Phân biệt Ban quản trị và Ban quản lý chung cư

1. Phân biệt Ban quản trị và Ban quản lý tòa nhà chung cư

Ban quản lý chung cư là đơn vị chuyên môn được thuê để thực hiện công tác quản lý, vận hành tòa nhà

2. Ban quản trị chung cư là gì?

Theo Điều 146, Điều 147, Điều 148 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, Điều 19, Điều 20, Điều 21, Điều 22, Điều 23, Điều 24, Điều 25, Điều 26 Thông tư 05/2024/TT-BXD và Khoản 4, khoản 5 Điều 2 Thông tư 09/2025/TT-BXD, Ban quản trị nhà chung cư được hiểu là tổ chức được thành lập theo quy định của Luật Nhà ở, do Hội nghị nhà chung cư bầu ra và UBND cấp xã nơi có nhà chung cư công nhận để thực hiện các quyền, trách nhiệm trong quản lý, sử dụng nhà chung cư. Thực tế công tác quản lý nhà chung cư Hà Nội cho thấy đây là vấn đề được cư dân đặc biệt quan tâm.

Bản chất pháp lý

Chung cư có nhiều chủ sở hữu và từ 20 căn hộ trở lên phải thành lập Ban quản trị. Trường hợp một chủ sở hữu hoặc có dưới 20 căn hộ thì chủ sở hữu, người sử dụng tự quyết định việc thành lập. Ban quản trị là tổ chức đại diện cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, hoạt động theo quyết định công nhận của UBND cấp xã nơi có nhà chung cư và có con dấu, tài khoản theo quy định.

Nguồn gốc thành lập

Ban quản trị được Hội nghị nhà chung cư bầu và UBND cấp xã nơi có nhà chung cư công nhận.

Thành phần

Ban quản trị gồm đại diện các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và có thể có đại diện chủ đầu tư nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích tại nhà chung cư. Ban quản trị tòa nhà có tối thiểu 03 thành viên, cụm nhà chung cư tối thiểu 06 thành viên, gồm Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác.

Vai trò và chức năng

Ban quản trị chung cư có vai trò và chức năng chủ yếu như sau:

• Yêu cầu chủ đầu tư bàn giao kinh phí bảo trì và hồ sơ nhà chung cư theo quy định.
• Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì và báo cáo Hội nghị nhà chung cư về việc thu, chi.
• Đề nghị Hội nghị nhà chung cư thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành.
• Ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành sau khi được Hội nghị nhà chung cư lựa chọn.
• Lựa chọn đơn vị bảo trì phần sở hữu chung, ký hợp đồng và giám sát việc bảo trì.
• Tiếp nhận, quản lý hồ sơ nhà chung cư và cung cấp cho đơn vị quản lý vận hành theo quy định.
• Đôn đốc cư dân thực hiện nội quy, tiếp nhận và tổng hợp ý kiến, kiến nghị về quản lý, sử dụng nhà chung cư.
• Phối hợp với chính quyền địa phương trong việc giữ gìn trật tự, an toàn và xây dựng nếp sống văn minh.
• Thực hiện đúng quy chế hoạt động, chịu trách nhiệm trước pháp luật và thực hiện các công việc khác do Hội nghị nhà chung cư giao.

Tiêu chuẩn đối với thành viên

Việc bầu và cơ cấu thành viên Ban quản trị được thực hiện thông qua việc hội nghị nhà chung cư quyết định số lượng thành viên, danh sách thành viên, Trưởng ban, Phó ban và kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành cho các thành viên Ban quản trị.

Quyền hạn của Ban quản trị chung cư

Ban quản trị có quyền quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì; đề nghị Hội nghị nhà chung cư thông qua giá dịch vụ quản lý vận hành; yêu cầu chủ đầu tư bàn giao kinh phí bảo trì, hồ sơ nhà chung cư và thực hiện các công việc được giao. Các quyền này được thực hiện theo quy định pháp luật, quyết định của Hội nghị nhà chung cư và Quy chế hoạt động của Ban quản trị. Tùy quy mô và đặc thù dự án, ban quản trị có thể tham khảo các mô hình quản lý chung cư phổ biến để lựa chọn phương án phù hợp.

