5S - văn hóa công sở Nhật Bản trong quản lý tòa nhà VISAHO

5S là tên của một phương pháp quản lý sản xuất, sắp xếp nơi làm việc, nơi cung cấp dịch vụ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, năng suất công việc. 5S được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Nhật Bản. Đây là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật: Seiri - sàng lọc, seiton - sắp xếp, seiso - sạch sẽ, seiketsu - săn sóc và shitsuke - sẵn sàng. Phương pháp này bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1980 và phổ biến nhanh chóng tại các doanh nghiệp Nhật, sau đó được áp dụng tại nhiều quốc gia khác. Hiện nay, có rất nhiều công ty tại Việt Nam áp dụng phương pháp này vì những lợi ích mà nó đem lại.

Nhiều người cho rằng, phương pháp 5S thường được áp dụng với các doanh nghiệp sản xuất, xí nghiệp… Nhưng thực tế, 5S có thể áp dụng tại tất cả các cơ quan công sở, nhiều ngành nghề khác nhau. Trong ngành quản lý tòa nhà, phương pháp 5S có thể đem lại nhiều hiệu quả tốt, nâng cao chất lượng dịch vụ. Điều này đã được chứng minh khi VISAHO đưa 5S vào hoạt động vận hành, không chỉ giúp tăng hiệu suất công việc mà còn giúp tăng hình ảnh đẹp trong lòng khách hàng.

5S là phương pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu suất công việc trong quản lý vận hành, tạo tác phong chuyên nghiệp cho nhân viên và sự linh hoạt trong công việc, giúp dịch vụ được cung cấp tốt và đầy đủ nhất đến cư dân và khách hàng.

Là doanh nghiệp quản lý bất động sản đến từ Nhật Bản, VISAHO đã đúc rút các kinh nghiệp quản lý vận hành từ công ty mẹ, vận dụng các kiến thức cần thiết vào hoạt động vận hành tại Việt Nam, trong đó có phương pháp 5S. Sau khi áp dụng tại một số dự án, VISAHO đã đưa ra phương pháp 5S dành cho các bộ phận trong công ty với định nghĩa hết sức rõ ràng, để tất cả các nhân sự, bao gồm nhân sự nhà thầu đều có thể tham gia thực hiện một cách chuẩn chỉ và bài bản nhất:

Sàng lọc: Phân loại dụng cụ cần thiết và không cần thiết. Loại bỏ những vật dụng không cần thiết.

Sắp xếp: Quy định vị trí, cách thức để vật dụng cần thiết, dán nhãn hiển thị đầy đủ để có thể lấy ngay khi muốn dùng.

Sạch sẽ: Tiến hành vệ sinh, duy trì tình trạng sạch sẽ, không có rác thải, vết bẩn, kiểm tra đến từng góc nhỏ.

Săn sóc duy trì: Duy trì thực hiện 3S là sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

Sẵn sàng: Tạo lập thói quen tuân thủ quy định, thực hiện theo quy định.

Cùng với hoạt động đào tạo văn hóa dịch vụ Nhật Bản, phương pháp 5S đươc VISAHO đưa vào hoạt động đào tạo cho các nhân viên và nhân sự nhà thầu như một nét văn hóa công sở không thể thiếu trong môi trường làm việc.

VISAHO là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà theo tiêu chuẩn Nhật Bản. Tinh thần Nhật Bản sẽ không chỉ được biểu hiện qua dịch vụ mà cư dân có thể nhìn thấy được, mà còn phải được biểu hiện qua phong cách làm việc, thái độ và tinh thần nhân viên. Phương pháp 5S chính là điều cần thiết để tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.

Việc thực hiện "sàng lọc", "sắp xếp" và "sạch sẽ" đã giúp môi trường làm việc trở nên gọn gàng, ngăn nắp, hỗ trợ công việc hiệu quả. Hoạt động "săn sóc duy trì" và "sẵn sàng" giúp giữ vững hiệu quả của 3S, đồng thời tạo một tác phong nhanh nhẹn và quy củ, đặc biệt là khi tiếp xúc, làm việc cùng cư dân, khách hàng sẽ đem lại phong thái tự tin, chuyên nghiệp cho nhân viên, giúp nâng cao hình ảnh của đơn vị quản lý, tạo sự tin tưởng và yên tâm cho khách hàng.

Một số thành quả của hoạt động 5S tại các dự án do VISAHO quản lý.

Cụ thể, thực hiện nghiêm túc 5S sẽ giúp môi trường làm việc được gọn gàng và thuận tiện, ngay cả các công việc như kỹ thuật hay vệ sinh, nếu áp dụng 5S sẽ giúp việc cất giữ, tìm kiếm dụng cụ làm việc được thực hiện dễ dàng, rút ngắn thời gian cung cấp dịch vụ, nâng cao hiệu quả công việc.

Để đảm bảo hiệu quả 5S, đội ngũ Kiểm soát chất lượng của VISAHO cũng sẽ thường xuyên thực hiện kiểm tra, giám sát hoạt động triển khai phương pháp này tại các dự án.

Ông Nguyễn Trọng Hữu - Trưởng phòng Kiểm soát chất lượng dịch vụ, Công ty Cổ phần VISAHO cho biết: "Để phương pháp 5S được áp dụng rộng rãi tại các dự án, chúng tôi tổ chức các cuộc thi, bài kiểm tra để các nhân sự tại dự án tham gia. Áp dụng 5S đem lại rất nhiều điểm lợi, chúng tôi đã biến 5S trở thành một phong trào tốt đẹp mà mang tính tự giác tại các dự án do VISAHO quản lý. Chúng tôi luôn nhận thức được rằng, việc sắp xếp mọi thứ trở nên gọn gàng, khoa học sẽ tạo nên con người chỉn chu, chuyên nghiệp và tinh tế. Hiện nay, tại bất cứ văn phòng Ban quản lý dự án VISAHO đều có thể bắt gặp bóng dáng của phương pháp 5S. Cùng với tinh thần Omotenashi - phục vụ tận tâm, chúng tôi luôn sẵn sàng đem lại những dịch vụ tiện ích chuẩn Nhật Bản đến với khách hàng và cư dân".

Cùng với 5S, VISAHO cũng phát huy phong trào Kaizen trong dịch vụ, đây là phong trào cải tiến trong công việc để toàn thể nhân viên thực hiện, đưa ra ý kiến và cải thiện dịch vụ mỗi ngày.