữ cửa luôn luôn đóng. Đặc biệt, nhân viên chỉ mở cửa khi có khách hàng, lãnh đạo, nhân viên trong toà nhà đến.
  • Luôn giữ thái độ hoà nhã, lịch sự, tôn trọng, nhiệt tình với bất cứ ai đến công ty.
  • Khi có người đến tòa nhà, nhân viên gác cổng cần hướng dẫn liên hệ với người phụ trách theo quy trình, ghi chép và lưu trữ đầy đủ thông tin.
  • Tuyệt đối không tiếp đón người lạ đến toà nhà vào lúc ban đêm.
  • Ghi nhớ mở hệ thống đèn chiếu sáng vào đúng khung giờ buổi tối để thuận tiện cho việc theo dõi, giám sát. Tuy nhiên, vào lúc trời sáng, nhân viên tuần tra phải có trách nhiệm đi tắt các thiết bị đèn.

• Nhiệm vụ thực hiện việc phòng cháy chữa cháy (PCCC):

  • Thường xuyên theo dõi, kiểm tra hệ thống điện và tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy trong tòa nhà.
  • Chịu trách nhiệm trực tiếp chữa cháy hoặc lãnh đạo chữa cháy khi có cháy nổ xảy ra.
  • Ngăn chặn việc mang các vật dễ phát sinh cháy nổ vào toà nhà, hung khí và vũ khí vào khuôn viên công ty, doanh nghiệp.
  • Thực hiện kiểm tra và báo cáo hàng tuần về hệ thống phòng cháy chữa cháy từ đó viết báo cáo đề xuất và yêu cầu bổ sung hoặc thay thế thiết bị, bảo trì hệ thống PCCC nếu cần.

• Nhiệm vụ tuân thủ quy định, nội quy tòa nhà

  • Giám sát và theo dõi thời gian đi làm của nhân viên trong tòa nhà theo chỉ đạo và yêu cầu của ban giám đốc.
  • Theo dõi và nhắc nhở các trường hợp không tuân thủ nội quy quản lý nhà chung cư như: không đeo thẻ, bảng tên, đồng phục không đúng quy định,...

Huấn luyện công tác phòng cháy chữa cháy cho lực lượng bảo vệ

5. Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ tòa nhà

Trên thực tế, để thực hiện hoàn chỉnh nhiệm vụ trong phương án bảo vệ toà nhà thì đội ngũ lực lượng bảo vệ phải được đào tạo không chỉ về chuyên môn mà còn phải liên tục trau dồi nghiệp vụ, cũng như phong cách giao tiếp. Hơn hết, đội ngũ bảo vệ cần phải được trang bị các kiến thức, kỹ năng dưới đây:

• Trang bị đầy đủ kiến thức về pháp luật.
• Có khả năng theo dõi, giám sát chặt chẽ, tuần tra và canh gác các khu vực được phân bổ.
• Nhân viên bảo vệ cần thành thạo ít nhất một loại võ thuật hoặc kỹ năng phòng thân, phòng thủ trong lúc làm nhiệm vụ.
• Có kỹ năng sử dụng các phương tiện, hệ thống PCCC tại chỗ.
• Biết cách sử dụng các công cụ, thiết bị trong lúc làm nhiệm vụ như: Gậy, súng điện, bộ đàm, theo dõi camera…
• Có kỹ năng sơ cứu một số vết thương ngoài da.

Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ tòa nhà

VISAHO luôn chú trọng trau dồi kỹ năng giao tiếp của đội ngũ bảo vệ tòa nhà

Hy vọng chia sẻ trên đây của Visaho sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các nội dung cần phải có trong phương án bảo vệ tòa nhà. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc hoặc muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ quản lý và vận hành chuẩn Nhật Bản của chúng tôi thì hãy liên hệ ngay đến thông tin được cung cấp dưới đây nhé!

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336 

>>>> Tiếp Tục Với:

• 6 kỹ năng quản lý toà nhà quan trọng cần phải có
• Cách quản lý bãi giữ xe thông minh, an toàn