NEWS

Blog

Hội nghị nhà chung cư là gì? Cách thức tổ chức

25/03/2022

Nội dung bài viết

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?
2. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư như thế nào?
3. Thành phần tham dự và Quyền biểu quyết tại hội nghị

Hội nghị nhà chung cư là gì? Bạn đang muốn biết cách để tổ chức các hội nghị chung cư như thế nào? Bài viết sau đây của Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ giúp bạn giải đáp về khái niệm cũng như cung cấp thông tin về quy trình tổ chức hội nghị này. Hãy đọc ngay nhé!

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp giữa các chủ sở hữu/ ban quản lý vận hành tòa nhà cao cấp và người đại diện cho người sử dụng nhà chung cư (đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu) hoặc đại diện người đang sử dụng chung cư nếu chủ sở hữu không tham dự. Đối với chung cư có chung một chủ sở hữu, hội nghị chung cư là cuộc họp giữa của chủ sở hữu nhà chung cư và người đại diện cho người đang sử dụng tòa nhà chung cư.

hội nghị nhà chung cư

Hội nghị nhà chung cư là gì?

Đối với chung cư có nhiều chủ sở hữu, hội nghị chung cư là cuộc họp của người đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư hoặc trường hợp chủ sở hữu không tham dự là cuộc họp của những người đang sử dụng. Chủ sở hữu, người sử dụng căn hộ có thể ủy quyền cho người khác dự họp. Hội nghị chung cư sẽ có các đặc điểm sau đây:

Cuộc họp nhà chung cư có quyền quyết định mọi mặt quan trọng của việc quản lý vận hành bất động sản, sử dụng nhà chung cư, đặc biệt là việc đề cử, bầu, bãi nhiệm thành viên Ban quản trị và phê duyệt, bổ sung, sửa đổi quy định quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Cuộc họp nhà chung cư chỉ được diễn ra khi đáp ứng một số điều kiện nhất định, bao gồm cả số lượng người tham gia cuộc họp nhà chung cư.

Có hai hình thức họp chung cư là Hội nghị của tòa nhà chung cư và Hội nghị của cụm nhà chung cư. Điều kiện tổ chức cuộc họp cũng có sự khác nhau giữa từng loại hình.

Kết quả họp chung cư để quyết định nội dung nào đó được thông qua biểu quyết theo đa số hoặc sử dụng hình thức bỏ phiếu được các thành viên chủ trì cuộc họp. Thư ký cuộc họp nhà chung cư sẽ ghi nhận, ghi chép kết quả.

2. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư như thế nào?

2.1 Hội nghị nhà chung cư lần đầu

Hội nghị chung cư lần đầu là cuộc họp để đảm bảo những quy định về cách ứng xử chung của tòa nhà chung cư.

2.1.1 Điều kiện tổ chức

Khi tổ chức hội nghị chung cư lần đầu cần, bạn cần đáp ứng những điều kiện sau đây:

Thời hạn tổ chức hội nghị là trong vòng 12 tháng kể từ chung cư được bàn giao và được sử dụng tối thiểu 50% căn hộ được xây. Nếu quá thời hạn 12 tháng mà chưa đủ số lượng căn hộ được sử dụng thì sau khi đủ số lượng căn hộ được bàn giao thì hội nghị chung cư sẽ diễn ra.

Số lượng căn hộ tham gia hội nghị chung cư là tối thiểu 50% số căn hộ và tối thiểu 50% đại diện của chủ sở hữu của mỗi căn nhà đã bàn giao được sử dụng đồng ý nhập toà nhà và cụm chung cư. Trường hợp không đủ người tham dự thì trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày tổ chức hội nghị, chủ đầu tư hay đại diện chủ sở hữu chung viết đơn đề nghị Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn tại nơi ở để tổ chức hội nghị chung cư lần đầu.

2.1.2 Nội dung hội nghị

Cuộc họp chung cư lần đầu sẽ bao gồm những vấn đề như sau:

Đề ra những quy định họp hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường);

Đưa ra quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban quản trị, số lượng, danh sách các thành viên Ban quản trị; xây dựng kế hoạch nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành chung cư cho các thành viên Ban quản trị;

Chỉnh sửa, bổ sung một số điều trong nội quy quản lý, sử dụng căn hộ chung cư (nếu có);

Các nội dung quy định đối với giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì cuộc họp quyết định trên cơ sở quy định của toà nhà và thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành;

Các khoản chi phí phải đóng góp trong quá trình sử dụng khu chung cư;

Các nội dung khác có liên quan đến nhà chung cư

hội nghị nhà chung cư

Hội nghị chung cư lần đầu

Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức hội nghị chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp sau đây:

Chủ đầu tư không tổ chức cuộc họp nhà chung cư khi nhà chung cư đã được đưa vào sử dụng quá thời hạn 12 tháng, có đủ 50% số căn hộ được bàn giao theo quy định và có đơn đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị;

Trường hợp số lượng người tham dự không đủ theo quy định

Chủ đầu tư không thể hoạt động do giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật.

Kinh phí để Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị này sẽ do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp.

Kể từ ngày nhận đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ đầu tư trong thời hạn 30 ngày làm việc, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức hội nghị chung cư lần đầu. Kết quả của cuộc họp nhà chung cư lần đầu được tổ chức bởi Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn hay chủ đầu tư tổ chức đều có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư như nhau.

2.2 Hội nghị nhà chung cư thường niên

Trong điều 14 trong Thông tư 02/2016/TT-BXD, việc tổ chức hội nghị chung cư thường niên đã được quy định như sau:

2.2.1 Điều kiện tổ chức

Tổ chức cuộc họp chung cư thường niên sẽ có những điều kiện như sau:

Hội nghị chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có sự tham gia tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do ban quản trị thống nhất.

Hội nghị toà chung cư và cụm chung cư sẽ có điều kiện số lượng tham gia là tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ.

2.2.2 Nội dung hội nghị

Hội nghị chung cư thường niên cần chuẩn bị nội dung để cuộc họp diễn ra thành công. Sau đây là một số nội dung trong cuộc họp nhà chung cư thường niên:

Ban quản trị báo cáo kết quả hoạt động và các khoản thu, chi trong một năm của Ban quản trị nhà chung cư

Kiểm tra, phê duyệt quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và đề xuất kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau

Báo cáo tình hình hoạt động của ban quản lý tòa nhà chung cư

Quyết định các nội dung khác có liên quan đến khu chung cư

Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự thì kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây
- Lựa chọn thay thế Ban quản trị do miễn nhiệm, cách chức, mất tích; nếu đại diện Phó Ban quản trị là đại diện chủ đầu tư thì chủ đầu tư không cần tổ chức họp nhà chung cư, có thể ủy thác cho người khác thay.
- Bầu ban quản trị tòa nhà chung cư mới mới;
- Tiến hành bầu thay thế ban quản trị trong trường hợp bầu thành viên Ban quản trị. Thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, cách chức, chết, mất tích đã lấy ý kiến từ trước những không đủ người đồng ý.

hội nghị nhà chung cư thường niên

Cuộc họp nhà chung cư thường niên

>>>> Tham Khảo Danh Sách: Top 10 công ty quản lý tòa nhà uy tín hàng đầu

2.3 Hội nghị chung cư bất thường

Nội dung và điều kiện tổ chức hội nghị chung cư thường niên đã được quy định cụ thể tại điều 14 trong Thông tư 02/2016/TT-BXSD như sau:

2.3.1 Điều kiện tổ chức

Sau đây là một số điều kiện để tổ chức hội nghị chung cư bất thường:

Số lượng tham gia phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự;

Trường hợp họp chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ theo quy định cần phải có tối thiểu 75% số chủ căn hộ đã có văn bản đề nghị tổ chức hội nghị chung cư bất thường tham dự.

2.3.2 Nội dung hội nghị

Nội dung hội nghị chung cư bất thường sẽ đề cập các vấn đề như sau:

Lựa chọn thay thế Ban quản trị do miễn nhiệm, cách chức, mất tích. Nếu đại diện Phó Ban quản trị là đại diện chủ đầu tư thì chủ đầu tư không cần tổ chức họp nhà chung cư, có thể ủy thác cho người khác thay.

Bầu ban quản trị tòa nhà chung cư mới mới;

Bầu thay thế ban quản trị trong trường hợp bầu thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, cách chức, chết, mất tích đã lấy ý kiến từ trước những không đủ người đồng ý.

Thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do ban quả trị yêu cầu;

Các trường hợp khác có liên quan khi có trên 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đưa đơn đề nghị.

hội nghị nhà chung cư

Hội nghị chung cư bất thường

3. Thành phần tham dự và Quyền biểu quyết tại hội nghị

Tùy vào loại hình chung cư mà thành phần tham dự Hội nghị sẽ khác nhau:

Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có cùng một người chủ sở hữu, thành phần tham gia hội nghị chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng căn hộ và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi chung cư xây dựng.

Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, thành phần tham dự cuộc họp nhà chung cư được quy định như sau:
- Đối với cuộc họp chung cư lần đầu, thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao và đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn;
- Thành phần tham dự họp nhà chung cư bất thường và thường niên sẽ bao gồm đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư, đại diện Ban quản trị vận hành và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn;

Quyền biểu quyết đối với nhà chung cư và hội nghị nhà chung cư được tính trên một đơn vị căn hộ như sau:
- Mỗi căn hộ trong tòa nhà chung cư ứng với một lá phiếu biểu quyết;
- Diện tích sàn không thuộc căn hộ chung cư sẽ tương đương với phiếu diện tích sàn của căn hộ lớn nhất trong nhà chung cư theo thiết kế được duyệt.

Mọi quyết định của Hội nghị chung cư, cụm nhà chung cư phải được thông qua theo đa số biểu quyết hoặc bỏ quyết; nội dung cuộc họp phải được thành viên ban quản trị và thư ký cuộc họp nhà chung cư ghi nhận.

hội nghị nhà chung cư

Thành phần tham dự và Quyền biểu quyết tại hội nghị

Trên đây là toàn bộ thông tin hội nghị nhà chung cư và điều kiện tổ chức hội nghị này mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về các dịch vụ về tòa nhà chung cư thì hãy liên hệ ngay cho đội ngũ tư vấn viên của VISAHO qua thông tin bên dưới để được tư vấn nhanh chóng và nhiệt tình!

Thông tin liên hệ: