Ban quản lý tòa nhà là gì? Chức năng, nhiệm vụ & sơ đồ quản lý

Ban quản lý tòa nhà là bộ phận chủ chốt, quyết định sự hiệu quả trong công tác vận hành nhà ở. Trong bài viết dưới đây, Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ giới thiệu cho bạn các chức năng, nhiệm vụ cũng như mô hình ban quản lý tòa nhà hiệu quả nên áp dụng. Hãy đọc bài viết để tìm hiểu ngay nhé!

>>>> Click Ngay Để: Tư vấn quản lý tòa nhà

1. Ban quản lý tòa nhà là gì?

Ban quản lý tòa nhà là đội ngũ phụ trách điều hành, quản lý trực tiếp các hoạt động của một tòa nhà. Thông thường, các hoạt động quản lý vận hành bất động sản sẽ bao gồm thu các phí dịch vụ cần thiết, giám sát nhà thầu, hoàn thành các báo cáo…

Khác với ban quản lý tòa nhà, ban quản trị tòa nhà là đơn vị đại diện cho chủ đầu tư, người sở hữu tòa nhà, đảm nhiệm công việc quản lý, sử dụng tòa nhà theo quy định nhà nước (có tư cách pháp nhân và con dấu riêng).

Ban quản lý thường đảm nhận công tác điều hành mọi hoạt động của tòa nhà

Danh sách ban quản lý tòa nhà sẽ có thành phần nhân sự như:

+ Giám đốc dự án

+ Phó Giám đốc dự án (tùy dự án, đối với dự án lớn sẽ có PGĐ dự án)

+ Đội kỹ thuật thực hiện bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kĩ thuật trong tòa nhà như Thang máy, nước, điện, máy lạnh... và các công việc sửa chữa khác

+ Đội hành chính nhân sự: Lễ tân, CSKH, Kế toán, Admin

+ Đội quản lý chất lượng (QC): Nhiệm vụ là kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án.

+ An ninh nội bộ (chỉ có ở các dự án lớn), theo dõi tình hình an ninh qua hệ thống camera, phát hiện các nguy cơ, cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác

>>>> Tìm Hiểu Thêm Về: Ban quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp, uy tín

2. Chức năng, nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà

2.1 Tối ưu quản lý tài chính

Đề ra các giải pháp tối ưu tài chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà ban quản lý tòa nhà phải đảm nhiệm. Sau khi nhận những khoản phí mà khách hàng và cư dân trong tòa nhà chi trả hàng tháng, nhiệm vụ của ban quản lý vận hành chung cư, tòa nhà văn phòng là sử dụng số tiền thật hợp lý và công khai minh bạch các khoản đã chi.

Tối ưu tài chính là một trong các chức năng chính của Ban quản lý

Ngoài ra, người phụ trách quản lý tài chính không chỉ phải sử dụng minh bạch các khoản tiền mà còn cần phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Việc tối ưu quản lý tài chính này giúp công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng và chung cư được hiệu quả hơn, mang lại lợi ích cho cả người thuê, chủ đầu tư lẫn ban quản lý. 

2.2 Quản lý nhân sự

Nhân sự là yếu tố tiếp theo cần ban quản lý tòa nhà phụ trách. Công tác quản lý nhân lực bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân viên hợp lý. Bên cạnh đó, người phụ trách cũng nên đề ra các quy định thưởng phạt phù hợp, nhằm mang lại hiệu quả quản lý tối đa.

Công tác đào tạo nhân sự của VISAHO

Con người là một nhân tố đặc biệt, vì vậy quản lý con người cũng là một công việc khó khăn. Ban quản lý cần có một kế hoạch khoa học, đẩy mạnh hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời, mỗi bộ phận trong tòa nhà nên có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau để công việc diễn ra tốt hơn, đặc biệt là trong các dự án đặc thù như quản lý vận hành trường học.

2.3 Quản lý khách hàng chi tiết

Ban quản lý tòa nhà cần xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt về khách hàng. Từ đó, người phụ trách có thể đưa ra những chính sách đáp ứng đúng nhu cầu của người dân sinh sống tại tòa nhà đó. Công việc quản lý khách hàng cũng có thể bao gồm việc giải quyết các khiếu nại, chăm sóc khách hàng…

VISAHO luôn chú trọng công tác chăm sóc khách hàng

2.4 Bảo trì, sửa chữa các hệ thống kỹ thuật

Sữa chữa, bảo trì kĩ thuật tòa nhà cũng là vấn đề ban quản lý cần lưu ý trong hệ thống quản lý tòa nhà. Việc thường xuyên bảo trì các thiết bị máy móc sẽ hạn chế những rủi ro về kỹ thuật xảy ra. Đây cũng là một trong những công việc mang lại trải nghiệm tối ưu cho khách hàng.

