Phương án quản lý vận hành chung cư chuyên nghiệp, hiệu quả

Bạn muốn biết phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả? Bạn đang phân vân không biết nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý chung cư nào uy tín, chuyên nghiệp? Vậy thì bài viết hôm nay của Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản Visaho sẽ giúp bạn giải quyết tất cả những thắc mắc đó. Hãy cùng đón đọc nhé!

>>>> Nội Dung Liên Quan: Dịch vụ quản lý tòa nhà cao cấp

1. Phương án quản lý vận hành nhà chung cư theo từng hạng mục

1.1 Phương án bảo đảm an ninh, an toàn

Ban quản lý vận hành bất động sản có trách nhiệm xây dựng kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn tòa nhà chung cư để đem đến sự yên tâm, tin tưởng cho người dân sống tại đây. Bên cạnh đó, bộ phận an ninh của chung cư cần phải xác định rõ được trách nhiệm của mình trong phương án này như:

• Xác định được nhiệm vụ của công tác tuần tra: Giám sát khu vực sảnh và camera, đảm bảo cho các khu vực này luôn trong trạng thái an toàn và an ninh. Ngoài ra, bộ phận an ninh cũng phải tiến hành giám sát thường xuyên các camera của chung cư để kịp thời phát hiện ra các tín hiệu báo cháy.
• Nắm rõ sơ đồ, cấu tạo của chung cư để kịp thời hướng dẫn khách hàng xử lý trong các trường hợp khẩn cấp

  • Biết được những vị trí có không an toàn trong chung cư để kịp thời báo cho quản lý và tìm cách khắc phục
  • Nắm rõ được các lối thoát hiểm, lối ra vào, khu vực nhân viên, khu vực phòng máy, trạm điện nước, bãi giữ xe…

Dưới đây là mẫu phân công công việc cho bộ phận an ninh mà bạn có thể tham khảo:

• Giám sát các khu vực của chung cư. Bộ phận an ninh sẽ tổ chức tuần tra bằng phương pháp cuốn chiếu, bám sát và khép kín theo quy định của chung cư.

  • Kiểm soát mỗi tầng của chung cư hoặc khu vực quản lý, nhà thầu đang thi công
  • Đảm bảo an ninh các khu vực chung, kho tàng, bãi giữ xe
  • Kiểm tra thường xuyên các thiết bị PCCC, hệ thống bơm nước, điện. Đảm bảo cho các lối đi, hành lang thoát hiểm luôn thông thoáng, rộng rãi
  • Kiểm tra thường xuyên khu vực đổ rác, đảm bảo rác được vứt đúng nơi quy định (trừ những vật khả nghi.

• Kiểm tra các khu vực của chung cư trong lúc tuần tra: Bộ phận an ninh cần kiểm tra hệ thống tường chắn, đèn, điện, tài sản chung của chung cư…. để đảm bảo các thiết bị đó được hoạt động tốt.
• Phát hiện kịp thời những điểm đáng ngờ: Trong trường hợp phát hiện những người có dấu hiệu bất thường trên đường tuần tra, bộ phận an ninh cần lưu ý:

  • Quan sát nhận dạng của người đó: Nhân viên an ninh cần chú ý các thông tin như giới tính, chiều cao, quần áo… Bên cạnh đó, các nhân viên cũng cần bố trí người để theo dõi, giám sát hành vi của đối tượng một cách khéo léo
  • Cẩn thận tiếp cận, quan sát các đối tượng nhưng không được đối đầu ngay. Nhân viên an ninh cũng cần lưu ý không ngăn cản các đối tượng này lộ liễu vì có thể vi phạm pháp luật

• Giám sát những chiếc xe đáng ngờ: 

  • Quan sát màu sắc, hãng, biển số, dấu hiệu đặc biệt của xe
  • Giám sát những người xung quanh để tìm chủ sở hữu của xe
  • Không chạm, di chuyển hoặc che phủ xe (Nếu phát hiện, nghi ngờ xe có chứa vật liệu nổ)
  • Sơ tán người dân trong chung cư tránh xa để cơ quan chức năng làm việc khi cần thiết

• Kiểm tra, phát hiện các gian hàng, cửa tủ, văn phòng chưa khóa: Ngay khi phát hiện có tài sản chưa được khóa, nhân viên an ninh phải báo cho trưởng ca trực để đề nghị một bên thứ ba để chứng kiến và tuyệt đối giữ nguyên hiện trạng của tài sản. Sau khi có bên thứ ba chứng kiến, quản lý ca trực sẽ tiến hành lập biên bản và cho kiểm tra,  niêm phong tài sản.
• Cửa hàng chưa được niêm phong hoặc giấy niêm phong bị rách, mờ… có nguy cơ mất tài sản: Trong trường hợp này, nhân viên bảo vệ chỉ cần đề nghị một người làm chứng và không cần báo cho trưởng ca trực. Sau khi hoàn thành các công việc trên, nhân viên an ninh phải báo lại cho trưởng ca trực để tiến hành lập biên bản và dán bổ sung giấy niêm phong
• Phát hiện, giải quyết kịp thời các tình huống an ninh: Nhân viên an ninh cần thường xuyên tuần tra, phát hiện kịp thời các tình huống an ninh có thể xảy ra trong chung cư.
• Quản lý thời gian và số lần đi tuần tra để đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của chung cư
• Tuân theo những yêu cầu báo cáo của việc tuần tra: Báo cáo quá trình tuần tra phải được thực hiện đầy đủ, chi tiết. Ngoài ra, báo cáo cũng phải thể hiện được các yếu tố như:
• Các thiết bị tuần tra chuyên dụng: Bộ đàm, đồng hồ bấm giờ, phương tiện tuần tra

