Tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu: Lưu ý về điều kiện và nội dung

Tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu là bước quan trọng trong quá trình quản lý và vận hành tòa nhà. Để đảm bảo hội nghị được diễn ra suôn sẻ, ban tổ chức cần phải có những bước chuẩn bị thật chỉn chu và kỹ càng. Cùng VISAHO tìm hiểu các điều kiện và nội dung cần có trong hội nghị chung cư lần đầu trong bài viết sau!

1. Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu

Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu như sau:

• Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong vòng 12 tháng kể từ ngày bàn giao và có ít nhất 50% số căn hộ đã bàn giao cho người mua hoặc thuê mua (không tính các căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua). Nếu quá thời hạn mà chưa đạt đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị sẽ được tổ chức khi đạt đủ số lượng này.
• Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi mỗi tòa nhà trong cụm có ít nhất 50% số căn hộ đã bàn giao cho người mua hoặc thuê mua (không tính các căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có ít nhất 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.

Hội nghị nhà chung cư lần đầu phải được tổ chức trong vòng 12 tháng kể từ ngày bàn giao

2. Nội dung trong hội nghị chung cư lần đầu

Nội dung chuẩn bị tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm:

• Kiểm tra và xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; nếu có ủy quyền, cần văn bản ủy quyền gồm: Họ, tên và số điện thoại liên hệ (nếu có) của người ủy quyền và người được ủy quyền, địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích khác của người ủy quyền, nội dung ủy quyền, quyền và trách nhiệm của các bên, cùng chữ ký đầy đủ của người ủy quyền và người được ủy quyền.
• Dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư.
• Đề xuất sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có).
• Dự thảo quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, đề xuất tên gọi của Ban quản trị, danh sách, số lượng thành viên, cùng kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cho các thành viên Ban quản trị.
• Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, cần đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành, dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung, đề xuất đơn vị quản lý vận hành nếu chủ đầu tư không có chức năng hoặc không tham gia quản lý, cùng mô hình hoạt động của Ban quản trị, quy chế hoạt động và thu, chi tài chính.
• Thông báo giá dịch vụ phải trả phí như bể bơi, phòng tập, sân tennis, khu spa, siêu thị và các dịch vụ khác (nếu có).
• Các đề xuất khác liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư cần báo cáo hội nghị nhà chung cư lần đầu.

Nội dung cho hội nghị chung cư lần đầu cần được chuẩn bị chỉn chu

3. Các lưu ý để tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thành công

3.1 Chuẩn bị kịch bản, nội dung trong hội nghị

Chủ đầu tư và chủ sở hữu tòa nhà chung cư chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung cuộc họp, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức Hội nghị chính thức cho tất cả các bên liên quan. Để quyết định các nội dung này, ban quản lý chung cư có thể tiến hành họp trù bị trước đó.

Ban tổ chức cần chuẩn bị kịch bản chi tiết để kiểm soát nội dung chương trình và các công việc cần thực hiện. Kịch bản nên bao gồm thời gian, địa điểm; thành phần tham gia và số lượng cụ thể; các phần nội dung sẽ thảo luận và biểu quyết trong hội nghị (Nội quy sử dụng nhà chung cư, Kế hoạch và Ngân sách bảo trì, Mức giá dịch vụ, Quy chế bầu Ban Quản Trị, Quy chế thu chi tài chính,...); những câu hỏi thường gặp của cư dân; bố trí nhân sự và vận hành trong quá trình tổ chức sự kiện.

3.2 Chuẩn bị hồ sơ đã được tham vấn từ các bên có chuyên môn

Để đảm bảo hội nghị nhà chung cư diễn ra suôn sẻ và tuân thủ các quy định pháp luật, ban tổ chức cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Bộ hồ sơ này nên bao gồm các tài liệu như mẫu giấy ủy quyền, mẫu phiếu bầu, biên bản kiểm phiếu, nội quy sử dụng nhà chung cư, bảng giá dịch vụ quản lý vận hành và các tiện ích, cũng như các thủ tục và tiêu chí thành lập Ban quản trị.

Những tài liệu này cần được tập hợp kỹ lưỡng và tham vấn từ các đơn vị có chuyên môn trong lĩnh vực quản lý và vận hành bất động sản. Sự tham vấn này sẽ giúp đảm bảo mọi khâu tổ chức được thực hiện chính xác, đầy đủ và tuân thủ quy định hiện hành.

3.3 Phối hợp với các bên liên quan

Tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan. Hội nghị cần đạt đủ số lượng cư dân tham gia và lắng nghe ý kiến của cư dân để hoàn thiện nội dung thảo luận, đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên. Ban đại diện lâm thời cần phối hợp với Trưởng tầng để khuyến khích cư dân tham gia và đóng góp ý kiến nhằm đạt được sự đồng thuận cao nhất.

Công tác tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu là một nhiệm vụ quan trọng và phức tạp, đòi hỏi tuân thủ nhiều quy định pháp luật và chuẩn bị kỹ lưỡng. Chủ đầu tư nên tham khảo ý kiến từ các đơn vị có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà. Thành công của Hội nghị sẽ đảm bảo công tác vận hành được ổn định, giảm thiểu mâu thuẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.

Sự thành công của tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu là tiền đề để giải quyết mọi vấn đề phát sinh, duy trì an ninh, trật tự và phát triển cộng đồng theo hướng tích cực. Nếu bạn đang tìm kiếm một mô hình quản lý nhà chung cư đạt chuẩn Nhật Bản, hãy liên hệ ngay với VISAHO.