Công tác bảo trì các hệ thống của công ty VISAHO

2.5 Giám sát công tác vận hành tòa nhà

Công tác giám sát quá trình vận hành thường sẽ bao gồm việc quản lý các nhân viên, nhà thầu. Bên cạnh đó, ban giám sát còn phải đảm bảo các hoạt động được vận hành theo đúng quy trình. Ngoài ra, giám sát công tác vận hành còn bao gồm việc thường xuyên khảo sát để kịp thời phát hiện ra những dấu hiệu hao mòn, xuống cấp của tòa nhà để đảm bảo quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. 

Hoạt động kiểm tra giám sát thường xuyên để sớm phát hiện các dấu hiệu hư hỏng, xuống cấp

3. Công việc và quy trình làm việc của ban quản lý tòa nhà

3.1 Quy trình quản lý hợp đồng 

Ban quản lý tòa nhà được Chủ đầu tư hoặc ban quản trị tòa nhà ký hợp đồng sẽ tiến hành thực hiện các công việc sau trong quy trình quản lý hợp đồng: 

• Quản lý quy trình ký kết và thực thi hợp đồng với các nhà thầu như an ninh, vệ sinh, cây xanh hoặc côn trùng (Trong trường hợp được Chủ đầu tư hoặc Ban quản trị ủy quyền).
• Tiến hành giám sát và đảm bảo chất lượng công việc của các nhà thầu theo hợp đồng đã ký kết.
• Sau khi hết hợp đồng, ban quản lý sẽ tiến hành giám sát quá trình thanh lý hợp đồng.

Hợp đồng thuê nhà phải được rà soát kỹ lưỡng

>>>> Đọc Ngay: Hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư chi tiết [Mẫu]

3.2 Quy trình quản lý khách hàng

Quy trình quản lý khách hàng thường bao gồm:

• Quy trình quản lý và sử dụng tòa nhà

• Giải quyết các khiếu nại 

• Quy định bảo vệ tài sản của người dân sinh sống

• Quy trình đánh giá mức độ hài lòng của người thuê nhà

• Quy trình gửi thông tin đến cư dân thông qua các hệ thống truyền thông trong tòa nhà

Quy trình quản lý khách hàng cũng là công việc Ban quản lý cần lên kế hoạch

3.3 Quy trình an ninh

An ninh là vấn đề khách hàng đặc biệt quan tâm. Vì vậy, ban quản lý nên chú trọng vào quy trình quản lý an toàn, mang lại cho khách hàng cảm giác tin tưởng: 

• Quy chế về phòng cháy, chữa cháy.

• Quy trình tuần tra mỗi ngày. 

• Quy trình kiểm tra, rà soát tài sản, hàng hoá.

• Quy trình giám sát nhân viên và khách hàng tham quan.

• Quy trình bảo vệ phương tiện đi lại. 

• Quy định về cách ứng phó với các trường hợp khẩn cấp.

• Xây dựng phương án dự phòng.

Ban quản lý cần chú trọng vào công tác an ninh

3.4 Quy trình an toàn vệ sinh

Hệ thống tòa nhà an toàn, sạch sẽ sẽ giúp tòa chung cư, văn phòng “ăn điểm” trong mắt khách đến thuê và cư dân. Vì vậy, ban quản lý cần chú ý về quy trình an toàn vệ sinh của tòa nhà:

• Khảo sát thực tế các hạng mục và diện tích của tòa nhà. 

• Đánh giá hiện trạng vệ sinh,xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể.

• Xây dựng phương án giúp đỡ lẫn nhau giữa các bộ phận.

Quy trình vệ sinh cần được thực hiện định kỳ

3.5 Quy trình vận hành và bảo trì

Công tác bảo trì giúp tòa nhà được vận hành một cách an toàn và ít có sự hư hại về lâu dài. Thông thường, quy trình về công tác vận hành bảo trì tòa nhà sẽ bao gồm:

• Kiểm tra hiện trạng của các hệ thống kỹ thuật.
• Bảo trì, cải tiến các hư hỏng, sai sót.
• Giám sát nhà thầu thi công.
• Thay thế vật tư, phụ kiện để hệ thống máy móc hoạt động tốt hơn.
• Kiểm soát hoạt động kỹ thuật bằng cách xây dựng quy trình tác nghiệp. 

Công tác bảo trì giúp tòa nhà giảm thiểu sự hư hại về lâu dài

3.6 Quy trình kiểm soát chi phí

Khoản chi phí của tòa nhà cần được chi tiêu minh bạch. Đồng thời, ban phụ trách cũng phải có một quy trình để đảm bảo các khoản tiền được sử dụng hợp lý:

• Kiểm soát các khoản chi tiêu và đảm bảo không vượt quá số tiền mà ngân sách hoạt động phê duyệt. 

• Lưu trữ và kê khai hợp lý các khoản chi phí.

• Báo cáo công tác quản lý với Ban quản trị thường xuyên. 