  • Danh sách kiểm tra
  • Tài liệu để bàn giao ca
  • Danh sách tuần tra (nếu có)

Phương án bảo đảm an ninh, an toàn

>>>> Xem Ngay: Phương án bảo vệ toà nhà chung cư, văn phòng cho thuê

1.2 Phương án quản lý vệ sinh

Vệ sinh là một trong những hạng mục quan trọng trong quản lý vận hành nhà chung cư. Trong quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà, bộ phận điều hành cần lưu ý đáp ứng hai tiêu chí: Xây dựng bảng phân chia công việc cho nhân sự, quy trình kiểm tra hiệu quả thực hiện công việc.

Dưới đây là bảng phân công nhân sự thực hiện phương án vệ sinh mà bạn có thể tham khảo:

Quy trình kiểm tra hiệu quả thực hiện công việc quản lý vệ sinh

1.3 Phương án quản lý tài chính

Phương án quản lý tài chính là cơ sở cho ban quản lý tòa nhà chung cư lập kế hoạch thu, chi và báo cáo tổng kết. Khi thực hiện phương án tài chính, ban điều hành chung cư cần lưu ý:

• Lập kế hoạch thu phù hợp:

  • Lập quy trình thu - chi tài chính đối với các dịch vụ của chung cư một cách rõ ràng, minh bạch
  • Khoản thu tài chính bao gồm: Tiền quảng cáo trong thang máy, tiền đặt trạm ATM, phí gửi xe, phí an ninh…
  • Các khoản chi bao gồm: Trả lương cho nhân sự, bảo trì các thiết bị, phí điện, nước…
  • Lập báo cáo tổng kết tài chính theo chu kỳ đã được quy định

1.4 Phương án quản lý hành chính

Quản lý tốt bộ phận hành chính là cơ sở cho việc vận hành chung cư được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, khi xây dựng phương án quản lý hành chính, ban quản lý cần lưu ý:

• Thiết kế quy trình tiếp nhận giấy tờ, văn bản của chung cư được diễn ra trôi chảy, không chồng chéo
• Báo cáo tổng kết các hoạt động của chung cư: Ban quản lý tiến hành thực hiện báo cáo tổng kết theo từng tháng, năm hoặc quý
• Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng: Ban quản lý hướng dẫn khách hàng về quy trình tiếp nhận, giải đáp và phản hồi ý kiến đối với các vấn đề của chung cư

Phương án quản lý hành chính

>>>> Khám Phá Ngay: Mẫu báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà mới nhất 2022

1.5 Phương án quản lý nhân sự

Để công việc quản lý chung cư cao tầng được diễn ra hiệu quả thì rất cần đến một lượng nhân sự rất lớn. Chính vì vậy, ban quản lý chung cư phải xây dựng quy trình quản lý bộ phận nhân sự sao cho phù hợp và hiệu quả nhất:

• Đề án tuyển dụng: Xây dựng đề án tuyển dụng và đào tạo nhân sự phù hợp. Bên cạnh đó, ban quản lý cũng cần thường xuyên tổ chức các buổi huấn luyện nhân viên về chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp.
• Đề án quản lý: Thiết kế chương trình quản lý phù hợp đối với nguồn nhân lực của từng phòng ban. Đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng hiệu quả và đem lại chất lượng tốt nhất.

Phương án quản lý nhân sự

>>>> Khám phá ngay: Dịch vụ quản lý chung cư cao cấp theo tiêu chuẩn Nhật Bản

1.6 Phương án quản lý kỹ thuật

Khi xây dựng phương án quản lý kỹ thuật, ban quản lý cần lập quy trình kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị trong chung cư. Bên cạnh đó, quản lý kỹ thuật là một hạng mục quan trọng, chính vì vậy, phương án của hạng mục này cần được xây dựng chi tiết, rõ ràng và cụ thể:

• Các thiết bị kỹ thuật trong chung cư cần được giám sát 24/24
• Các nhân viên kỹ thuật cần được phân theo ca trực, làm việc
• Thường xuyên kiểm tra hệ thống kỹ thuật để phát hiện những điểm bất thường
• Xây dựng phương án bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị trong chung cư một cách hợp lý, đảm bảo hiệu quả
• Giám sát, kiểm tra công việc thi công của nhà thầu