Chung cư có nhiều chủ sở hữu và từ 20 căn hộ trở lên phải thành lập Ban quản trị theo quy định

3. Ban quản lý chung cư là gì?

Theo Điều 149, Điều 150 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 và Điều 7, Điều 28, Điều 43 Thông tư 05/2024/TT-BXD, Ban quản lý chung cư (hay còn gọi là "đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư") là cách gọi phổ biến đối với bộ phận trực tiếp thực hiện công tác quản lý, vận hành tại một tòa nhà.

Bản chất pháp lý

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư là đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành theo quy định pháp luật. Chung cư có thang máy bắt buộc thuê đơn vị đủ năng lực. Chung cư không có thang máy có thể tự quản lý hoặc thuê đơn vị phù hợp theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư.

>>>> Tham Khảo Thêm: Hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư chi tiết [Mẫu]

Thành phần

Đơn vị quản lý vận hành gồm các bộ phận về kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, an ninh, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh, môi trường và các bộ phận liên quan. Tùy quy mô dự án, bộ máy tại tòa nhà có thể được bố trí thêm các vị trí điều hành, quản lý phù hợp.

Vai trò và chức năng

Ban quản lý chung cư có vai trò và chức năng chủ yếu như sau:

• Vận hành hệ thống: Điều khiển, duy trì, kiểm tra thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy, chữa cháy và các thiết bị thuộc phần sở hữu chung.
• Dịch vụ tại tòa nhà: Bảo vệ, vệ sinh, thu gom rác thải, chăm sóc cảnh quan, diệt côn trùng và các dịch vụ khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư.
• Thực hiện hợp đồng: Thực hiện công việc theo hợp đồng với Ban quản trị. Trường hợp thuê đơn vị khác thực hiện một số phần việc, đơn vị quản lý vận hành vẫn chịu trách nhiệm theo hợp đồng.

Với mô hình thương mại, ban quản lý trung tâm thương mại sẽ đảm nhận vai trò điều phối tương tự.

Tiêu chuẩn đối với nhân sự

Người quản lý và nhân viên trực tiếp quản lý vận hành phải có chuyên môn về xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy chữa cháy, vận hành thiết bị của nhà chung cư và có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

Quyền hạn của đơn vị quản lý vận hành

Đơn vị quản lý vận hành thực hiện công việc theo hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, quy định pháp luật và quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư. Với chung cư bắt buộc có đơn vị quản lý vận hành, chủ sở hữu và người sử dụng không được tự thuê riêng từng dịch vụ. Đơn vị quản lý vận hành có thể thuê bên khác thực hiện một số phần việc nhưng vẫn chịu trách nhiệm theo hợp đồng. Mức phí quản lý vận hành nhà chung cư cũng cần được công khai, minh bạch với cư dân.

Đơn vị vận hành chung cư chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quản lý theo hợp đồng

4. Cư dân nên liên hệ đơn vị nào khi gặp sự cố?

Để được giải quyết đúng thẩm quyền và nhanh chóng, cư dân cần xác định vấn đề thuộc Ban quản trị chung cư hay Ban quản lý/đơn vị quản lý vận hành chung cư.

1. Khi nào tìm Ban quản trị chung cư?

Cư dân nên liên hệ Ban quản trị đối với các vấn đề thuộc vai trò và trách nhiệm của Ban quản trị, chẳng hạn:

• Chất lượng dịch vụ và việc thực hiện hợp đồng của đơn vị quản lý vận hành.
• Các nội dung thuộc thẩm quyền của Hội nghị nhà chung cư như giá dịch vụ quản lý vận hành, quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.
• Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì và kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung.
• Đề nghị tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường khi đủ điều kiện theo quy định.

2. Khi nào tìm Ban quản lý chung cư?

Cư dân nên liên hệ Ban quản lý chung cư/đơn vị quản lý vận hành chung cư đối với các vấn đề kỹ thuật, dịch vụ phát sinh trong quá trình sử dụng hằng ngày, thuộc nhóm công việc của hoạt động quản lý vận hành chung cư, chẳng hạn:

• Thang máy hỏng, mất điện, mất nước, sự cố đường ống.
• Vệ sinh, tiếng ồn, an ninh tại tòa nhà.
• Đăng ký thẻ xe, thi công nội thất và các thủ tục dịch vụ.
• Các vấn đề liên quan đến bảo vệ, vệ sinh và hệ thống kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý vận hành.

5. VISAHO - Đồng hành cùng ban quản trị, tối ưu vận hành, nâng tầm giá trị chung cư

Sự phối hợp hiệu quả giữa Ban Quản trị và Đơn vị quản lý vận hành chính là chìa khóa quyết định sự phát triển bền vững của mỗi dự án. Bằng việc áp dụng tiêu chuẩn chất lượng khắt khe từ Tập đoàn Sankei Building (Nhật Bản), VISAHO mang đến giải pháp quản lý toàn diện, sẵn sàng cùng Ban Quản trị và Chủ đầu tư kiến tạo không gian sống an toàn, đẳng cấp:

• Chuẩn mực Nhật Bản phù hợp thực tiễn Việt: Tiếp thu trọn vẹn kinh nghiệm từ Sankei Building, VISAHO tinh chỉnh các tiêu chuẩn Nhật Bản sao cho tương thích hoàn hảo với đặc thù vận hành và nhu cầu của cư dân Việt.
• Giám sát trực tiếp bởi chuyên gia Nhật: Đội ngũ chuyên gia Nhật Bản tại VISAHO trực tiếp đồng hành, đào tạo nhân sự và kiểm soát nghiêm ngặt chất lượng dịch vụ trên toàn hệ thống.
• Vận hành kỹ thuật an toàn và tối ưu: Hệ thống kỹ thuật tòa nhà được theo dõi, giám sát liên tục, đảm bảo mọi vận hành luôn ổn định, an toàn và đạt hiệu suất cao nhất.
• Bảo trì chủ động, quy chuẩn: VISAHO lập kế hoạch bảo trì bài bản, chủ động theo dõi sát sao tình trạng thiết bị và phối hợp chặt chẽ với các nhà thầu chuyên môn để thực hiện bảo trì định kỳ đúng quy trình.
• Gắn kết cộng đồng - Nâng tầm văn hóa sống: Không chỉ dừng lại ở vận hành, VISAHO còn lan tỏa các hoạt động cộng đồng, lễ hội đậm sắc màu văn hóa Nhật Bản, góp phần xây dựng môi trường sống nhân văn, gắn kết và giàu giá trị.

VISAHO - Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành bất động sản theo tiêu chuẩn Nhật Bản

Phân biệt rõ Ban quản trị và Ban quản lý chung cư giúp cư dân nắm được trách nhiệm của từng bên trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư. Khi có vấn đề phát sinh, việc xác định đúng đơn vị phụ trách cũng giúp tiếp nhận và xử lý được thuận lợi hơn. Hy vọng bài viết sẽ giúp cư dân hiểu rõ hơn về vai trò của từng bên và có thêm thông tin cần thiết khi sử dụng căn hộ. Với dự án nhiều tầng, công tác quản lý chung cư cao tầng đòi hỏi quy trình vận hành chặt chẽ và đội ngũ chuyên nghiệp.

Thông tin liên hệ:

VISAHO JOINT STOCK COMPANY - The Sankei Building Group (JAPAN)

• Địa chỉ: Tầng 12A, Tòa Viglacera, Số 1, Đại lộ Thăng Long, Phường Đại Mỗ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tòa nhà Miss Áo Dài, Số 21 Nguyễn Trung Ngạn, Phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh
• Liên hệ: 024 3221 6336
• Email: info@visaho.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/VisahoVietnam/