4. Mô hình ban quản lý tòa nhà

Mô hình ban quản lý tòa nhà

Thông thường, mô hình của ban quản lý tòa nhà sẽ bao gồm:

• Giám đốc Ban quản lý: Đây có thể là một hoặc là đội ngũ nhiều người đứng đầu, có quyền hạn cao nhất của Ban quản lý.
• Phó Giám đốc Ban quản lý: Là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động trong tòa nhà. Phó GĐ nằm dưới quyền của GĐ Ban quản lý, là trợ lý đắc lực có vai trò tham mưu và đưa ra các biện pháp giải quyết vấn đề.
• Các bộ phận chuyên môn dưới Ban quản lý gồm:

  • Bộ phận kỹ thuật 
  • Bộ phận kế toán
  • Bộ phận hành chính 
  • Bộ phận kinh doanh 
  • Chăm sóc khách hàng
  • Các nhà thầu 

Bên cạnh đó, mô hình Ban quản lý tòa nhà thường chia làm 2 loại:

4.1 Mô hình do chủ đầu tư tự thành lập

Với mô hình tự thành lập, chủ đầu tư sẽ là người lựa chọn các thành viên trong Ban quản lý. Thông thường, mô hình này sẽ dễ được người thuê nhà tán thành bởi vì chủ đầu tư là người có quan hệ gần gũi với cư dân sinh sống, làm việc với khách hàng thuê căn hộ, văn phòng từ khi làm hợp đồng. Tuy nhiên, về lâu dài, giữa Ban quản lý và người dân có thể xuất hiện mâu thuẫn về lợi ích. 

Mô hình do chủ đầu tư thành lập là một trong hai mô hình quản lý tòa nhà thường gặp

4.2 Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Ở mô hình này, ban quản trị tòa nhà sẽ đưa ra quyết định thuê dịch vụ quản lý chuyên nghiệp bên ngoài. Dựa vào nhu cầu và đặc điểm của từng tòa nhà, ban quản lý sẽ lựa chọn những đơn vị phù hợp. Ngoài ra, đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý được lựa chọn phải có giấy phép vận hành tòa nhà. 

Đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp VISAHO

>>>> Có thể quan tâm: 4 mô hình quản lý chung cư hiệu quả nhất hiện nay

5. Một số vấn đề khi thành lập ban quản lý tòa nhà

5.1 Ban quản trị tòa nhà có giống ban quản lý tòa nhà không?

Như đã đề cập ở đầu bài, ban quản lý và ban quản trị tòa nhà là hai đơn vị khác nhau. Cụ thể, ban quản trị là đơn vị có con dấu riêng và có tư cách pháp nhân, đại diện cho các chủ sở hữu/chủ đầu tư và đảm nhiệm nghĩa vụ sử dụng, quản lý tòa nhà. Ban quản trị thường sẽ do cư dân sinh sống tại tòa nhà bầu ra. Còn ban quản lý có thể do ban quản trị tòa nhà thành lập hoặc thuê dịch vụ bên ngoài. 

Ban quản lý và Ban quản trị tòa nhà là hai đơn vị rất dễ bị nhầm lẫn

5.2 Mô hình ban quản lý tòa nhà nào hiệu quả nhất?

Mỗi mô hình Ban quản lý tòa nhà đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt. Tuy nhiên, việc vận hành tòa nhà được thực hiện bởi các công ty chuyên nghiệp, có kinh nghiệm sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Cũng chính vì thế, thuê đơn vị chuyên nghiệp là phương pháp quản lý tòa nhà đang được ưa chuộng hiện nay. 

Thuê dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp là phương pháp được các chủ đầu tư ưa chuộng

6. Dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, uy tín VISAHO

VISAHO là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Bất động sản tổng hợp của Nhật Bản. Công ty sở hữu hơn 7000 khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ trong suốt 6 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam. Điều này đã chứng minh danh tiếng cùng sự chuyên nghiệp hàng đầu của VISAHO.

VISAHO - công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận hành quản lý tòa nhà

Những ưu điểm khiến VISAHO trở nên nổi bật hơn so với các đơn vị trên thị trường là:

• VISAHO là doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam có bộ tiêu chuẩn chất lượng đạt chuẩn theo Nhật Bản.
• Công ty cung cấp các dịch vụ quản lý tòa nhà chất lượng cao theo tiêu chuẩn Nhật Bản tại Việt Nam.
• VISAHO giữ vững chất lượng dịch vụ hàng đầu nhờ tuân thủ cơ chế Shikumi. 
• Đơn vị sở hữu đội ngũ chuyên gia trong và ngoài nước, hỗ trợ các hoạt động quản lý vận hành tòa nhà.

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP.HCM: Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí Minh
• Website: https://visaho.vn/
• Hotline: 024 3221 6336

Qua bài viết trên, Công ty VISAHO hy vọng bạn đã có thêm nhiều kiến thức về chức năng, nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà. Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp thì hãy gọi ngay cho chúng tôi qua hotline 024 3221 6336 để được tư vấn tận tình nhé!

>>>> Đọc Thêm Bài Viết:

• Chủ đầu tư là gì? Trách nhiệm và quyền hạn của chủ đầu tư
• Hội nghị nhà chung cư là gì? Cách thức tổ chức