 Phương án quản lý kỹ thuật

>>>> Có Thể Bạn Quan Tâm: Dịch vụ tư vấn kỹ thuật tòa nhà chuyên nghiệp

1.7 Phương án quản lý nhà thầu khác

Ngoài các phương án trên, để quản lý chung cư hiệu quả còn cần một số hạng mục khác như:

• Quản lý môi trường cảnh quan: Bộ phận quản lý sẽ tiến hành chăm sóc, cải tạo hệ thống cảnh quan chung của tòa nhà. Qua đó, cư dân sẽ luôn được đảm bảo sinh sống trong một môi trường với cảnh quan xanh - sạch - đẹp.
• Quản lý thi công cảnh quan: Việc lựa chọn một đơn vị thi công cảnh quan uy tín, chất lượng sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm được khá nhiều chi phí trong chăm sóc cây cối, sân vườn… Ngoài ra, với sự chuyên nghiệp của mình, đơn vị thi công sẽ đem đến cho chung cư một cảnh quan xanh đẹp, hài hòa với không gian của tòa nhà.

Phương án quản lý nhà thầu khác

>>>> Click Xem Ngay: Chi phí quản lý vận hành nhà chung cư| Báo giá & cách tính chi tiết

2. Tại sao cần phải lập báo cáo công tác quản lý chung cư?

Báo cáo là hoạt động giúp cho các chủ đầu tư có thể nắm rõ được tình trạng cũng như các vấn đề diễn ra tại chung cư. Tùy vào mô hình quản lý chung cư mà ban vận hành tòa nhà sẽ xây dựng bản báo cáo phù hợp để chủ đầu tư thấy được năng lực của các bộ phận và đưa ra giải pháp quản lý chung cư phù hợp. Trong một bản báo cáo cần phải thể hiện đầy đủ các thông tin như:

• Tình hình doanh thu của chung cư
• Các khoản thuế phải đóng theo quy định của pháp luật
• Tình hình triển khai các hạng mục tại chung cư
• Bảo trì và bảo dưỡng cơ sở hạ tầng
• Tình hình quản lý nhân sự
• Những vấn đề chưa được giải quyết
• Phương hướng hoạt động của tòa nhà chung cư trong thời gian tiếp theo

Tuy nhiên, khi xây dựng báo cáo tổng kết công tác, ban quản lý cần lưu ý:

• Chủ thể lập báo cáo phải nắm rõ được các kỹ năng cũng như tình hình của chung cư
• Báo cáo phải được xây dựng chi tiết, dễ hiểu
• Báo cáo phải thể hiện được các hóa đơn, chứng thực
• Báo cáo cần được lập chính xác, khách quan

Tại sao cần phải lập báo cáo công tác quản lý chung cư?

>>>> Xem Chi Tiết: Quy định nuôi chó mèo trong chung cư như thế nào?

3. Cùng VISAHO xây dựng phương án quản lý nhà chung cư hiệu quả

Để xây dựng được phương án quản lý chung cư, hiệu quả bạn cần lựa chọn một đơn vị dịch vụ quản lý chuyên nghiệp. Với hơn 06 năm trong lĩnh vực quản lý bất động sản, Visaho là một đơn vị uy tín mà bạn có thể tham khảo. 

Bên cạnh đó, với phương châm xây dựng đội ngũ nhân viên luôn nỗ lực, cố gắng hết mình trong công việc, Visaho luôn tự hào đem đến cho khách hàng của mình những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.

Khi đến với Visaho, khách hàng còn được hưởng những dịch vụ khác như:

• Tận hưởng những dịch vụ với chất lượng, tiêu chuẩn của Nhật Bản
• Được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm đến từ Ấn Độ và Nhật Bản
• Các dịch vụ của Visaho được hoạt động theo cơ chế Shikumi, đảm bảo chất lượng phù hợp với thị trường Việt Nam
• Đội ngũ nhân viên tận tình, nhiệt huyết, luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng
• Visaho luôn cố gắng, nỗ lực từng ngày để có thể mang lại cho khách hàng những phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả nhất.

Cùng VISAHO xây dựng phương án quản lý nhà chung cư hiệu quả

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

Qua phương án quản lý vận hành chung cư trên, hy vọng bạn đã nắm rõ được kiến thức về  lĩnh vực này. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn một đơn vị quản lý uy tín để công việc vận hành chung cư được thực hiện hiệu quả hơn nhé! Bạn có thể liên hệ với VISAHO qua hotline 024 3221 6336 để nhận được sự tư vấn chi tiết hơn về cách quản lý, vận hành chung cư. 

>>>> Bài Viết Liên Quan:

• 9 kinh nghiệm nhận nhà chung cư mà bạn cần nắm rõ
• Cách tính phí bảo trì căn hộ chung cư đúng mà bạn nên biết
• 5 Kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả